چه کنیم که سفر کاری برای‌ مان تبدیل به خاطره‌ ای خوش شود / وقتی مدیر مارکوپولو می‌ شود

این روزها با گسترش دامنه کسب‌و‌کار گاهی پیش می‌آید شما به‌عنوان یک مدیر مجبور شوید به یک مسافرت کاری بروید یا در همایشی کاری شرکت کنید یا یک ملاقات با رییس یک شرکت در شهر یا کشوری دیگر داشته باشید. ممکن است این سفر کاری یک روزه یا حتی یک ماهه باشد. به هرحال مهم است که شما بتوانید بدون دغدغه اضافی از پس این مسافرت بر بیایید. در این گزارش به شما کمک می‌کنیم که با ارائه نکاتی تجربه بهتر را از این سفر داشته باشید و پیشرفت را برای کسب‌و‌کارتان سوغاتی بیاورید. 

برنامه‌ریزی کنید

هنگامی که قرار است به یک سفر کاری بروید، بهتر است از قبل برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهید. بسیاری از تنش‌ها و نگرانی‌های عادی برای برنامه‌ریزی سفر هنگامی از بین می‌روند که اقداماتی مانند تهیه بلیت و رزرو محل اقامت را از قبل انجام داده باشید. برنامه‌ریزی کردن سبب می‌شود فرصت خوبی برای فعالیت‌هایی که موجب رضایت و شادی شما در کنار کارهای معمول سفر می‌شوند، برای‌تان فراهم شود...

پس قبل از اینکه عازم شوید، کارهای‌تان را در مبدأ سر و سامان دهید؛ قرارهای‌تان را نهایی کنید، از رزرو قطعی محل اقامت‌تان مطمئن باشید، مدارکی را که نیاز است با خود همراه ببرید آماده کنید، اگر لازم است کاری را به کسی بسپارید این کار را بکنید که هم وقفه‌ای در انجام کارها رخ ندهد و هم وقتی به دفتر خودتان بازمی‌گردید با کوهی از کارهای انجام‌نشده مواجه نشوید. خوب است یک لیست از برنامه‌هایی که قرار است در کشور مقصد داشته باشید، تهیه کنید. اصطلاحا به آن چک‌لیست می‌گویند. چک‌لیست به شما کمک می‌کند کارهای‌تان را به ترتیب دنبال کنید و چیزی هم از قلم نیفتد؛ این باعث می‌شود ذهن آرام‌تری داشته باشید.

همچنین یکی از ابزارهایی که همراه داشتن آن توصیه می‌شود Hard Disk برای ذخیره اسناد و مدارکی است که قرار است جا به‌ جا کنید؛ حافظه‌های فلش هم در حجم کوچک‌تر همان کار هارد دیسک‌ را برای‌تان انجام می‌دهد. شارژر وسایل الکترونیکی، باتری اضافه برای موبایل یا تبلت یا وسایل الکترونیکی دیگری که همراه دارید هم ضروری است. 

مقصد را بشناسید

شما باید نسبت به مقصدتان آشنایی داشته باشید. از این رو، پیش از سفر کاری زمانی را برای تحقیق درباره مکانی که بازدید خواهید کرد، اختصاص دهید. می‌توانید با مکان‌یاب و نقشه نزدیک‌ترین مسیر و خیابان‌ها را برای رسیدن به مقصدتان انتخاب کنید. ساعت پروازتان را طوری انتخاب کنید که روز به مقصد برسید، چرا که پیدا کردن هتل‌ها و محل‌های مورد نظر در شب راحت نیست و خیابان‌ها هم کمترین عابران را دارد و ممکن است امنیت شما به خطر بیفتد. در روشنی روز، امکان بیشتری برای دیدن خیابان‌ها و پیداکردن آدرس دارید. گاهی وقت‌ها تاکسی هم در شب سخت‌تر پیدا می‌کنید.

به هیچ‌وجه سوار ماشین‌هایی که آرم تاکسی ندارند، نشوید. شاید هزینه کمتری پرداخت کنید ولی احتمال اینکه مورد سرقت قرار بگیرید یا هر اتفاق ناگوار دیگری برای‌تان رخ دهد، کم نیست. سعی کنید از تاکسی‌های مجاز متعلق به خود فرودگاه یا ترمینال استفاده کنید. اگر از وضع خیابان‌ها و ترافیک آن شهر اطلاع زیادی ندارید، سعی کنید نزدیک به جاهایی که کار دارید و قرار است بیشتر رفت‌و‌آمد کنید، هتل بگیرید. علاوه بر اینکه در هزینه حمل‌و‌نقل‌تان صرفه‌جویی کرده‌اید، استرس این را نخواهید داشت که دیر به قرارتان برسید. 

