پاندمی کرونا و چالش دورکاری

شیوع ویروس کرونا باعث شد است تا دورکاری به تنها شیوه ادامه فعالیت های انواع کسب و کارها تبدیل شود. تا قبل از این بحران، این شیوه کاری چندان شناخته شده نبوده و همین امر باعث شده تا بسیاری از افراد با یک شرایط جدید مواجه شوند. بدون شک در هر زمینه ای اگر به اصول حرفه ای آن توجه نشود، مشکلات زیادی به وجود می آید. یکی از مهمترین این مشکلات، مدیریت زمان است. بنا بر نظرسنجی ها، این مورد به عنوان مشکل اصلی افراد معرفی شده است. در این راستا راهکار فوق العاده برای مدیریت زمان بهتر در شرایط دورکاری را بررسی خواهیم کرد. نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که از دورکاری به عنوان شیوه ایده آل فعالیت نام برده می شود. دلیل آن نیز به این خاطر است که مزیت های فوق العاده ای هم برای مدیران و هم برای کارمندان دارد. به همین خاطر ابدا نباید تصور کنید که این شیوه کاری تنها برای شرایط خاص حال حاضر است. با این دیدگاه شما خود را برای کسب مهارت در این زمینه آماده خواهید کرد. 

1-محیط کاری مخصوص داشته باشید 

اشتباه بزرگ بسیاری از افراد این است که تصور می کنند محیط کاری تنها برای شرکت است. این امر در حالی است که اگر از آن برخوردار نشوید، انجام ساده ترین اقدامات نیز به یک چالش جدی تبدیل می شود. درواقع شما به فضایی نیاز دارید که بتوانید سریعا به ابزار موردنیاز خود دسترسی داشته باشید. مزیت دیگر فضای کاری این است که می توانید هماهنگی های لازم را ایجاد نمایید تا در زمانه ای کاری، افراد خانواده مزاحمتی نداشته باشند. این امر در حالی است که اگر از هر فضایی استفاده کنید، این امر ابدا امکان پذیر نخواهد بود. آمارها در این زمینه حاکی از آن است که فضای کاری مشخص، در تمرکز افراد تاثیر فوق العاده ای را دارد که بدون شک تمرکز را بهبود خواهد بخشید. 

مطلب مرتبط: بهبود بهره وری در فرآیند دورکاری

2-برنامه روزانه داشته باشید 

از دیگر اقداماتی که باید انجام دهید این است که برنامه روزانه برای خود داشته باشید. درواقع این امر که بدانید از ابتدای روز خود چه اقداماتی را باید انجام دهید، تاثیر فوق العاده ای را دارد. همچنین فراموش نکنید که برنامه شما باید واقع گرایانه باشد. در این زمینه اگر فرصت بیشتری را داشتید، می توانید به اقدامات دیگر اختصاص دهید. با این حال یک برنامه بیش از حد شلوغ باعث می شود که رعایت آن در طولانی مدت بسیار سخت باشد. در این زمینه انواع نرم افزارها و اپلیکیشن ها وجود دارد که با امکانات بی نظیر خود، این اقدام را به مراتب ساده کرده است. نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که عملکرد هفتگی و ماهانه خود را مقایسه کنید تا از روند رو به رشد خود مطمئن شوید. 

3-اقدامات را اولویت بندی نمایید

به صورت کلی تنها 30 درصد از اقدامات روزانه ما اولویت های اصلی هستند. با این حال بسیاری از افراد به علت عدم توجه به ضرورت اولویت بندی، از انجام این 30 درصد حیاتی غافل می شوند و آنها را در زمان مناسب انجام نمی دهند. در این رابطه شما باید اولویت های اصلی روزانه خود را مشخص کنید و از ابتدای صبح که بیشترین انرژی را دارید، به آن مشغول شوید. با این اقدام متوجه بسیاری از موارد خواهید شد که ابدا ضرورتی برای انجام آنها وجود ندارد. در پایان روز نیز شما نسبت به انجام شدن مهمترین ها، اطمینان خواهید داشت. 

