اقدامات ضروری در راستای مدیریت کارآمد

همانطور که می دانید در هر شرکتی، یک هرم سازمانی وجود دارد که کل فعالیت ها را مدیریت می کند. صرف نظر از اینکه شما کجای هرم قرار دارید، در سمت مدیر ارشد، مدیر میانی یا در سطح سرپرست، بدون تردید شما مسئول هدایت و مدیریت نیروهای تحت سرپرستی خود هستید تا از طریق هدایت و مدیریت آنها به اهداف سازمانی دست پیدا کنید.

با توجه به این امر که مدیریت قلب تپنده شرکت محسوب می شود، لازم است همواره خود را در سطح مطلوب نگه دارید و رو به سمت جلو گام بردارید.این امر نیازمند رعایت اصولی است که در ادامه به چند مورد از آنها اشاره خواهیم کرد.

بهترین ها را گردآوری کنید

یک شرکت متشکل از تعداد زیادی از افراد است که اهمیت هریک از آنها غیرقابل انکار است. در صورتی که تیم مناسبی در اختیار نداشته باشید، بدون شک اگر از مسیر پیشرفت عقب نمانید، با کاهش چشمگیر سرعت مواجه خواهید شد. به همین خاطر لازم است کارکنان خود را براساس نیاز خود استخدام کنید. با این حال توجه به این نکته ضروری است که محیط کاری شرکت شما باید به گونه ای باشد که امکان پیشرفت و ترقی برای همگان مهیا باشد. درواقع اگر بتوانید فردی مناسب با مجموعه ای از مهارت های لازم را استخدام کنید - و او کاملا با برنامه های آینده شرکت شما هماهنگ باشد ـ نه تنها تیمی کارا برای پیشبرد اهداف سازمان تان خواهید داشت، بلکه چشم انداز موفقی را نیز برای خود فراهم ساخته اید.هیچ چیزی بدتر از در اختیارداشتن کارکنان خسته و بدون انرژی نیست.

در همین راستا اطمینان حاصل کنید که کارمندان تان را به چالش می کشید تا از بهترین و بیشترین توان شان استفاده کنند و آنها از این عمل شما رضایت کافی را دارند. در این رابطه توجه به این نکته ضروری است که هدف صرفا به چالش کشیدن است نه افزایش حجم یا ساعت کاری افراد.

انگیزه سازی کنید

یکی از وظایف مدیران ایجاد انگیزه برای زیردستان است. مدیر گاهی مجبور می شود افرادی را تنبیه یا جریمه کند. این عمل ممکن است باعث رنجش کارمند شده و می تواند در کارایی نیروی کار تأثیر منفی بگذارد. بنابراین باید بسیار دقت شود که جریمه و تنبیه به عنوان یک تکنیک کنترلی استفاده شود و سبب ایجاد بی انگیزگی در نیروی کار نشود. مدیران باید با زیردستان خود به بهترین نحو برخورد کنند و همانطور که حریم ها را حفظ می  کنند با آنها برخورد دوستانه داشته باشند.

کارمندان همیشه مدیری می خواهند که آنها را با درایت و درک درست رهبری کند. برای ایجاد چنین حسی کارهای ساده ای می توانید انجام دهید. مثلا افراد را با اسم کوچک صدا کنید. درباره خانواده آنها صحبت کنید، حتی می توانید درباره رضایت آنها از وضعیت زندگی و رفاه آن بپرسید، به طوری که احساس تعلق را در پرسنل خود افزایش دهید. برای اینکه افراد را در انجام امور محوله مؤثرتر به کار گیرید روال یکنواخت کار را بشکنید. می توانید کمی به وظایف فرد اضافه کنید یا تغییرات کوچکی در سیستم کاری او ایجاد کنید، حتی پیشنهادهای بسیار کوچک مدیر می تواند ارزشمند واقع شود.

یکی دیگر از کارهایی که می توانید انجام دهید افزودن دستمزد کارکنان است. توجه به این نکته ضروری است که افراد تنها کارهایی را به بهترین شکل انجام می دهند که نسبت به آن تمایل داشته باشند. با این حال همواره این احتمال وجود دارد که انگیزه افراد کمرنگ شود، بدون شک مدیری موفق است که مانع این امر شود و همواره نسبت به این امر توجه کافی را داشته باشد.

از اهمیت کار تیمی غافل نشوید

کار تیمی مؤثر برای موفقیت کسب و کار ها حتی شرکت های کوچک که تنها چند کارمند دارند، ضروری است. این امر به کسب وکارها اجازه می دهد با ترکیب نقاط قوت و دیدگاه های همه کارکنان، دستیابی به اهداف سازمانی را تسهیل کنند. این یک واقعیت غیرقابل انکار است که کارها در قالب تیم بهتر جلو می روند و با توجه به این امر که در عصر حاضر رقابت به اوج خود رسیده است، تنها شرکتی می تواند رو به جلو گام بردارد که نسبت به سایرین در این رابطه موفق تر عمل می کند.

