آزمونی برای سنجش مهارت ارتباطی مدیران سازمان / به ارتباطات خود نمره بدهید

مهــارت‌های ارتبــاطی یعنـی صحبــت کــردن، شنیدن، نوشتن و خواندن به‌صورت مؤثر، از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که برای موفقیت در محیط کار به آن نیاز دارید. برای اینکه بتوانید در ارتباطات تخصص داشته باشید، نیاز دارید که در کل فرآیند ارتباط – از فرستنده تا گیرنده و کانال ارتباطی – از نظر ارتباطات چهره به چهره، لحن و تن صدا و ارتباطات نوشتاری و. . . مؤثر عمل کنید. ارتباطات ضعیف معمولاً سبب می‌شود که نتوانید از مهارت‌های دیگرتان نیز فراتر روید. آزمون زیر می‌تواند به شما کمک کند تا دریابید که مهارت‌های ارتباطی مؤثری دارید یا خیر.

نحوه تکمیل

لطفا به سوالات آن‌گونه پاسخ دهید که هستید نه آن‌گونه که می‌خواهید باشید. با استفاده از مقیاس موردنظر، گزینه‌ای كه ویژگی‌های مهارتی شما را بهتر تشریح می‌كند، علامت بزنید و در انتها امتیازات را جمع بزنید.

1- ابدا
2- به ندرت
3- گاهی اوقات
4- بیشتر مواقع
5- همیشه

سوالات

1- همیشه درصدد پیش‌بینی و پیشگویی علت مداخلات هستم و سعی می‌کنم آنها را رفع کنم.
2- هنگامی‌که در حال نوشتن یادداشت، ایمیل یا دیگر اسناد هستم، اطلاعات پیش‌زمینه و جزییاتی را که برای درک بهتر پیام به مخاطب لازم است، به او می‌دهم.
3- هنگامی که متوجه مفهومی نشوم، آن را نزد خودم نگه داشته و سعی می‌کنم بعدا آن را دریابم.
4- گاهی اوقات از اینکه می‌فهمم فردی متوجه صحبت‌هایم نشده است، تعجب می‌کنم.
5- می‌توانم بدون نگرانی از سوءبرداشت یا عدم درک مخاطب، به او پیامی را منتقل کنم.
6- هنگامی که فردی با من صحبت می‌کند سعی می‌کنم از زاویه دید او به موضوع بنگرم.
7- برای مسائلی که از نظر ارتباطی پیچیده هستند، به دلیل راحتی و تأثیرگذاری‌اش از ایمیل استفاده می‌کنم.
8- هنگامی که گزارش، یادداشت یا ایمیلی را می‌نویسم، ابتدا آن را از نظر غلط املایی بررسی و سپس ارسال می‌کنم.
9- هنگام صحبت با مخاطب، به زبان بدن او توجه نشان می‌دهم.
10- از شکل و نمودار برای کمک به بیان ایده‌هایم استفاده می‌کنم.
11- قبل از شروع ارتباط، درباره چیزی که طرف مقابل نیاز دارد بداند و بهترین راه انتقال آن فکر می‌کنم.
12- هنگامی که فردی با من صحبت می‌کند، به این فکر می‌کنم که پس از صحبت او چه چیزی باید بگویم تا مطمئن شوم مفهومم را به درستی منتقل کرده‌ام.
13- قبل از ارسال یک پیام، به بهترین روش ارتباط (حضوری، تلفنی، یادداشت و نوشتاری) فکر می‌کنم.
14- سعی می‌کنم به مخاطبم کمک کنم که مفهوم پشت سخنانم را دریابد. این به کاهش سوء برداشت و افزایش درک طرف مقابل کمک می‌کند.
15- هنگام برنامه‌ریزی درباره نحوه ارتباطم، به موانع فرهنگی نیز می‌اندیشم.

نتیجه آزمون

اگر امتیاز شما میان 15تا 35 است:

نیاز دارید که بیشتر روی مهارت‌های ارتباطی‌تان کار کنید. شما مفهوم خود را به درستی بیان و ارسال نکرده‌اند و به همین دلیل ممکن است پیام درستی نیز دریافت نکنید. خوشبختانه با توجه کافی به عنصر ارتباطات، می‌توانید در محل کار مؤثرتر بوده و از ارتباطات‌تان در حین کار بیشتر لذت ببرید.

اگر امتیاز شما میان 36 تا 55 است:

شما قادر به برقراری ارتباط مؤثر هستید، اما گاهی اوقات با مسائل ارتباطی مواجه می‌شوید. زمانی را برای تفکر درباره رویکردتان در ارتباط و تمرکز بر دریافت و ارسال مؤثر پیام کنار بگذارید.

اگر امتیاز شما میان 56 تا 75 است:

شما به‌طور کاملاً مناسبی قادر به برقراری و کسب مهارت‌های ارتباطی هستید، چه هنگامی که پیامی را می‌فرستید و چه هنگامی که آن را دریافت می‌کنید. شما مسائل را پیش‌بینی کرده و می‌توانید بهترین روش ارتباط را انتخاب کنید. زیردستان و افراد محیط‌تان به دلیل توانایی شما در این مهارت و همچنین مهارت‌های شنیداری، به شما احترام می‌گذارند.

نکته

قبل از شروع ارتباط، ابتدا زمانی در مورد آنچه می‌خواهید بگویید، فکر کنید. زمان‌تان را بیهوده صرف انتقال اطلاعاتی که ضروری نیست، نکنید و وقت شنونده یا خواننده را نگیرید. بسیار دیده شده که افراد به زیاده‌گویی عادت دارند، آنها فکر می‌کنند اگر به چیزی بیش از حد فکر کرده و گفت‌وگو را کش دهند، می‌توانند تمام جنبه‌های صحبت‌شان را پوشش دهند. در حالی‌که تنها اطلاعاتی مناسب بحث است که باید میان دو طرف رد و بدل شود. به همین منظور باید از برقراری ارتباط هدفی داشته باشید. بهتر است برای ارتباطات‌تان به شیوه زیر برنامه‌ریزی کنید.

• هدف‌تان را درک کنید. بدانید که چرا می‌خواهید ارتباط برقرار کنید.

• مخاطب‌تان را بشناسید. قرار است با چه کسی گفت‌وگو کنید؟ آنها نیاز دارند چه چیزی بدانند؟

• برای اینکه دریابید تا چه اندازه موفق به انتقال پیام‌تان شده‌اید، سعی کنید بازخورد دریافت کنید.

اگر موارد بالا را به درستی انجام دهید، قادر خواهید بود پیام‌تان را به‌گونه‌ای ارسال کنید که به‌طور مثبت و مؤثر توسط مخاطب دریافت شود. در آخر اینکه سعی کنید با كسانی كه پستی مشابه پست شما در سازمان‌های دیگر داشته یا دارند، ارتباط برقرار كنید. از میان آنان بهترین یا مناسب‌ترین مدیر یا مدیران را انتخاب کنید و در مورد روش كار و دلایل توفیق آنان مطالعه كنید، بدون تردید این امر می‌تواند مددكار شما باشد. اگر كاركنانی را در سازمان محل كارتان می‌شناسید كه با شما مخالف بوده‌اند یا هنوز هم مخالف هستند، حتماً با آنان نیز ارتباط برقرار كنید، از این كار نترسید، می‌توانید مستقیما با آنان صحبت كنید. احتمال دارد مخالفت‌شان منطقی باشد. در این صورت موفق خواهید شد به اصلاح رفتارتان اقدام كنید تا زمان مدیریت احتمالی شما در آینده طولانی‌تر شود.