وقتی مدیران عملیاتی «چه چیزی» (اهداف کمی و مقاصد کلان سازمان) را بدانند و درک کنند، میتوانند با «چگونگی» (برنامههای جزئی عملیاتی و مالی) کنار بیایند. برنامههای مالی و عملیاتی به دو سوال پاسخ میدهند: برای رسیدن به اهداف عملکردی مبتنی بر برنامه استراتژیک، چه تاکتیکها و ابتکار عملهایی باید دنبال شود؟ نتایج مالی مورد انتظار حاصل از اجرای تاکتیکها کدامند؟
- آیا ویژگیهای لازم برای محصولات و خدمات ارائه شده تغییر کرده است؟ اگر چنین است، چگونه باید به این تغییرات پاسخ دهیم؟
- چه اتفاقهایی در صنعت و وضعیت رقبایمان رخ داده است که آن قدر اهمیت دارد که باید در اهداف خودمان لحاظ کنیم؟
چرا به تفکر استراتژیک نیاز داریم؟
بهعنوان مدیر، در واحدی از سازمان کار میکنید و این سازمان واحدهای مختلفی دارد. هر روز تصمیمهای متعددی میگیرید- تصمیمهایی که میتواند به سازمان کمک کند یا به آن آسیب بزند- و این موضوع به میزان استراتژیک بودن این تصمیمها بستگی دارد. برای گرفتن تصمیمی که بهترین نتایج را برای سازمان داشته باشد، باید پیامدهای گسترده آن را در نظر داشته باشید. همچنین باید به این نکته توجه داشته باشید که همواره اطلاعات محدود و مبهمی برای تصمیمهای پیچیده در اختیار دارید. برای تصمیمگیری عاقلانهتر، باید تفکری استراتژیک داشته باشید، اما داشتن تفکر استراتژیک یک فرآیند است و باید مهارتهای آن را یاد بگیرید و بهطور درستی به کار ببندید.
با تسلط بر فرآیند تفکر استراتژیک و تمرین مهارتهای آن، به یک متفکر استراتژیک در سازمان تبدیل خواهید شد. سناریوهای مختلف و پروژههای مرتبط باید نسبت به امکانپذیری مالی، نیازمندیهای منابع و ریسک کلی آنها ارزیابی شوند.
برنامهریزی عملیاتی
یک برنامه عملیاتی، اهداف کمی و کلان استراتژیک سازمان را به مجموعهای از پروژهها و تاکتیکهای واضح، تقاضاهای منابع و نتایج مورد انتظار برای چند دوره زمانی در آینده، که معمولا (اما نه همیشه) یک سال است، تبدیل میکند. اساسا یک برنامه عملیاتی مانند یک برنامه پروژه است که جهت تضمین تحقق بخشیدن به استراتژی یک سازمان طراحی شده است. اغلب برنامهریزی عملیاتی، یکپارچهسازی است. استراتژی، تاکتیکها را هدایت میکند و تاکتیکها، منجر به تولید نتایج میشوند.
بهطور پایهای، تاکتیکها و پروژهها تعریف شده در یک برنامه عملیاتی نیازمند ارتباط مستقیم با اهداف و مقاصد کلان کلیدی در برنامه استراتژیک هستند. اگر هیچ ارتباطی میان یک تاکتیک منفرد و یک یا چند هدف کمی یا مقصود کلان وجود نداشته باشد، مدیریت باید این سوال را مطرح کند که آیا اصلا تاکتیک و پروژههای مرتبط با آن واقعا مورد نیاز هستند یا خیر. متدولوژیهای BPM برای تضمین وجود این ارتباطات هستند.
برنامهریزی عملیاتی میتواند یا تکنیک محور یا بودجهمحور باشد. در یک برنامه تاکتیک محور، تاکتیکها برای دستیابی به اهداف کمی و مقاصد کلان موجود در برنامه استراتژیک، پایهگذاری شدهاند. برعکس، در یک برنامه بودجه محور، یک برنامه مالی یا بودجهای پایهریزی شده است که به ارزشهای مالی مورد نظر منجر میشود. سازمانهایی که بر مبنای به روشها عمل میکنند، از برنامهریزی عملیاتی تاکتیکمحور استفاده میکنند.
