چگونگی استفاده از ابزار توفان فکری

توفان فکری یک محیط آزاد و باز و عاری از هرگونه تنش را فراهم می‌کند که هر کسی را برای شرکت در آن ترغیب می‌کند. با تلفیق توفان فکری گروهی و فردی و مدیریت این فرآیند بر طبق قوانین زیر اغلب می‌توان بهترین نتایج را از این روش گرفت. در این روش از ایده‌های ناگهانی استقبال می‌شود و تمام شرکت‌کنندگان ترغیب می‌شوند تا شرکت کرده و به آنها کمک کنند تا صفی از ایده‌های خلاق را به وجود آورند. در استفاده از تکنیک توفان فکری، تجربیات گوناگون اعضای تیم به اشتراک گذاشته می‌شود و ارزش ایده‌های ارائه شده را بالا می‌برد، به این معناست که می‌توان اغلب راه‌حل‌های بهتری را برای مشکلی که با آن روبه‌رو شده‌اید، بیابیم.

همچنین این تکنیک می‌تواند به ما کمک کند تا همه را در انتخاب راه‌حل سهیم کنیم و این باعث می‌شود که آنها درگیر توسعه راه‌حل شوند و بسیار احتمال دارد آنها بیشتر برای حل این مسئله احساس مسئولیت کنند. توفان مغزی به اعضای تیم کمک می‌کند تا متعهد شوند، به طوری که آنها مشکلات را در یک محیط مثبت و عاری از تنش و تمسخر حل می‌کنند. در این روش، می‌توان افراد را بر تمرکز روی مسئله دعوت کرد و تعداد ایده‌هایی را که به حل مسئله کمک می‌کنند به حداکثر رساند. این روش افراد را از سرگردانی در راه‌های عادی فکر کردن، آزاد می‌کند.

توجه و عمل به برخی نکات در این روش بسیار حائز اهمیت است. در جلسه نباید هیچ انتقادی از ایده‌ها داشته باشیم، باید آگاه باشیم که قضاوت و تجزیه و تحلیل در این مرحله، از تولید ایده‌های خلاق جلوگیری می‌کند. ایده‌ها فقط باید در پایان جلسه توفان فکری ارزیابی شوند. این روش زمانی است برای کشف راه‌حل‌های بیشتر با استفاده از روش‌های مرسوم. از همه افراد گروه خواسته می‌شود که روی مسئله مورد نظر بدون وقفه تمرکز کنند تا تعداد ایده‌هایی را که می‌تواند تولید شود به حداکثربرسانند و افراد گروه زمانی که جلسه به درستی پیش می‌رود به احساس خوبی از یکپارچه شدن و هماهنگ شدن برسند.

روش کار با تکنیک توفان فکری مانند عملکرد یک چراغ راهنمایی در رانندگی است که همیشه برای هر نوع ایده حتی ایده‌هایی که به‌نظر ساده و پیش پا افتاده و مسخره هستند سبز است و حرکت و عبور خودرو‌ها ارائه ایده‌ها با سرعت مانعی ندارد. در مرحله ارزیابی ایده‌ها چراغ احتیاط زرد را باید روشن کرد تا هر ایده‌ای را نپذیریم و سرعت در این مرحله کند می‌شود. چراغ قرمز موقعی روشن می‌شود تا فرصت بررسی و پذیرش ایده‌های مطلوب با فرصت و فراغت بیشتر میسر شود و هر ایده‌ای مورد پذیرش قرار نمی‌گیرد و تعداد اندکی از ایده‌های ارائه شده مورد پذیرش قرار می‌گیرند. باید دقت کرد که هرگز چراغ زرد یا قرمز در اول جلسه توفان فکری نباید روشن شود در غیراین صورت سرعت ایده‌پردازی کم می‌شود و افراد راغب به ارائه ایده‌های خود نخواهند شد. هنگامی که از توفان مغزی برای حل مسئله‌ای در شرکت استفاده می‌شود معمولا تعداد راه‌حل‌‌ها بسیار مهم‌تر از کیفیت آنهاست و مدیران و صاحبان کسب‌و‌کار باید به این موضوع توجه داشته باشند.