4-محدودیت زمانی برای هر اقدام داشته باشید 

با تعیین محدودیت زمانی می توانید از اتلاف وقت جلوگیری کرده و اقدامات را در زمان مناسب انجام دهید. درواقع یکی از عادت های رایج افراد این است که در حین کار خود، به سراغ موارد دیگر می روند. نمونه بارز آن استفاده از تلفن همراه است. در این راستا محدودیت زمانی باعث خواهد شد تا فرصت برای چنین اقداماتی وجود نداشته باشد. در کنار این مسئله نکته دیگری که لازم است تا به آن توجه نمایید، مسئله پیدا کردن راهکارهای جدید است. درواقع محدود بودن زمان به معنای این است که شما باید راهکارهایی را پیدا کنید تا بتوانید در زمان تعیین شده، اقدامات را به پایان برسانید. در رابطه با میزان زمان هر اقدام، توصیه می شود که کمتر از حد تصور خود را انتخاب نمایید. برای مثال اگر یک فعالیت را در نیم ساعت به پایان می رساندید، اکنون به نصف این زمان فکر کنید. با این اقدام متوجه این امر خواهید شد که شما تا چه حد زمان برای انجام اقدامات دیگر در اختیار دارید. قرنطینه خانگی حال حاضر فرصتی طلایی است تا با گذراندن دوره های آنلاین، مهارت های خود را تقویت نمایید. این نکته را هم فراموش نکنید که حضور در خانه، به معنای این است که افراد خانواده از شما توقعات به مراتب بیشتری در مقایسه با زمانی دارند که در محل کار حضور داشته اید. به همین خاطر نیز انجام سریع تر کارها، امری مهم خواهد بود، در غیر این صورت شاهد تضاد بین اقدامات محل کار با انتظارات خانوادگی خواهید بود.

مطلب مرتبط: پدیده دورکاری، ترند ماندکار دنیای کسب و کار

5-از به روزترین تکنولوژی ها استفاده کنید 

کار کردن در جهان امروز، به مراتب ساده تر از حتی 10 سال قبل است. دلیل این امر نیز به خاطر پیشرفت تکنولوژی است که متاسفانه درصد بالایی از افراد به بهترین شکل از آنها استفاده نمی کنند. امروزه انواع نرم افزارها، اپلیکیشن ها و ابزارهای مختلف در حوزه های گوناگون وجود دارد که انجام کارها را به مراتب ساده تر کرده و سرعت به پایان رساندن را چندین برابر کرده است. تحت این شرایط عدم استفاده از آنها به معنای از دست دادن یک فرصت طلایی است. این نکته را فراموش نکنید که حتی در هنگام دورکاری هم مدیر شرکت باید امکانات لازم برای شما را مهیا کند. به همین خاطر ابدا تصور نکنید که شما تنها به یک لپ تاپ نیاز خواهید داشت. در این راستا حتی ممکن است نیاز داشته باشید که برخی از بازارهای شرکت را به محل زندگی خود وارد نمایید. این نکته را فراموش نکنید که به صورت مداوم، ابزارهای جدیدی معرفی می شود. این امر به معنای آن خواهد بود که جست و جوی شما باید مداوم باشد. 

6-از انجام چند فعالیت به صورت همزمان خودداری نمایید 

اگرچه برخی از افراد تصور می کنند که این اقدام باعث خواهد شد تا سرعت انجام کارها چند برابر شود، با این حال واقعیت این است که چنین اقدامی تنها به ضرر شما خواهد بود. درواقع شما نیاز به حداکثر تمرکز برای انجام دقیق و سریع یک اقدام دارید که این امر به معنای آن است که یک فعالیت دیگر، میزان آن را کاهش خواهد داد. در این رابطه حتی اقدامات ساده نظیر غذا خوردن نیز توصیه نمی شود. درواقع شما به استراحت نیاز دارید و بهتر است که چنین اقداماتی در زمان استراحت شما انجام شود. این نکته را فراموش نکنید که عادت غذا خوردن در حین کار، آسیب های جدی برای سلامتی به همراه دارد. به صورت کلی در هیچ زمینه ای پیشنهاد نمی شود که چند فعالیت را به صورت همزمان انجام دهید و این امر یک توصیه منسوخ شده محسوب می شود. 

7-ارتباطات خود را گسترش دهید 

با توجه به این امر که شما در خانه قرار دارید، طبیعی است که ارتباط شما با سایر کارمندان به کمترین میزان خود برسد. با این حال معنای کار تیمی و سیستم در یک شرکت تنها زمانی به حقیقت می پیوندد که افراد ارتباط لازم را با یکدیگر داشته باشند. تحت این شرایط طبیعی است که باید از نرم افزارهای تماس تصویری و برگزاری وبینار استفاده نمایید. این نکته را فراموش نکنید که دورکاری به معنای تنها کار کردن نبوده و همچنان لازم است تا به کار تیمی توجه نشان دهید. در این رابطه بهتر است که زمانه ای مشخصی را داشته باشید تا این اقدام، به عاملی مزاحم برای تمرکز شما و سایر همکاران تبدیل نشود. 