این بدان معناست که آنها فرآیند برنامهریزی عملیاتی را با تعریف پروژهها و تاکتیکهایی که میتوانند جهت رسیدن به یک هدف بهخصوص مورد استفاده قرار گیرند، آغاز میکنند. بهعنوان مثال، اگر یک کسبوکار، یک رشد 10درصدی در حاشیه سود (نسبت تفاوت میان درآمد و هزینهها تقسیم بر درآمد) را هدف قرار دهد، ابتدا مشخص خواهد کرد که برای افزایش حاشیه سود آیا توسط افزایش درآمد برنامهریزی کند یا با کاهش هزینهها یا از طریق ترکیبی از این دو، حاشیه سود را افزایش دهد. اگر بر درآمد تمرکز کند، این سوال مطرح میشود که آیا برای ورود به بازارهای جدید برنامهریزی کند یا فروش خود را ارتقاء دهد یا محصولات جدیدی عرضه کند، یا ترکیبی از اینها را اعمال کند.
شناسایی اهداف بالقوه
بهطور منظم (بهطور معمول در بیشتر سازمانها یک یا دو بار در سال) فعالیتهای مختلف واحد و نقش گروههای کاری را مرور کنید. به دنبال فرصت تعیین اهداف در حوزههایی باشید که بیشترین اثر را داشته باشند. اعضای تیم را جمع کنید تا درباره اهداف بالقوه واحد فکر کنید. پرسشهای زیر میتواند به کشف اهداف کمک کند.
- چه اقدامهایی برای حمایت و حرکت در راستای استراتژی شرکت باید انجام بدهیم؟ آیا استراتژی شرکت تغییر کرده است؟ اگر چنین است، این تغییر چه اهدافی را به ما توصیه میکند؟
- چه استانداردهایی را باید در انجام کارهایمان رعایت کنیم؟
- چه بهبودهایی در بهرهوری و کارآمدی واحد، آثار مثبتی بر کل سازمان خواهد داشت؟
- چه مزایایی را میخواهیم به مشتریهایمان عرضه کنیم؟ چه چیزهایی باید به آنها بدهیم تا رقابتیتر بشویم یا همچنان رقابتی باقی بمانیم.
نکته: کارهای با اولویت را زمانبندی کنید. فعالیتهای مهم و استراتژیک را در برنامه زمانی خود بگنجانید، بنابراین برنامه شما با وظایف و جلسات حاشیهای پر نمیشود.
به یاد داشته باشید که برخی وظایف ضروری هستند، اما برای پشبرد اهداف ما اهمیتی ندارند. برای نمونه، باید گزارشی تا پایان روز ارائه بشود (ضروری و فوری) اما تکمیل به موقع آن نقش اندکی در اهداف گروه شما دارد (غیر مهم). اگر به انجام وظایف ضروری اما غیرمهم بپردازید این خطر وجود دارد که اقدامهای استراتژیک ارزشمند در حاشیه قرار بگیرند.
با شناسایی فعالیتهای با اولویت بالا، راحتتر میتوانید تصمیم بگیرید چگونه از زمان خود استفاده کنید، بر چه وظایفی تمرکز کنید و به چه ترتیبی آن را انجام بدهید. میتوانید کارهای خود را به چند بخش تقسیم کنید. تصمیم بگیرید کدام بخش را امروز، فردا، هفته بعد یا ماه بعد انجام بدهید. با این روش، راحتتر میتوانید متوجه شوید کدام کارها کمتر استراتژیک هستند و میتوانید به سایر اعضا واگذار کنید یا بهطور کلی آنها را کنار بگذارید.
از «کاربرگ اولویتبندی اقدام ها» در بخش نکات و ابزارها برای این گام تفکر استراتژیک استفاده کنید. نحوه اولویتبندی اقدامها، بعد دیگری از به کار گرفتن مهارتهای تفکر استراتژیک است. در هر موقعیت کسبوکار- مدیریت پروژه، برنامهریزی کارهای روزانه، گرفتن یک تصمیم، یا حل یک مشکل- زمان و انرژی زیادی میتواند صرف شمار زیادی از کارها بشود. دو شیوه اولویتبندی برای اقدامها وجود دارد؛ تعیین مهلتهای زمانی و در نظر داشتن تصویر جامع.
ادامه دارد...
گرایش برنامهریزی استراتژیک DBA