خروج از شرایط اضطرار با کار تیمی

حتی اگر مدیری کارآمد در حرفه خودتان باشید، ممکن است هر زمان با معضلی ناخواسته به نام بحران مواجه شوید. مدیریت این بحران حتی برای مدیران با مهارت نیز کار آسانی نیست. این مدیریت یکی از وظایف کلیدی هر مدیری است که به استخدام سازمان در می‌آید. معمولا مدیران هنگامی که در شرایط تحت فشار بحران هستند از چهار گام پیروی می‌کنند. ابتدا اینکه درصدد درک شرایط پیش‌رو هستند، دوم حیطه و مقیاس مسئله را همراه تیم شان درک می‌کنند و درصدد بررسی علت مسئله به وجود آمده هستند. در گام سوم از دو مرحله قبلی به‌عنوان ابزاری برای بررسی و حل مشکل استفاده و در گام آخر تغییرات را به کمک تیم خود اجرا و کنترل می‌کنند. هنگامی که در شرایط بحران هستید تحت فشار زمانی، چالش‌های مالی، تاثیرات مشتری و استرس بیشتر برای مواجه شدن با آن هستید. بنابراین اگرتحت چنین شرایطی هستید، به‌کارگیری رویکردهای زیر می‌تواند در اجرای اثربخش استراتژی‌های پس از بحران شما موثر باشد.

بحران‌ها را قبل از وقوع لیست کنید

شما به‌عنوان یک مدیر باید یک بانک اطلاعاتی از همه بحران‌ها و مصیبت‌هایی که ممکن است سازمان شما با آن روبه‌رو شود داشته باشید و این اطلاعات را مرتب به‌روز کنید چه بسا پتانسیلی که امروز بی‌خطر است فردا عامل اصلی بحران باشد چون شرایط امروز متفاوت است. مثلا در یک کارخانه که بهره‌برداری از آن به تازگی شروع شده به خاطر عمر کم قطعات پوسیدگی مشکل بزرگی نیست اما به مرور که عمر تجهیزات بالا می‌رود و فرسودگی آنها بیشتر می‌شود این عامل به عاملی خطرساز تبدیل می‌شود که می‌تواند منجر به یک فاجعه یا بحران شود.

ارزیابی 360 درجه

پس از به وجود بحران نخستین کاری که باید انجام دهید این است که ارزیابی 360 درجه از موقعیت داشته باشید. شما نیاز دارید که حقایق، کارکنان و چشم‌انداز خود را برای توسعه یک استراتژی ارتباطی موثر بشناسید. همچنین باید میزان درگیری در بحران را به خوبی تعیین کنید تا بتوانید واکنش مناسبی نسبت به آن نشان دهید. آگاهی از میزان بودجه و هزینه‌های احتمالی هم می‌تواند به تسهیل این فرآیند کمک کند. برای کنترل موقعیت بحران بیشتر نیاز است فعالانه عمل کنید تا واکنشی. اگر مشکلی در حال پدیدار شدن است، قبل از اینکه به اوضاع حاد برسد می‌توانید با برنامه‌ریزی مناسب در زمان بهینه جلویش را بگیرند و از حاد شدن پیشگیری کنید.

یک تیم مرکزی بسازید

هنگام مدیریت بحران، تعامل با اعضای تیم ضروری است. شرایط خاص شما دخالت متخصصان و مشورت اعضای تیم‌تان را می‌طلبد. این متخصصان می‌توانند شامل متخصصان کنترل کیفی، خدمات مشتری و پرسنل زنجیره تامین باشند. نخستین گام در حل بحران ایجاد یک تیم از رهبران وظیفه‌ای و تخصیص وظایف خاص هر کدام در شرایط بحران است. بنابراین یکی از مهم‌ترین قسمت‌های یک برنامه مدیریت بحران برنامه برقراری ارتباط است. همیشه در شرایط بحرانی افراد امیدوارند که خود از پس مشکل برآیند و کمتر به این فکر می‌کنند تا از نیرو‌هایی خارج از سازمان خود کمک بگیرند اما برخی موارد عمق فاجعه آنقدر زیاد است که شما نمی‌توانید خود به تنهایی از عهده آن برآیید، بنابراین در چنین شرایطی افرادی در سازمان که قدرت تصمیم‌گیری دارند برای این کار آموزش داده شوند تا در صورت لزوم و بدون از دست دادن زمان تقاضای کمک کنند.

وقتی از دنیای بیرون تقاضای کمک می‌کنید به ناگاه متوجه می‌شوید افراد زیادی برای کمک به شما وجود دارند. گاه یک آگهی آنلاین یا حتی داشتن لیست، شماره تماس و آدرس افرادی که در شرایط بحرانی می‌توانند به شما کمک کنند بسیار سودمند واقع می‌شود. حتی می‌توانید در شرایط بحرانی به دیگر سازمان‌ها کمک کنید. به‌خاطر داشته باشید روزی می‌رسد که شما هم به آنها نیاز داشته باشید و در این هنگام است که ارتباط خوب و سازنده شما در خارج از سازمان به کمک شما خواهد آمد و هنگامی که نیاز به کمک دارید می‌بینید بسیاری داوطلبانه آماده هستند باری از دوش شما بردارند.

بر تصمیم درست متمرکز شوید، نه سریع‌ترین!

پس از برقراری ارتباط سازنده با تیم داخلی یا خارجی، در اجرای تصمیمات اتخاذی دقت کنید. هنگامی که با یک موقعیت بحرانی روبه‌رو شدید، طبیعی است که درصدد باشید زودتر از آن وضعیت خلاص شوید. اما انتظار معجزه نداشته باشید و باید به خود و سازمان‌تان برای به ثمر نشستن و اجرای موثر استراتژی‌های مدیریت بحران زمان دهید.
پس مهم است که بر تصمیمات درست تمرکز و از عجله برای به بار نشستن زودتر نتایج پرهیز کنید. اگر زمان کافی به تیم برای اجرای تغییرات ندهید، نتایج معکوسی خواهید گرفت. اجرای بعضی تغییرات در زمان کوتاه به انجام می‌رسد، اما بعضی دیگر نیازمند زمان بلند‌مدت است.

در واقع هدف از توسعه یک برنامه مدیریت بحران این است که به کمک همه افراد سازمان روی آنچه ممکن است رخ دهد بحث و تبادل نظر انجام شود و همه به آنچه ممکن است رخ دهد فکر کنند و هدف نهایی این است که همه افراد سازمان ابزار لازم رابرای به کنترل در آوردن بحران در کمترین زمان ممکن داشته باشند و آسیب‌ها را به حداقل برسانند.