مطلب مرتبط: تقویت روحیه کارمندان در دوران دورکاری با تکنیک‏ های طلایی

8-حواس پرتی ها را حذف نمایید 

در دورکاری این امر طبیعی است که شما به اینترنت نیاز داشته باشید. با این حال این بستر بی انتها، نباید به عاملی برای برهم خوردن تمرکز شما تبدیل شود. در این زمینه حتما نوتیفیکیشن تلفن همراه خود را غیرفعال کنید و برای گشت و گذار در این بستر، زمان مشخصی را تعیین کنید. نکته مهم این است که در شرایطی نظیر گشت و گذار در شبکه های اجتماعی، این امر طبیعی است که زمان از دست شما در برود. به همین خاطر حتما از اپلیکیشن های یادآور استفاده کنید. به صورت کلی اگر در ابتدا وظایف کاری خود را انجام دهید پس از آن به تفریحات و اقدامات متفرقه بپردازید، به مراتب بهتر خواهد بود. 

9-استراحت های کوتاه داشته باشید 

حتی در بهترین حالت نیز شما نمی توانید چند ساعت به صورت مداوم کاری را انجام دهید. به صورت یک استاندارد کلی شما به ازای 45 دقیقه، نیاز به حداقل 15 دقیقه استراحت دارید. در این رابطه بهتر است که از این زمان برای انجام اقدامات مورد علاقه خود، استفاده نمایید و حتما صرف کردن مواد غذایی متنوع را فراموش نکنید. با این حال نوع فعالیت و خصوصیت های افراد با یکدیگر متفاوت است. برای مثال ممکن است فردی بخواهد حتما یک کار را به انتها برساند و پس از آن استراحت نماید. این موارد به توانایی و سلیقه خودتان وابسته است. با این حال نباید اجازه دهید که بیش از حد خسته شوید. درواقع فشار بیش از حد تنها برای یک روز در ماه، مشکل خاصی را به همراه ندارد و اگر بخواهید به صورت مداوم به خودتان فشار وارد کنید، بدون شک با مشکلات متعددی مواجه خواهید شد. در این زمینه فراموش نکنید که خواب کافی هم از جمله مواردی است که در گروه استراحت شما قرار می گیرد. درواقع اگر از شب قبل حداقل 8 ساعت خواب باکیفیت نداشته باشید، بدون شک در طول روز نیز راندمان کار شما پایین خواهد بود. در آخر اگر همچنان با مشکلاتی نظیر زود خسته شدن مواجه هستید، توصیه می شود که بی تفاوت نباشید و از مشورت های پزشک استفاده کنید. برای مثال ممکن است شما نیاز به استفاده از عینک داشته باشید و دلیل خستگی سریع شما، فشار بر روی چشم ها باشد. 

10-برای خود جوایزی را تعیین نمایید 

این امر که انگیزه داشته باشید، باعث خواهد شد تا اقدامات را با جدیت بالاتری انجام دهید. در این زمینه توصیه می شود که جوایزی را تعیین کنید تا فشار موجود، کمتر حس شود. در این زمینه کادوهای شما می تواند خلاقانه باشد و ابدا نیازی به خرج کردن هزینه ای خاص، وجود ندارد. این امر در روحیه شما نیز تاثیرگذار است و باعث می شود تا نسبت به کاری که انجام می دهید، احساس بهتری داشته باشید. همچنین توصیه می شود که به صورت مداوم مقالات مرتبط با اصول دورکاری را مطالعه کنید. این امر باعث خواهد شد تا با استفاده از تجربیات دیگران، با مشکلات به مراتب کمتری مواجه شده و ایده های خلاقانه ای را به دست آورید. 

مطلب مرتبط: دورکاری و نکاتی که باید به آن توجه نمود

11-از سلامت روان خود غافل نشوید 

حداقل تا 100 سال قبل، شاهد ویروسی به مانند کرونا نبوده ایم که در زمانی بسیار کوتاه، تمام جهان را درگیر خود نماید. درواقع سرعت انتشار بالا باعث شده است تا بسیاری از افراد با استرس بالایی مواجه شوند. به صورت کلی هنگامی که یک فشار طولانی شود، باید نگران سلامت روانی بود. به همین خاطر نیز توصیه می شود که در این روزها با یک روانشناس در ارتباط باشید و از توصیه های وی استفاده نمایید. یکی از موارد مفید این است که تنها اخبار منابع موثق را مطالعه کنید. درواقع بسیاری از رسانه ها و سایت ها صرفا برای اینکه تیتر جذابی داشته باشید، مسائلی را مطرح می کنند که در برخی از موارد توجه به آنها حتی می تواند خطرآفرین باشد که نمونه آن درمان‎های غیرعلمی مطرح شده برای این ویروس است. در این زمینه فراموش نکنید که اساس افسردگی و تنهایی، دو مورد رایج در رابطه با دورکاران است که بدون شک توصیه های یک روانشناس، شانس ابتلا به آنها را به مراتب کمتر خواهد کرد. این نکته را همواره به خاطر داشته باشید که سلامت روانی شما، در وضعیت کار نیز تاثیر مستقیم دارد.