فعالیت تیمی به مدیران کسب و کار اجازه می  دهد بهترین استعدادهای کارکنان خود را شناسایی و آشکار کرده و بهترین نتایج ممکن را از طریق کار مشارکتی محقق کنند. این امر منجر به ایجاد روابط جدید میان افراد در محل کار می شود و به مدیران در کشف قابلیت ها و مهارت هایی که پیش از این به واسطه انجام وظایف شغلی و در قالب شرح شغل مشاهده نمی شد، کمک می کند.

تحقیقات بسیاری اثرات تیم سازی و فعالیت های خاص برنامه ریزی شده برای تیم  ها را در ارتقای رفاه، بهره وری و روحیه کارمندان و موفقیت در کسب و کار به اثبات رسانده اند.درواقع کارمندان با یادگیری تلفیقی قابلیت های فردی و شغلی برای بالا بردن مشارکت به جای رقابت، بیشتر از همیشه به انجام موفق و تأثیرگذار فعالیت  های شغلی در محل کار قادر می شوند. درحالی که بارها به اثبات رسیده است که داشتن تیمی با اعضای با انگیزه بالا، عملکرد بهتر و نتایج قابل قبول تری را نسبت به فعالیت های فردی به دنبال دارد. در این صورت فعالیت  های شغلی در مدت زمان کمتری انجام شده و اعضای تیم از مزایای مهارت  های مختلف هر یک از اعضا بهره مند می شوند.

رهبر شرکت باشید نه صرفا یک مدیر

بدون تردید هر تیم شایسته و باانگیزه ای به رهبری کاربلد نیاز دارد، در غیر این صورت تلاش های آنها به نتیجه لازم دست پیدا نخواهد کرد. درست مانند یک تیم فوتبال که جمع ستارگان بدون وجود مربی موفق نخواهند بود. با این حال پرسشی که مطرح است اینکه تفاوت مدیر با یک رهبر در چیست؟

در یک سازمان با وجود تفاوت عمده بین «رهبری» و «مدیریت»، ارتباط تنگاتنگى بین آن دو وجود دارد؛ یک رهبر مى تواند مدیر باشد و یک مدیر نیز می تواند «رهبری» کند. عکس این قضیه نیز صادق است، با این حال دلیل این امر که رهبری را نسبت به مدیریت در جایگاه بالاتری می دانیم این است که یک رهبر فارغ از تمامی ویژگی های خود در قلب کارکنان جای دارد و همین امر باعث می شود راندمان کار شرکت به نحو چشمگیری افزایش پیدا کند. به بیانی دیگر، مدیر اداره مى کند در حالى که رهبر ابداع مى کند. به همین خاطر و با توجه به نکات ذکر شده بهتر است تا نقش یک رهبر را در شرکت خود داشته باشید.

مدیریت بهتری روی هزینه و زمان خود داشته باشید

هدف اصلی هر کسب و کاری بدون شک کسب سود است و شما تنها زمانی به آن دست پیدا خواهید کرد که میزان درآمد شما بیشتر از مخارج تان باشد. با این حال در موارد بسیاری مشاهده شده است که عدم مدیریت درست روی هزینه ها باعث می شود هزینه ها روند صعودی به خود گرفته و شرکت را در شرایط بحرانی قرار دهد. به همین خاطر لازم است در ابتدا هزینه های خود را مشخص و سپس اقدام به حذف موارد غیر ضروری کنید و همواره بودجه مشخصی برای اقدامات خود تعیین کنید. در رابطه با مقوله زمان نیز توجه به این نکته ضروری است که زمان از دست رفته تحت هیچ شرایطی قابل بازگشت نیست و با توجه به این امر که شما زمان محدودی در اختیار دارید، لازم است کارهای خود را به نحو علمی و با توجه به توانایی های خودتان اولویت بندی کنید.

به خود زمانی برای استراحت اختصاص دهید

همواره مدیران از مشغله کاری بسیار بالایی برخوردار هستند و به علت اهمیت کار آنها نمی توانند برخی وظابف خود را نادیده بگیرند. با این حال در صورتی که برای مدت طولانی به همین شیوه علم کنند، با مشکلات جدی روحی و جسمی مواجه خواهند شد. بدون شک همین مشکلات مدیران را برای مدتی هم که شده از کارشان دور خواهد ساخت که ممکن است عدم حضور آنها، ضربه جدی به بدنه شرکت وارد سازد. برای پیشگیری از چنین رخدادی لازم است همواره زمانی را به استراحت اختصاص دهند.

در رابطه با این امر هر فردی باید با توجه به حجم کار و نیاز خود عمل کند و به همین خاطر دستورالعمل خاص و جامعی وجود ندارد. استراحت دوره ای در طول کار، برای سلامتی جسمی و روانی کارمندان و کارفرمایان بسیار مهم است. متمرکز نگه داشتن ذهن روی یک فعالیت مشابه برای دوره های طولانی، در نهایت باعث خسته شدن آن می شود. هنگامی  که مغز خسته می شود، کمتر کار می کند و این می تواند به اشتباهات و کیفیت پایین کاری منجر شود.