اهمیت BI(هوش تجاری) در تصمیمات استراتژیک سازمان ها

همانطور که از تعاریف متعدد استنباط می شود، هوش تجاری در قالب هر تعریفی به دنبال افزایش سودآوری سازمان با استفاده از اتخاذ تصمیمات هوشمند و دقیق است و به طور اعم می توان اهداف زیر را برای این رویکرد نوین عنوان کرد.

1 - تعیین گرایش های تجاری سازمان که موجب می شود سازمان بدون اتلاف وقت، هزینه و انرژی در سایر مسیرها روی اهداف کلان و اساسی خود متمرکز شود.

2- تحلیل عمیق بازار.

3- پیش بینی بازار که می تواند قبل از اینکه رقبا سهم بازار خود را توسعه دهند، منافع جدید به وجود آمده در بازار را عاید سازمان کند.

4- بالابردن سطح رضایتمندی مشتریان که می تواند موجبات استمرار کسب و کار باشد و از دست دادن این اعتماد و رضایتمندی مراتبی را برای بنگاه به همراه دارد.

5- شناسایی مشتریان دائمی که وفادارند. می توان با پیگیری رفتار آنان، جهت گیری های کلان و استراتژیک را انجام داد.

6- تقسیم بندی مشتریان و متعاقبا ایجاد تنوع در روش برخورد با هر گروه از مشتریان.

7- افزایش کارایی سازمان در امور داخلی و شفاف سازی رویه فرآیندهای کلیدی.

8- استانداردسازی و ایجاد سازگاری بین ساختارهای سازمان.

9-تسهیل در تصمیم گیری که جزو اهداف اساسی هوش تجاری محسوب می شود.

10- تشخیص زودهنگام خطرات قبل از اینکه سازمان را به مخاطرات جدی بکشاند و شناسایی فرصت های کسب و کار قبل از اینکه رقبا آن را تصاحب کنند.

با توجه به موارد فوق می توان گفت که احساس نیاز به وجود هوش تجاری در سازمان برای اولین بار در سطوح بالای مدیریتی احساس می شود و از بالای هرم ساختار سازمانی به بخش های زیرین منتقل می شود، ولی برای ایجاد آن باید از پایین ترین سطوح و لایه ها شروع کرد.

مهم ترین نیاز یک مدیر، داشتن اطلاعات دقیق برای اتخاذ تصمیم درست است. فرآیند تصمیم گیری می تواند به سه بخش کلی زیر تقسیم شود. با توجه به انواع مختلف تصمیم گیری (براساس میزان ساخت یافته بودن آن) هر یک از بخش ها اهمیت متفاوتی خواهند داشت.

1- دسترسی، جمع آوری و پالایش داده ها و اطلاعات مورد نیاز

2- پردازش، تحلیل و نتیجه گیری براساس دانش

3-اعمال نتیجه و نظارت بر پیامدهای اجرای آن.

در هر یک از موارد فوق، سازمان های قدیمی که از هوش تجاری استفاده نمی کنند، دارای مشکلاتی هستند که اغلب از عواملی چون حجیم بودن داده ها، پیچیدگی در تحلیل ها و ناتوانی در ردگیری نتایج فرآیندها و پیامدهای تصمیمات گرفته شده، نشأت می گیرد. هوش تجاری با کمک به حل مشکلات فوق، به دلیل ساختاری که در سازمان به وجود می آورد، فرصت های جدیدی نیز برای رشد سازمان ایجاد می کند و نه تنها عامل حذف مشکلات است، بلکه با صرفه جویی در زمان و هزینه، شرایط کاری را دگرگون می سازد.

رشد تصمیم گیری سازمان معمولاً بدین ترتیب است که پایین ترین سطح انجام فعالیت های تجاری یک سازمان، سطح عملیاتی است که فرآیند در دفعات بالا و معمولاً به صورت تکراری در رده های پایین سازمان انجام می شود و معمولاً با حجم کمی از داده ها سر و کار دارند. تصمیمات گرفته شده در این سطوح غالبا در حوزه مسائل ساخت یافته و توسط مدیران رده پایین اتخاذ می شود. نتایج حاصل از این تصمیمات، تأثیرات کوتاه مدت و خرد در سازمان دارند.

سطح تاکتیکی در سازمان مربوط به عملیاتی است که در حوزه مدیران میانی انجام می شود. این عملیات می تواند شامل پیگیری عملیات در سطح پایین، نحوه انجام آن، گزارش گیری و نهایتاً جمع بندی داده های مفید برای اتخاذ تصمیمات میان مدت سازمان باشد. تصمیمات گرفته شده در این سطح غالبا در حوزه مسائل نیمه ساخت یافته و توسط مدیران میانی اتخاذ می شود و نهایتاً بالاترین سطح استراتژیک مربوط به تصمیم گیری های کلان سازمان است که توسط مدیران رده بالا اتخاذ می شود. این نوع استفاده ها در دفعات کم و در دوره های طولانی انجام می شود، اما ممکن است با حجم بالایی از اطلاعات و پردازش ها همراه باشد. تصمیمات گرفته شده در این سطوح غالبا در حوزه مسائل غیر ساخت یافته و توسط مدیران ارشد انجام می شود و نتایج حاصله تأثیرات بلند مدت و کلانی در مسیر حرکت سازمان دارد.

کاربرد هوش تجاری در سطح استراتژیک را می توان به نوعی برای کمک به افزایش کارایی کلی سازمان و بهینه سازی فرآیندها در کنار یکدیگر، در نظر گرفت. این سیستم ها روی برخی ویژگی های مهم مالی و سایر پارامترهای مهم دیگر در افزایش کارایی سازمان متمرکز می شوند. بدیهی است که سیستم در این سطوح باید فرآیندهای خارجی سازمان را نیز در بر بگیرد. خصوصیات مختلف برنامه های کاربردی در مقاطع مختلف سازمان، باعث ایجاد تفاوت هایی در ابزارها، تکنیک ها و زیرساخت های مورد نیاز برای هر یک از آنها می شود. استفاده از ابزارهای تحلیلی و هوشمند بیشتر در سطح بالا انجام می شود که نیازمند پردازش های بالا با میزان دسترسی انبوهی از اطلاعات در سطوح استراتژیک و تاکتیکی بیشتر از عملیاتی است. بخش عملیاتی هوش تجاری بیشتر وظیفه جمع آوری اطلاعات و ذخیره سازی آنها را در پایگاه داده های خصوصی بر عهده دارد.

DBA با گرایش برنامه ریزی استراتژیک