مدیریت زمان در محل کار: تشویق کارآمدی به جای تنبیه!

دو کارمند را در یک تیم تصور کنید؛ جیم یک متخصص باتجربه و کارآمد است. او می تواند کاری را که هشت ساعت برای آن زمان تعریف شده، با تمرکز و مهارت بالا در پنج ساعت به پایان برساند. در سوی دیگر، جورج قرار دارد؛ کارمندی متوسط که همان کار را دقیقا در هشت ساعت تمام می کند. در یک دنیای منطقی جیم باید به خاطر سه ساعت زمانی که خلق کرده، پاداش بگیرد. اما در واقعیت در بسیاری از شرکت ها چه اتفاقی می افتد؟ مدیر با دیدن اینکه جیم بیکار شده بلافاصله یک وظیفه جدید بر دوش او می گذارد. در همین حین جورج که کارش را سر وقت تمام کرده، تشویق می شود و به خانه می رود. جیم به زودی یک درس خطرناک می آموزد: کارآمد بودن مساوی است با کار بیشتر. این جریمه بهره وری، یک ویروس خاموش در فرهنگ بسیاری از سازمان هاست که نه تنها انگیزه ها را نابود می کند، بلکه به طور سیستماتیک بااستعدادترین افراد شما را تشویق می کند که مانند یک فرد متوسط رفتار کنند. زمان آن رسیده که این پارادوکس ویرانگر را زیر ذره بین قرار دهیم.

چرا کارمندان یاد می گیرند که تظاهر به مشغول بودن کنند؟

این پدیده یک توضیح روانشناختی ساده اما قدرتمند دارد. انسان ها به طور طبیعی به سمت پاداش حرکت کرده و از تنبیه دوری می کنند. وقتی یک سیستم به طور مداوم و ناخواسته کارآمدی را با حجم کاری بیشتر تنبیه می کند، کارمندان باهوش به سرعت خود را با آن تطبیق می دهند. آنها قربانی قانونی نانوشته به نام قانون پارکینسون می شوند که می گوید: کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده، کش می آید. 

مطلب مرتبط: 13 نکته سریع برای مدیریت بهتر زمان خود در محل کار

جیم پس از چند بار تجربه کردن این چرخه ناعادلانه دیگر کار خود را در پنج ساعت تمام نمی کند. او یاد می گیرد که کارش را در هفت ساعت و نیم به پایان برساند و نیم ساعت باقی مانده را صرف نوشیدن قهوه یا چک کردن ایمیل هایش کند. او به ظاهر مشغول به نظر می رسد، در حالی که در واقع بخش بزرگی از پتانسیل خود را پنهان می کند. این یعنی حضور فیزیکی در محل کار بدون بهره وری واقعی که یک سرطان خاموش برای سازمان است. شما به افراد حقوق می دهید که هشت ساعت پشت میز بنشینند، نه اینکه هشت ساعت ارزش خلق کنند و با این کار خلاقیت، نوآوری و انگیزه را قربانی می کنید.

چگونه از خود در برابر سیستم محافظت کنیم؟

تا زمانی که فرهنگ سازمان ها تغییر کند، کارمندان کارآمد باید یاد بگیرند که از خود در برابر این سیستم دفاع کنند. این به معنای کمتر کار کردن نیست، بلکه به معنای مدیریت هوشمندانه ارزش است.

•    از زمان به ارزش تغییر زبان دهید: به جای اینکه بگویید «من این گزارش را در سه ساعت تمام کردم»، بگویید «گزارشی که ارائه دادم، به تیم فروش کمک کرد تا ۱۰ درصد سرنخ های بیشتری را نهایی کنند». مکالمات خود با مدیرتان را از محور زمان صرف شده به محور نتیجه خلق شده منتقل کنید. این کار به تدریج ذهنیت مدیر شما را نیز تغییر می دهد.

•    مرزهای خود را با احترام مشخص کنید: وقتی کاری را زودتر از موعد تمام کردید و با یک درخواست کار جدید روبه‏رو شدید، می توانید با احترام پاسخ دهید: «بسیار عالی. خوشحالم که این فرصت پیش آمده. برای اینکه بتوانم این کار جدید را با همان کیفیت انجام دهم، کدام یک از اولویت های فعلی من را می توانیم به فردا موکول کنیم؟». این جمله به طور غیرمستقیم به مدیر شما یادآوری می کند که زمان شما یک منبع محدود و ارزشمند است.

