اثرات اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیمات مدیران

ما در عصری زندگی می‌کنیم که عصر شگفت‌انگیز دانش و اطلاعات و عصر شتاب غیرقابل باور فناوری و خلاقیت است. با عمومیت یافتن سریع دسترسی به کامپیوترها و تکنولوژی اطلاعاتی و رسانه‌های پیشرفته هیچ کشوری نمی‌تواند اقتصاد قرن بیست و یکمی را بدون زیرساخت الکترونیکی قرن بیست و یکمی اداره کند. یکی از فاکتورهای مهم در تصمیم‌گیری مدیران، اطلاعات است. داشتن اطلاعات دقیق، صحیح و ‌بهنگام باعث بالا رفتن سرعت تصمیم‌گیری شده و جلوی اتخاذ بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهد گرفت.

طی سالیان اخیر موج استفاده و بهره‌گیری از سیستم‌های اتوماسیون اداری کشور ما را فراگرفته و بسیاری از سازمان‌ها، تمایل زیادی برای بهره‌گیری و استفاده از این سیستم‌ها از خود نشان می‌دهند و حاضرند مبالغ کلانی را جهت استقرار و به‌کارگیری این سیستم‌ها صرف کنند اما باید بررسی کرد که چنین سیستم‌های اطلاعاتی تا چه اندازه توانسته به مدیران سازمان‌ها در بهبود تصمیم‌گیری کمک کرده و آیا توانسته چنین سیستم‌هایی انتظارات مدیران را در تصمیم‌گیری‌ها برآورده کند.

یک نمونه از اتوماسیون اداری در مدیریت ارتباط با مشتری نمود پیدا می‌کند. این سیستم‌ها از طریق فناوری اطلاعاتی از امور اداری حمایت کرده و موجب افزایش کارایی در کسب‌و‌کار می‌شوند. کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات و سرعت و صحت اطلاعات در محیط کسب‌و‌کار بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند.

امروزه اتوماسیون اداری یكی از نیازهای اصلی سازمان‌ها، موسسات و شركت‌ها است و به شكل روزافزونی مدیران علاقه‌مند می‌شوند از امكانات فناوری اطلاعات به منظور بهبود اتوماسیون فرآیندهای خود استفاده كنند و از این طریق كارایی واحدهای خود را افزایش دهند. استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب، علاوه بر اینکه باعث صرفه‌جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و در نتیجه بهره‌ور شدن سازمان می‌شود، دستاوردهای چشمگیری برای مدیران، کارشناسان، کارکنان دبیرخانه و بایگانی، ارباب‌رجوع یک سازمان و در نهایت محیط‌زیست به دنبال دارد.

هدف از مدیریت ارتباط با مشتری ایجاد و حفظ ارتباطی بلندمدت با مشتریان است به‌طوری که هر دو طرف از آن سود ببرند. نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری معمولا از سه بخش اتوماسیون فروش، اتوماسیون بازاریابی و خدمات به مشتری تشکیل شده‌اند. امروزه یکی از مباحث مهم در رابطه با تجارت و کسب‌و‌کار، مدیریت ارتباط با مشتری است. مدیریت ارتباط با مشتری یک استراتژی تجاری است که برای جلب رضایت بیشتر مشتری، درآمدزایی و کسب سود طراحی شده است. مدیریت ارتباط با مشتری یک محصول یا خدمات نیست، یک راهبرد تجاری است که سازمان‌ها را قادر می‌سازد روابط‌شان را به‌طور موثری با مشتریان‌شان مدیریت کنند. به‌طورکلی یک مدل کسب‌و‌کار متمرکز بر مشتری که شامل یک تلاش مستمر به منظور طراحی مجدد استراتژی فرآیندهای کسب‌و‌کار از منظر مشتری و بازخوردهای آنان است.

اما باید توجه داشت که در حل یک مسئله بخش عمده‌ای از آن به وسیله ارتباطات بین فردی حاصل می‌شود. مدیر و کارشناس اطلاعات باید به اتوماسیون اداری به‌عنوان ابزارهای مکمل چنین ارتباطات بین فردی بنگرند و درعین‌حالی که کاربردهای اتوماسیون اداری موجب کارایی و صرفه جویی هزینه‌ها و افزایش سرعت می‌شود، از ابعاد دیگر موجب به‌هم‌ریختگی اسناد، یا افزایش پیام‌های بی‌اهمیت و جزئی و پخش وسیع پیام‌ها درمورد پست الکترونیک می‌شود. بنابراین در استفاده از این ابزار توانمند باید هوشیارانه عمل کنیم.