از اختلاف زمانی آگاه باشید 

 اگر به کشوری دیگر سفر می‌کنید از اختلاف زمانی کشور خودتان با کشور مقصد آگاهی داشته باشید. سعی کنید یکی دو روز قبل از سفر، خواب‌‌تان را با ساعت مقصد هماهنگ کنید که خیلی با مشکل کم ‌خوابی و خستگی مواجه نشوید. اگر از زمان نشستن در هواپیما ساعت‌تان را به وقت محلی مقصد تنظیم کنید، زودتر به شرایط محلی مقصد عادت می‌کنید و سفر راحت‌تری خواهید داشت. ممکن است به خاطر اختلاف زمان یا فشار زیاد کارهای‌تان، نتوانید در وقت معینی غذا بخورید؛ بد نیست یکی دو عدد شکلات همراه‌تان باشد. شکلات هم استرس شما را کاهش می‌دهد و هم می‌تواند کمی بیشتر جلوی گرسنه شدن‌تان را بگیرد. وقتی از مسافرت بازمی‌‌گردید احتمالا باز هم با مشکل اختلاف زمان و خستگی راه مواجه هستید، کمی به خودتان زمان بدهید و بعد با انرژی و آرامش بیشتر به حساب کارها برسید.

همچنین ممکن است به شهری با آب و هوای بارانی و شرجی یا سرد و کوهستانی سفر کنید و با مواجه شدن با آن آب و هوا دچار بیماری‌های ناخواسته‌ای شوید که بر کیفیت سفر کاری‌تان تاثیر بگذارد و نتوانید با آن انرژی لازم در قرارهای کاری حضور یابید. پس دانستن آب و هوای شهر مقصد هم لازم است تا بتوانید از قبل ضروریات آن (مانند لباس گرم و چتر برای شهرهای سرد و بارانی) را فراهم کنید. 

با فرهنگ و زبان مقصد آشنایی داشته باشید

وقتی قرار است سخنرانی را در کنفرانسی در حضور افراد آن کشور انجام دهید، حتما به زبان مقصد آشنایی داشته باشید و متن سخنرانی یا قرار کاری‌تان را چند هفته قبل تهیه و آنقدر تمرین کنید که بتوانید آن را سلیس و روان بیان کنید. همچنین در کشور‌های خارجی، تعطیلات، ایام خاص خود را دارد بنابراین سعی کنید کمی با آداب و رسوم و فرهنگ مردم کشور مورد نظر آشنا شوید. این اطلاعات را می‌توانید از افرادی بگیرید که با آنها در کشور مقصد کار می‌کنید. همچنین قرار است شما با مردم آن شهر یا کشور کار کنید و دادوستد داشته باشید، پس مراقب رعایت قوانین و احترام به مقررات مهم سرزمین میزبان‌تان باشید. 

با یک تیر دو نشان بزنید! 

در انتها اینکه در کنار جلسات و قرارهای کاری، جاذبه‌های مطرح و سرگرمی‌های بالقوه آن شهر را شناسایی کنید. البته سعی کنید تا زمانی که کارهای‌تان را انجام نداده‌اید به فکر گشت‌و‌گذار و دیدن جاذبه‌ها و خرید کردن نباشید. بهتر است لیستی از جاذبه‌ها را یادداشت کنید تا سر فرصت از آنها دیدن کنید. همچنین رستوران‌های خوبی را که می‌توانید طی سفر کاری خود به آنها سر بزنید انتخاب کرده و در صورت امکان تنها به غذای هتل محل اقامت خود اکتفا نکنید تا بتوانید طعم غذاهای بومی و محلی آن منطقه را هم بچشید. سفر کاری برای‌تان فرصتی پیش می‌آورد که در کنار پیشبرد اهداف شرکت، بتوانید از جاذبه‌های گردشگری منطقه هم دیدن کنید تا با خاطره‌ای خوش آن مکان را ترک کنید.