سفر سازمان با قطار ماموریت‏ها

توسعه ماموریت سازمان، گامی مهم در تعیین جهت‏گیری هر سازمان است. ماموریت سازمانی، هدف یا علت وجود سازمان است. به‏طور کلی، ماموریت سازمانی در بردارنده اطلاعاتی درباره نوع تولیدات و خدمات مشتریان، ارزش‏های سازمان و... است. معمولا ماموریت سازمانی برای هر موسسه در قالب «شرح ماموریت»، خلاصه، تعریف و تنظیم می‏شود.

تدوین ماموریت سازمانی از وظایف مهم مدیران است، زیرا وجود ماموریت سازمانی که به طور رسمی تعریف‏شده باشد، احتمال موفقیت سازمان را بیشتر می‏کند و به‏عنوان دلیل کلی برای اختصاص منابع سازمانی عمل می‏کند.داشتن ماموریت سازمانی مستحکم و منظم به تمرکز تلاش‏های انسانی در یک جهت مشترک کمک می‏کند. ماموریت، هدف‏های عمده‏ای را که سازمان سعی می‏کند به آنها برسد، روشن می‏سازد. با به ذهن‏سپاری این اهداف، مدیر می‏تواند اطمینان یابد که تمام اعضای سازمان، در تلا‏شی هماهنگ، با یکدیگر کار می‏کنند تا به اهداف برسند.

با توسعه شرح ماموریتی منطقی، مدیر می‏تواند اطمینان حاصل کند که سازمان براساس اهدافی روشن و سازگار بنا شده است و می‏تواند از هدر رفتن منابع و نیروها و بروز تضاد اجتناب ورزد.

سازمان‏ها از منابع گوناگونی برای تولید کالاها و خدمات و در اختیار مشتری قراردادن آنها استفاده می‏کنند؛ مانند منابع پولی، نیروی انسانی، موادخام و تجهیزات. شرح ماموریتی که به خوبی توسعه‏یافته باشد، حاوی دستورالعمل‏هایی کلی درباره اینکه سازمان چه منابعی را باید به دست آورد و اینکه چگونه این منابع را توزیع کند، است.اشخاص وظایف خاصی را در سازمان انجام می‏دهند تا کالاها و خدماتی ارائه دهند. راهنمای جامع وظایف که باید در سازمان وجود داشته باشد، در شرح ماموریت سازمان گنجانده می‏شود؛ اهداف سازمانی باید منعکس‏کننده ماموریت سازمان باشد. چون شرح ماموریت هدف کلی سازمان را ترسیم می‏کند، به‏عنوان نقطه عزیمت به سمت اهداف سازمان ویژه‏تر عمل می‏‌کند. اهداف سازمانی که به درستی تدوین شده باشند، با ماموریت سازمان سازگاری دارند.

هر ‏هدفی که با شرح دقیق ماموریت سازمان سازگاری نداشته باشد، به غلط تدوین شده و باید کنار گذاشته شود یا مورد تجدیدنظر قرار گیرد.نتایج تحقیقات نشان می‏دهد که مدیران موفق از خدمات یك متخصص یا فردی كه بتواند به‏عنوان یك عامل تسهیل‏كننده برای گروه عمل کند بهره می‌گیرند و برای خود، هدف تدوین می‏کنند كه در آن مدت زمان كه باید صرف تحقق آن شود معین شده باشد، سپس نتایج فعالیت‏های خود را در زمینه تدوین نقش‏ها و ماموریت‏ها در اختیار سطوح مختلف سازمان قرار می‏دهند به‏طوری كه سایرین نیز از آن آگاه شده و در زمینه‏های مربوط راهنمایی شوند.

تدوین ماموریت سازمانی در عمل مرهون تجسم آینده‏ای است که سازمان مورد‌نظر در پی خلق یا ایجاد آن است، بنابراین تکمیل این فرآیند مستلزم سفری از دانسته‏ها به ماورای آنها از طریق در‌هم‌آمیختن معنادار باورها، رویاها، آرزوها، واقعیات، خطرها یا فرصت‏های بر سر راه است. تلاش برای دستیابی به تصویری که تمامی خاستگاه‏های نهایی یک سازمان (یعنی تمامی ارزش‏ها یا رهیافت‏هایی که سازمان در پی آنهاست) در آن به درستی ترسیم شده باشد، یکی از اساسی‏ترین کلیدهای پیشرفت گروه‏ها و سازمان‏های موفق را تشکیل می‏دهد.

نظام ارزشی ایجاد شده از طریق خواهانی‏های سازمانی، هویت محوری نهاد تشکیل شده را تعریف کرده و اجزای آن را به هم متصل می‏کند. تعریف و تعیین دیدگاه و ماموریت سازمانی عمدتا توسط بنیانگذاران آن صورت می‏گیرد. با این وجود، امکان اعمال تغییرات، همیشه توسط اعضای هیات‌مدیره مشغول بر سر کار وجود دارد. آنچه در این مرحله مهم است، وجود توافقی همگانی در سطح مدیریت بر سر نظام ارزشی، دیدگاه کلی و در نهایت ماموریت سازمان است.