توصیه هایی کاربردی برای مدیران (42) / وقتی عادی بودن بدل به مشکلی اساسی می شود

هنگامی که به بحث در خصوص نشست ها و گردهمایی های مختلف در زمینه کسب و کار پرداختیم، به این نکته که بسیاری از آنها غیر ضروری بوده و با جلوگیری از برگزاری آنها می توان به طور قابل ملاحظه ای در وقت و سرمایه شرکت صرفه جویی کرد، اشاره کردیم. در این ایده قصد داریم تاثیر این موضوع روی موارد جزیی تر را بررسی کنیم.

در هر شرکتی برنامه های مختلف روزانه، هفتگی، ماهانه و در نهایت سالانه وجود دارد. این برنامه ها با توجه به نیاز شرکت دست خوش تغییر و تحول شده و به عبارت بهتر در تناسب با این نیازها شکل می گیرند. با این حال آنچه می تواند تا حدود زیادی برنامه شما را از کارایی اصلی خود ساقط کند، عادت های بیهوده و غلط مدیریتی است. مثال های بسیاری در این زمینه وجود دارد که یکی از آنها عادت به برگزاری جلسات متعدد است.

این جلسات تنها شامل نشست های مشترک با مدیران سایر برندها نیست. در واقع برخی مدیران به میزانی در این زمینه پیشروی کرده اند که برگزاری نشست های درون شرکت نیز برای  آنها بدل به عادت شده است.

بدون شک تعدادی از این نشست ها اجتناب ناپذیر بوده و فواید بسیار زیادی برای برندها به همراه خواهد داشت. با این حال تعداد رو به رشدی از این نشست ها تنها هدر دادن وقت و هزینه محسوب می شود.

اینجاست که فعالیت مانند سایر مدیران معمولی باعث اتلاف سرمایه و زمان زیادی از برند شما خواهد شد. در ادامه به بررسی راهکارهای جلوگیری از این یکنواختی در فضای شرکت و همچنین توصیه های کاربردی در این زمینه می پردازیم.

ایده

توجه به اهمیت مدیریت صحیح زمان، نخستین گام در دوری از یکنواختی در فضای برندتان است. در وهله بعد باید به بررسی برنامه های شرکت بپردازید.

در واقع به روز رسانی مداوم برنامه ها یکی از اساسی ترین راهکارهای موجود برای دوری از فرآیند معمولی است که به طور طبیعی ایرادات زیادی را در پی دارد. بنابراین سعی کنید تا جای ممکن برنامه های خود را، چه کوتاه مدت و بلند مدت، پس از تصویب به حال خود رها نکنید. در این زمینه توان بررسی شما و همچنین قدرت تشخیص اجزای ضروری از موارد غیر ضروری برنامه ریزی تان بسیار حیاتی است.

اجرای این ایده بسیار آسان است. تنها لازم است نسبت به نیازهای واقعی شرکت تان آگاهی داشته باشید. سپس به موارد غیر ضروری را از برنامه روزانه، هفتگی، ماهانه و در نهایت سالانه خود کنید. البته به خاطر داشته باشید که این فعالیت نباید به صورت مقطعی مورد توجه قرار گیرد. در واقع لازم است در زمان های معین و به طور مداوم این بازنگری در نیازهای شرکت را انجام دهید تا نتیجه مطلوب روی عملکرد شرکت را مشاهده کنید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- گاهی لازم است اقدام به برگزاری برخی نشست های مهم کنید. در این خصوص هرگز لازم نیست تردیدی به خود راه دهید. اگر یک نشست ارزش بالایی داشته باشد، صرف هزینه و وقت زیاد کاملا منطقی خواهد بود. در خصوص نشست های مناسبتی، توصیه ما استفاده از مناسب های گوناگون و عدم تمرکز روی یک زمان مشخص است. این یکنواختی ممکن است برای شرکت کنندگان ناخوشایند جلوه کند، بنابراین تا جایی که ممکن است در انتخاب مناسبت ها خلاقیت به خرج دهید.

- اگر مایل به برگزاری نشست های دنباله دار هستید، به منظور اطمینان از حضور تمامی افراد دعوت شده، زمان برگزاری را با میهمانان هماهنگ کنید. به عبارت ساده تر، دور هم جمع کردن تعداد زیادی از مدیران بدون شک کار سختی است، این مسئله در خصوص نشست های دنباله دار بسیار دشوار تر نیز خواهد بود. بنابراین هماهنگ کردن زمان برگزاری کنفرانس می تواند برگ برنده شما در جلب نظر افراد باشد.

- با استفاده از توصیه های ارائه شده، نشست های شما تا حد زیادی از حالت یکنواختی بیرون خواهد آمد. با این حال دستیابی به این مرحله کافی نیست. امری که امروز به عنوان یک فعالیت خلاقانه شناخته می شود، پس از گذشت مدتی تبدیل به عادت های روزمره خواهد شد، بنابراین به طور مداوم به فکر ایجاد تغییر و تحول در برنامه های خود باشید.