راهکار‌هایی برای کاهش خطا در نامه ها و اسناد اداری

برنامه کاربردی TextMaster به تازگی تحقیقی منتشر کرده که طبق آن از هر 10 ایمیل کاری,‌9 ایمیل دارای اشتباهات تایپی و غلط‌های املایی است. ایمیلی که از طرف دوست شما به دست‌تان می‌رسد به مراتب پر اشتباه‌تر از ایمیلی است که او برای رئیس خود می‌فرستد. اما دوستان شما احتمالا از این دست اشتباهات تایپی و املایی چشم‌پوشی می‌کنند. در حالی که وجود چنین اشتباهاتی در یک نامه رسمی و شسته رفته به رئیس و یک مسئول بالادست، به نظر شرم‌آور است.

Bernard Fripiat یکی از مسئولان دوره کارآموزی در انجمن درست نویسی است و 20 سال تجربه دارد. او می‌گوید: «تصور کنید در متن یک قرارداد یا گزارش اشتباهات املایی و تایپی فاحشی داشته باشید. ممکن است دریافت‌کننده نامه این امر را به حساب سهل‌انگاری یا بی‌اعتنایی شما بگذارد و بابت آن دلخور شود. ممکن است وجود چنین اشتباهاتی در یک نامه یا قرارداد رسمی برای شما گران تمام شود. احتمالا به قیمت از دست دادن یک فرصت خوب شغلی یا از دست دادن اعتماد کارفرمای نکته‌بین شما باشد.»

در واقع کم‌کم زمان آن رسیده که در ادارات، شخصی با مسئولیت تصحیح نامه‌ها و اسناد اداری حضور داشته باشد. امروزه هرکس نامه و اسناد اداری خود را با کامپیوتر تایپ و آماده می‌کند. اغلب این نامه‌ها به چندین نفر ارسال می‌شود، همین خطا نویسنده را بیش از پیش در معرض دید قرار می‌دهد. در اینجا چند توصیه و راهکار برای کاهش اشتباهات ناشی از بی‌دقتی ذکر می‌کنیم.

استفاده از برنامه‌های تصحیح غلط‌های املایی

البته استفاده از این نرم‌افزار‌ها شبیه معجزه عمل نمی‌کند. هنوز راه زیادی تا تکمیل این نرم‌افزار‌ها باقی است. هر زبانی دشواری ‌های نوشتاری و رسم الخطی خود را دارد. تشخیص و تمایز قائل شدن میان کلمات هم آوا با دیکته‌های متفاوت و کلماتی که از نظر ترتیب حروف به هم شبیه هستند، برای این نرم‌افزار‌ها دشوار است اما تا حدی از افزایش غلط‌های املایی و تایپی جلوگیری می‌کند. دست‌کم می‌تواند جلوی حروفی را که از روی سهو دو بار تایپ می‌شود، بگیرد یا فاصله‌های بین کلمات را به‌صورت خودکار اصلاح ‌کند.

بازخوانی جملات از آخر به اول

بازخوانی دوباره و دوباره متن بهترین راه‌حل نیست. چرا که از نظر روانی، هنگام بازخوانی متن ذهن بیشتر از ظاهر و فرم، درگیر معناست. برای غلبه بر این تمایل روانی بهتر است جملات را تک‌تک و دوباره از آخر به اول بخوانید. در واقع بهتر است هر جمله را از آخر به اول از نظر املا چک کنید. با این روش روی غلط‌های املایی متمرکز می‌شوید و احتمال اشتباه را کاهش می‌دهید.

چاپ کردن اسناد

این روش برای نامه‌های پیش پا افتاده و ساده کاربرد ندارد. اما اگر قصد دارید طرحی را در قالب پاورپوینت در یک جلسه مهم ارائه دهید، پیشنهاد می‌کنیم این روش را به کار گیرید. قبل از نهایی کردن طرح، نسخه چاپی آن را کنترل کنید. به این روش اشتباهات بیشتر و دقیق‌تر در معرض دید شما قرار می‌گیرند و می‌توانید آنها را در نسخه نهایی اصلاح کنید.

نگارش نامه یا سند سر فرصت مناسب و بدون عجله

از قدیم گفته‌اند عجله کار شیطان است. عجله و فوریت در امری احتمال وقوع خطا را افزایش می‌دهد. بنابراین بر وسوسه پاسخ دهی فوری به یک ایمیل غلبه کنید. فرصتی را برای بازخوانی و کنترل متن به خود بدهید.

حتی برخی کارشناسان می‌گویند از متون مهم و پیچیده نسخه پیش‌نویس تهیه کنید و هر چند ساعت آن را بازخوانی کنید. با این روش به ذهن خود استراحت داده‌اید و آن را از متن دور نگه داشته‌اید. وقتی پس از چند ساعت به متن رجوع می‌کنید احتمال یافتن خطا‌ها بیشتر است.

تهیه لیستی از کلمات پر اشتباه

اگر اغلب مواقع در نوشتن املای کلمه‌ای شک می‌کنید و آن را غلط می‌نویسید، سعی کنید قانونی برای آن در نظر بگیرید. مثلا اگر همیشه در دیکته کلمه «سرمایه‌گذار» شک می‌کنید که با «ز» یا «ذ» است، یادتان باشد که مثلا سرمایه‌گذار، سرمایه‌ای را در جایی قرار می‌دهد و معنی گذاشتن می‌دهد، پس با «ذ» نوشته می‌شود. سعی کنید لیست کلماتی را که در یک بازه زمانی چند بار غلط نوشته‌اید، تهیه کنید و برای هر کدام یک قاعده دستور زبانی یا رمز درنظر بگیرید.

متوسل شدن به قدرت حافظه

طبیعی است که برای همه کلمات نمی‌توان قانونی در نظر گرفت. بهترین روش برای کاهش خطا در املای کلمات این است که فرم صحیح آن را به خاطر بسپارید. به‌نظر می‌رسد بهترین راهکار در این میان همان سیستم طبیعی حافظه و قدرت ذهن انسان است. سعی کنید زمان‌هایی را برای نوشتن انتخاب کنید که از حداکثر تمرکز برخوردار هستید. در مواقع خستگی و خواب‌آلودگی معمولا احتمال افزایش خطا بیشتر است.