اگر کسبوکاری را با تعداد کارمندان زیاد مدیریت میکنید لازم است که در فواصل زمانی مناسب و با توجه به اندازه سازمان با همکاران خود جلسه داشته باشید و به حرفهایشان گوش دهید. شما بهعنوان یک مدیر باید حامی همکارانتان باشید. این جلسات علاوه بر بهبود ارتباط شما با همکاران میتواند بازار شایعات سازمانی را نیز از بین ببرد. جلسات مهم هستند و همکاری کلید موفقیت هر سازمانی است و جلساتی که به خوبی برگزار شوند میتوانند نتایج واقعاً مثبت و عملی داشته باشند. در این میان، حمایت مدیریت سازمان عامل اساسی و مهم در اثربخشی عملکرد همکاران در سازمان است.
مدیران در سطوح مختلف یک سازمان به شکلهای متفاوتی بر روحیه و تمایل کارمندان خود برای ادامه همکاری اثر میگذارند. در واقع رهبران حمایتگر، نسبت به سرپرستان مستقیم یک بخش، تأثیر بیشتری بر انگیزه و ابقای کارمندان دارند. تحقیقات قبلی نشان داده که مدیران حمایتگر میتوانند در شرایط مختلف برای یک سازمان سودمند باشند. این رهبران میتوانند رضایت کارمندان و تمایل آنها را به انجام کار اضافی افزایش دهند و در عین حال از هزینه استخدام و آموزش نیروهای جدید میکاهند.
رهبران حمایتگر در سطوح مختلف یک شرکت اثرات مستقل و قابل توجهی در انگیزه کارکنان خود و تمایل آنها برای باقی ماندن در شرکت دارند. با این وجود رویکرد حمایتگرانه مدیریت سطح بالا، اثر بیشتری در روحیه کارمندان دارد و درصورتیکه فرهنگ غالب سازمان حمایتگرانه باشد، امکان آن هست که کارمندانی که با سرپرستان مستقیم خود مشکل دارند، همچنان احساس کنند میتوانند از پس مشکلات برآیند.
علاوه بر این دلایل متعددی وجود دارد که رهبران نفوذ بیشتری بر رفتار کارمندان دارند. اگرچه آنها هر روز با تکتک کارمندان خود تعامل جداگانه ندارند، اما میتوانند خط مشیها یا برنامههایی تصویب کنند که به هر شخص در سازمان کمک کرده یا برای او موانعی ایجاد کند و این امر عملی نخواهد بود مگر با برگزاری جلسات در فواصل زمانی مشخص برای شنیدن و بیان کردن نقطه نظرات مدیریت و سایر همکاران.
علاوه بر این، حتی اگر کارمندان سرپرستان غیرحامی داشته باشند، هنگامی که احساس ارزشمند بودن از سوی رهبری پیدا کنند، باور میکنند بهجز واکنش منفی و ضربه زدن به سازمان، گزینههای دیگری نیز برای رفع نگرانیهای خود دارند. در این شرایط ممکن است کارمندان نارضایتی خود را به رهبران ارشد ابراز و درخواست کنند که به حوزه مسئولیت سرپرست دیگری منتقل شوند یا برای ترفیع تلاش کنند تا به این وسیله فاصلهای میان خود و سرپرست غیرحامی ایجاد کنند.
در مقابل، کارمندانی که احساس پشتیبانی کمتری از مدیریت داشته باشند، ممکن است احساس درماندگی کنند یا به سبب ترس از اقدامات تلافیجویانه از بیان مشکلات باز بمانند. برای دستیابی به این امر مهم، اداره جلسه یكی از شاخصترین و پرچالشترین وظایف هر مدیر است. جلسه ناموفق و ضعیف بهجای آنكه مؤثر باشد آسیب میرساند.
مدیران موفق در سازمانها همواره سعی میكنند با برگزاری جلسات و تجمع افراد مجرب، متخصص و اندیشمند در بهره گرفتن از افكار و نظریات مفید و سازنده آنان به نتایج مورد انتظار و حل مسائل اداری دست پیدا كنند. همكاری و همفكری یاران اداری در به ثمر رسیدن فعالیتهای محول شده و اخذ تصمیمهای لازم درخصوص موضوعات مورد بحث در جلسات میتواند به راهحلهای مناسب منجر شود.