نقش طلایی مدیریت اسناد در فضای سازمان

این روزها مدیریت دانش و پرداختن به تکنیک های این حوزه از اهمیت بسزایی برخوردار است. درواقع بسیاری از سازمان ها با اهمیت مدیریت دانش آشنا شده و در تلاش هستند تا با افزایش زیرساخت های این حوزه، نگاهی جدی تر به مدیریت سازمان داشته باشند. با این وجود رویکردهای مدیریت دانش تا حد زیادی مبتنی بر توسعه استفاده از تکنولوژی روز و برقراری رابطه مثبت و مستمر بین سازمان و سیستم های رایانه ای است. اما میزان اتکای سازمان به انواع برنامه های نرم افزاری تا چه حد است؟

یکی از بخش های مهم در مدیریت دانش، بخش اسناد است. این مسئله انکار ناشدنی است که اسناد و اطلاعات سازمانی نقشی مهم در رشد سازمان ایفا می کنند. بنابراین اگر قرار باشد زیربنای مدیریت دانش در سازمان را استوار سازیم، باید در حیطه ساماندهی اسناد و اطلاعات نیز مرتب و برحسب برنامه ریزی های جامع عمل کنیم.

نقش کلیدی مدیریت اسناد

خواه قبول داشته باشیم یا خیر، کاغذبازی عضوی جدانشدنی از روند اداری اغلب سازمان ها محسوب می شود. سازمان ها در طول دوران فعالیت خود ناگزیر از ثبت اطلاعات مهم در آرشیوهای خود هستند؛ اطلاعاتی که بعدها در برهه های مختلف زمانی نقشی موثر در پیشبرد اهداف سازمان ایفا می کنند.

بنابراین نمی توان از اهمیت طبقه بندی اسناد غافل شد، یا بدون مدیریت اسناد و اطلاعات، به نمایی کلی از سازمان دست پیدا کرد. اما تدوین اسناد شامل چند مرحله کلیدی است؛ مراحلی که با رعایت آنها می توان از شکل گیری چارچوب استانداردی برای سازمان اطمینان حاصل کرد.

مرحله ایجاد

هدف اصلی این مرحله کاهش حجم کاغذبازی ها است. درواقع تمامی کارمندان سازمان باید در خصوص اهمیت کاهش حجم اسناد مطلع باشند. هر اندازه که حجم کاغذبازی سازمان کمتر باشد، مراحل بعدی هم با سرعت بالاتری طی خواهند شد. مرحله ایجاد اسناد، به عنوان هسته اصلی طبقه بندی در نظر گرفته می شود. درواقع سنگ بنای مدیریت اسناد به شیوه ای موفق مرحله ایجاد و کیفیت فایل های اسناد است.

مرحله به كارگیری و استفاده

هدف اصلی در این مرحله دسترسی آسان تر(easy access)  به اطلاعات و تدوین اصول و روش های تشكیل پرونده، راكد سازی و تهیه تجهیزات مناسب و ضروری برای طبقه بندی اسناد است. درواقع اگر همه چیز در مرحله ایجاد به خوبی پیش رفته باشد، مرحله به کارگیری و استفاده نیز با موفقیت پشت سر گذاشته خواهد شد. این مرحله مثل یک پل میانجی بین مراحل ابتدایی و انتهایی عمل می کند.

مرحله از بین بردن اسناد

هدف در این مرحله امحای اسناد باطل است و به همین جهت در این مرحله مدیریت موظف است ضمن نظارت بر مراحل مختلف استفاده از اسناد، نسبت به حذف اسناد غیر ضروری اقدام کند. اما یکی دیگر از وظایف مدیریت اسناد در این مرحله انتقال اسناد واجد ارزش به آرشیو سازمانی است؛ آرشیوی که براساس همین هدف طراحی شده است.

این، یک دسته بندی کلی و رایج از روش های مدیریت اسناد است. اگرچه می توان برخی تغییرات را نیز در این دسته بندی جای داد، با این وجود شکل کلی مدیریت اسناد به همین شکل است. به طور کلی مدیریت اسناد کمک می کند تا نگهداری، جست وجو، دسترسی، جابه جایی و طبقه بندی اسناد با سرعت بالاتری انجام شود.

طبقه بندی نرم افزاری

یکی از رایج ترین راهکارهای این روزها برای دسته بندی اسناد و اطلاعات، استفاده از نرم افزارهایی است که برای این منظور طراحی شده اند. اما یک نرم افزار مناسب برای طبقه بندی اطلاعات باید شامل چه خصوصیاتی باشد؟ برخی از مهم ترین ویژگی های نرم افزارهای دسته بندی اسناد شامل موارد زیر است:

- یک نرم افزار مناسب باید قابلیت طبقه بندی اسناد در فضاهای شناخته شده ای مثل فضای لینوکس و ویندوز را دارا باشد.

- قابلیت تحلیل محتوای داده و اسناد و بررسی این اسناد بر حسب شرایط مختلف حائز اهمیت زیادی است.

- قابلیت امضای دیجیتال اسناد، جست وجوی سریع اسناد و بررسی محتوایی آنها از موارد کلیدی یک نرم افزار مناسب هستند.

- نرم افزارهای پیشرفته به قابلیت گفت وگو و اشتراک گذاری اسناد با اعضای سازمان مجهز هستند.

- نرم افزارهای ثبت اسناد لزوما شامل ذخیره اسنادی که مکتوب هستند نمی شوند و سایر فرمت ها، مثل فرمت های تصویری و ویدئویی را نیز پوشش می دهند.

- یکی از مهم ترین ویژگی های نرم افزارهای مدیریت اسناد، امکان مانیتورینگ اسناد است. درواقع امکان نظارت و تعیین محدوده دسترسی برای اعضای گروه های سازمانی از موارد مهم مدیریتی محسوب می شود.

اما اگر پرسش این باشد که چرا به جای استفاده از سیستم مدیریت مبتنی بر پوشه های کاغذی از سیستم مدیریت نرم افزاری استفاده می شود، پاسخ چه خواهد بود؟  منطقی ترین و سریع ترین پاسخ این است؛ اگر به دنبال یک طبقه بندی سریع و دقیق هستیم، بهتر است شیوه های مبتنی بر نرم افزار را امتحان کنیم.

شیوه نرم افزاری اسناد بیش ار هر چیز به افزایش راندمان کاری شاغلان در سازمان کمک می کند. به طور کلی دسترسی آسان و سریع به اسناد در هر سازمان مسئله ای مهم است. اگرچه بسیاری از سازمان ها در بخش هایی از مراحل طبقه بندی با مشکل مواجه هستند، اما ارتقای سطح طبقه بندی اسناد چندان دشوار نیست.

کارشناس روانشناسی صنعتی و سازمانی