پسا استخدام: آنبوردینگ (Onboarding) درست چه شکلی است؟

اولین روز کاری یک کارمند جدید را در نظر بگیرید؛ او شب قبل را با ترکیبی از هیجان و اضطراب به صبح رسانده، بهترین لباسش را پوشیده و با ذهنی پر از امید و انگیزه برای تاثیرگذاری از در شرکت وارد می شود، اما در آنجا با چه روبه‎رو می شود؟ یک میز خالی، یک کامپیوتر که هنوز راه اندازی نشده، یک مدیر سرشلوغ که به سختی سرش را از مانیتور بلند می کند و مجموعه ای از فرم های اداری که باید پر شوند. 

در طی چند ساعت آن انگیزه درخشان جای خود را به سردرگمی و تردید می دهد. او در سکوت از خود می پرسد: «آیا من تصمیم درستی گرفته ام؟». این صحنه تراژیک، که هر روز در هزاران شرکت تکرار می شود، تنها یک قصور اداری نیست؛ این یک خودزنی استراتژیک در مقیاسی پهناور است.

کسب و کارها مبالغ هنگفتی را صرف یک جشن عروسی پر زرق و برق به نام فرآیند استخدام می کنند. آنها هفته ها و ماه ها برای پیدا کردن، مصاحبه و متقاعد کردن بهترین استعدادها وقت می گذارند، اما به محض آنکه قرارداد امضا شد، عروسی تمام می شود و زندگی مشترک بدون هیچ برنامه ای به حال خود رها می گردد. 

فرآیند آنبوردینگ یا جامعه پذیری سازمانی دقیقا همین زندگی مشترک است. این یک پل حیاتی است که یک غریبه بااستعداد را به یک عضو موثر و متعهد تیم تبدیل می کند. نادیده گرفتن این پل مانند دعوت کردن یک ستاره بزرگ به یک مهمانی باشکوه و سپس رها کردن او در راهرو ورودی است.

این مقاله نشان می دهد که آنبوردینگ یک آیتم در چک لیست دپارتمان منابع انسانی نیست. این یک سرمایه گذاری مستقیم بر روی بازگشت سرمایه بزرگ ترین دارایی شما، یعنی انسان های تان، است. ما کالبدشکافی خواهیم کرد که چگونه یک فرآیند آنبوردینگ هوشمندانه، از یک استقبال گرم فراتر رفته و به یک موتور قدرتمند برای افزایش بهره وری، حفظ استعدادها و مهمتر از همه، تقویت فرهنگ سازمانی تبدیل می شود.

سندروم سطل سوراخ: هزینه خاموش یک استقبال ضعیف

بسیاری از مدیران آنبوردینگ را با معارفه اشتباه می گیرند. معارفه یک رویداد یک روزه است که بر روی کارهای اداری، پر کردن فرم ها و تحویل دادن تجهیزات متمرکز است، اما آنبوردینگ یک فرآیند است؛ یک سفر طراحی شده که می تواند از چند هفته تا چند ماه طول بکشد و هدف آن، یکپارچه‎سازی کامل کارمند جدید در سه لایه حیاتی سازمان است: لایه فنی، لایه اجتماعی و لایه فرهنگی. شکست در هر یک از این لایه ها، به نشت تدریجی انگیزه و تعهد منجر می شود.

این پدیده سندروم سطل سورا» در استعدادهاست. شما با صرف هزینه و انرژی زیاد، بهترین استعدادها را به سازمان خود می آورید (سطل را پر می کنید)، اما یک فرآیند آنبوردینگ ضعیف، مانند سوراخ های بی شماری است که به تدریج، تمام آن سرمایه ارزشمند را به بیرون نشت می دهد. تحقیقات نشان می دهد که بخش قابل توجهی از کارکنان، در همان شش ماه اول تصمیم می گیرند که آیا در شرکت باقی بمانند یا به دنبال فرصت بعدی بگردند و کیفیت تجربه آنبوردینگ، مهمترین عامل در این تصمیم سرنوشت ساز است.

این هزینه خاموش، خود را در قالب بهره وری پایین، اشتباهات ناشی از عدم درک فرآیندها و در نهایت، هزینه های سرسام آور استخدام مجدد برای جایگزینی فردی که به تازگی استخدام شده بود، نشان می دهد. این یک چرخه معیوب و پرهزینه است که تنها با یک تغییر نگاه از «معارفه» به «یکپارچه سازی»، می توان آن را شکست.

مطلب مرتبط: مدیریت کارمندان تازه وارد؛ چالشی برای مدیران

ستون های یک آنبوردینگ استراتژیک

یک فرآیند آنبوردینگ قدرتمند، مانند یک پل مهندسی شده است که چهار ستون اصلی دارد. حذف هر یک از این ستون ها، استحکام کل سازه را به خطر می اندازد.

ستون اول: شفافیت 

هیچ چیز برای یک کارمند جدید، گیج کننده تر از عدم قطعیت نیست. شفافیت یعنی اطمینان از اینکه او به وضوح می داند که نقش او چیست، چه انتظاراتی از او می رود و موفقیت در سه ماه آینده، چگونه تعریف می شود. این فراتر از یک شرح شغل کلی است. 

