توصیه هایی کاربردی برای مدیران (41) / ماندن در سر جای خود

همان طور که پیش از این و در ایده های قبلی مطرح شد، لازم است میان جلسات مهم و جلساتی که از نظر اهمیت در درجه پایین تری قرار دارند تفاوت قائل شوید. در همین راستا حضور در جلسات کم اهمیت، به دلیل اینکه نتیجه و دستاورد چندانی برای شما به همراه نخواهد داشت، توصیه نمی شود.

پس نیاز نیست تا وقت و سرمایه شرکت خود را برای حضور در چنین نشست هایی تلف کنید. به منظور درک بهتر ایده حاضر، در ادامه به بررسی شیوه های جایگزین مناسب و همچنین نقد هر کدام از آنها خواهیم پرداخت.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- به عنوان توصیه اول بهتر است تلاش کنید تا به جای انجام مسافرت، افراد مورد نظر خود را به شهرتان دعوت کنید. در این شرایط دو حالت پیش خواهد آمد. در وهله نخست ممکن است پیشنهاد شما با استقبال طرف مقابل همراه شود. در این صورت برد اصلی را شما کرده اید، زیرا دیگر لازم نیست هزینه سفر را هم پرداخت کنید.

در حالت دوم، پیشنهاد شما با مخالفت طرف مقابل همراه خواهد شد. در این شرایط بهتر است هزینه سفر طرف مقابل را تامین کرده و به این ترتیب آنان را مشتاق به حضور در شهرتان کنید. به هر حال پرداخت هزینه بهتر از پرداخت هزینه به همراه اتلاف وقت است.

- برخی اوقات بهتر است به جای اینکه شخصا در جلسه ای حاضر شوید، یکی از نماینده های شرکت را به آن جلسه بفرستید. در این صورت وقت شما به عنوان مدیر شرکت بیهوده به هدر نخواهد رفت.

- استفاده از تلفن نیز می تواند راه حل موثری باشد. به این ترتیب حداقل نیاز به سفر نخواهد بود. بعضی اوقات نیز می توان با استفاده از تلفن قرارهای کاری را میان شرکت های مختلف به گونه ای تنظیم کرد که پایین ترین میزان اتلاف وقت را به همراه داشته باشد.

- از ایمیل، شبکه های اجتماعی و نامه نگاری نیز می توانید استفاده کنید. با این حال توجه داشته باشید که اگر از این توصیه بهره برداری کردید دیگر ایده تماس های تلفنی را به کار نگیرید.

- به منظور برگزاری جلسات بدون اتلاف وقت، استفاده از سرویس های برقراری ویدئوکنفرانس یکی از خلاقانه ترین راهکارهای ممکن است. در این صورت علاوه بر کاهش هزینه سفرهای تجاری، در وقت شما نیز صرفه جویی خواهد شد.

- در عین حال که هدف اصلی ما در این ایده نشان دادن اهیمت کاهش سفرهای تجاری به منظور صرفه جویی بیشتر در زمان بود، در برخی موارد امکان صرف نظر از برخی سفرها وجود ندارد. در این موارد خاص لازم نیست زیاد وسواس به خرج دهید. گاهی اوقات یک کنفرانس یا نشست به میزانی مهم است که ارزش اختصاص دادن ساعت های طولانی به آن را دارد. نکته اصلی در این ایده ایجاد تعادل در مسافرت هاست که باید مدنظر قرار گیرد.