•    از زمان اضافی خود برای رشد استراتژیک استفاده کنید: آن سه ساعتی را که آرش ذخیره کرده بود، به جای بیکاری آشکار می تواند صرف کارهایی کند که در بلندمدت برای شرکت و خودش ارزش ایجاد می کند: یادگیری یک مهارت جدید، تحقیق درباره بهینه سازی یک فرآیند کاری یا کمک به یک همکار جوان تر. به این ترتیب، او نه تنها بیکار به نظر نمی رسد، بلکه بهره وری خود را به یک سرمایه گذاری استراتژیک تبدیل کرده است.

لحظه تصمیم گیری برای مدیران

راه حل های بالا تنها مسکن های موقتی هستند. درمان واقعی، نیازمند یک جراحی عمیق در فرهنگ مدیریت است. مدیران باید این حقیقت را بپذیرند که مسئولیت اصلی این مشکل برعهده آنهاست. یک مدیر باید از خود این سوال بنیادین را بپرسد: آیا من یک سرپرست کارخانه در عصر صنعتی هستم که به دنبال پر کردن ساعت کاری کارگران است یا یک رهبر در عصر دانش که به دنبال حداکثر کردن ارزش خلق شده توسط متخصصان است؟

مطلب مرتبط: تکنیک های مدیریت زمان در کسب و کارهای کوچک

تغییر باید از همین امروز آغاز شود. بد نیست به این نکات توجه کنید:

•    ارزیابی براساس خروجی، نه حضور: دست از مدیریت ذره بینی و پایش ساعت ورود و خروج بردارید. شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) تیم خود را براساس نتایج قابل اندازه گیری (مانند رضایت مشتری، کیفیت کد، درآمد حاصل شده) تعریف کنید، نه براساس میزان مشغول به نظر رسیدن. شرکت نرم افزاری ادوبی سال هاست که با فرهنگ کار از راه دور و غیرهمزمان خود ثابت کرده است که وقتی به افراد بااستعداد، استقلال و اعتماد می دهید، نتایج شگفت انگیزی خلق می کنند، بدون اینکه کسی نگران باشد آنها در هر لحظه مشغول چه کاری هستند.

•    زمان را به یک پاداش تبدیل کنید: وقتی کارمندی وظیفه اش را زودتر و با کیفیت بالا تمام می کند، بزرگ‎ترین پاداشی که می توانید به او بدهید، بازگرداندن باارزش ترین دارایی اش به خودش است: زمان. این می تواند به شکل اجازه برای رفتن به خانه، تخصیص زمان برای کار بر روی یک پروژه شخصی مورد علاقه اش (مانند سیاست معروف گوگل) یا سرمایه گذاری روی آموزش او باشد. این پیام قدرتمندی را ارسال می کند: «ما به نتیجه کار تو پاداش می دهیم، نه به تحمل کردن ساعت های طولانی».

جمع بندی

جریمه بهره وری صرفا یک مشکل مدیریتی نیست؛ این یک بیماری فرهنگی است که ریشه در یک ترس عمیق دارد: ترس از اینکه اگر کارمندان را به حال خود رها کنیم، آنها کار نخواهند کرد. این تفکر بقایای سمی دوران صنعتی است و در اقتصاد دانش بنیان امروز جایی ندارد. آینده از آن سازمان هایی است که شجاعت گذار از فرهنگ کنترل و نظارت به فرهنگ اعتماد و استقلال را دارند.

در چنین فرهنگی، به کارمندان نه به عنوان مهره هایی که باید ساعت کاری خود را پر کنند، بلکه به عنوان سرمایه گذاران هوشمندی نگاه می شود که زمان خود را در ازای خلق ارزش به شرکت می دهند. وظیفه رهبران نه شمردن دقیق این ساعت ها بلکه خلق محیطی است که در آن، هر فردی انگیزه داشته باشد تا با کمترین زمان ممکن، بیشترین ارزش ممکن را بیافریند. تنها در این صورت است که بهترین استعدادهای شما نه تنها باقی خواهند ماند، بلکه هر روز بهترین نسخه خود را به نمایش خواهند گذاشت.

منابع:

https://www.forbes.com

https://slack.com