این یعنی تعیین اهداف مشخص برای ۳۰، ۶۰ و ۹۰ روز اول و ارائه یک نقشه راه که به او کمک کند تا به سرعت، به اولین پیروزی های کوچک خود دست یابد. شرکت های مشاوره مدیریت بزرگ، استاد این کار هستند. آنها برای یک تحلیلگر جدید، یک مسیر کاملا مشخص از اولین پروژه تا اولین ارائه به مشتری را ترسیم می کنند تا او هرگز احساس سردرگمی نکند.

ستون دوم: فرهنگ سازمانی

هر سازمانی مجموعه ای از قوانین نانوشته دارد؛ اینکه چگونه جلسات برگزار می شوند، چگونه تصمیمات گرفته می شوند و کدام رفتارها تشویق و کدام ها تحمل نمی شوند. آنبوردینگ موثر این قوانین نانوشته را مرئی و قابل فهم می کند. 

این یعنی فراتر رفتن از بیان ارزش های رسمی شرکت و نشان دادن اینکه این ارزش ها در عمل، چگونه زندگی می شوند. شرکت نتفلیکس با سند فرهنگ سازمانی مشهور خود، تلاش می کند تا این کار را از همان ابتدا انجام دهد. آنها به صراحت توضیح می دهد که آزادی و مسئولیت در عمل چه معنایی دارد و با این کار، به کارمند جدید کمک می کنند تا سریع تر با ریتم فرهنگی سازمان، هماهنگ شود.

ستون سوم: ارتباطات 

یک سازمان در نهایت، شبکه ای از روابط انسانی است. یک کارمند جدید منزوی هرگز نمی تواند به طور کامل موثر باشد. وظیفه آنبوردینگ تسریع فرآیند ساختن این پل های انسانی است. اختصاص دادن یک رفیق یا مربی از میان همکاران باتجربه یکی از موثرترین راه ها برای این کار است. 

این فرد، نه تنها به سوالات فنی پاسخ می دهد، بلکه به عنوان یک راهنمای غیررسمی، به کارمند جدید در فهم پویایی های اجتماعی تیم و شرکت کمک می کند. این یک سرمایه گذاری کوچک با بازدهی بسیار بزرگ در زمینه حس تعلق و همکاری است.

ستون چهارم: انطباق سریع

این ستون شاید کم هیجان ترین اما ضروری ترین بخش باشد. اطمینان از اینکه تمام کارهای اداری، دسترسی های نرم افزاری و آموزش های الزامی، به روان ترین و بی دردسرترین شکل ممکن انجام می شوند. یک فرآیند اداری آشفته و کند در روزهای اول، این پیام ناخودآگاه را به کارمند جدید ارسال می کند که این سازمان، بی نظم و ناکارآمد است. در مقابل، یک فرآیند روان و سازمان یافته، اولین برداشت از یک سازمان حرفه ای و قابل اعتماد را ایجاد می کند.

فراتر از منابع انسانی: مسئولیت نهایی برعهده کیست؟

یکی از بزرگ ترین اشتباهات واگذار کردن کامل فرآیند آنبوردینگ به دپارتمان منابع انسانی است. منابع انسانی می تواند این فرآیند را طراحی و تسهیل کند، اما مسئولیت نهایی اجرای موفق آن همیشه برعهده مدیر مستقیم کارمند جدید است. این مدیر است که باید انتظارات را مشخص کند، بازخوردهای منظم ارائه دهد و کارمند جدید را به تیم معرفی نماید. یک برنامه آنبوردینگ عالی در سطح شرکت، به راحتی می تواند توسط یک مدیر بی توجه یا سرشلوغ، به طور کامل نابود شود.

آنبوردینگ موفق، یک تلاش تیمی است. مدیر، رهبر ارکستر است. منابع انسانی، نت ها را فراهم می کند و هم تیمی ها، نوازندگانی هستند که با استقبال گرم خود، به فرد جدید کمک می کنند تا به بخشی هماهنگ از این سمفونی تبدیل شود.

مطلب مرتبط: آموزش کارمندان جدید در شرکت: دستورالعملی برای مدیران!

سخن پایانی

نگاه خود را به استخدام تغییر دهید. شما یک جای خالی را پر نمی کنید؛ شما در حال سرمایه گذاری بر روی یک پتانسیل انسانی هستید. آنبوردینگ، فرآیندی است که این پتانسیل را آزاد کرده و آن را به حداکثر بازدهی خود می رساند. این یک هزینه نیست؛ این محافظت از بزرگ ترین و گران ترین سرمایه گذاری شماست. 

در آینده شرکت هایی که در جنگ بر سر استعدادها پیروز خواهند شد، نه آنهایی هستند که بیشترین حقوق را می دهند، بلکه آنهایی هستند که یک پل آنچنان محکم و جذاب از روز اول می سازند که بهترین استعدادها، نه تنها می مانند، بلکه به پرشورترین مبلغان برند کارفرمایی شما تبدیل می شوند.

سوال الهام بخش نهایی برای هر رهبر تجاری این نیست که برنامه آنبوردینگ ما چیست؟ سوال استراتژیک این است: «آیا درب ورودی شرکت ما، یک دروازه سرد و بوروکراتیک است یا ورودی یک پل مهندسی شده است که با دقت، برای حمل ارزشمندترین دارایی ما به سوی یک آینده موفق، طراحی شده است؟».

منابع:

https://smallbiztrends.com

https://ca.indeed.com