ارسال ایمیل هنوز هم یکی از پرکاربردترین روش های ارتباطات سازمانی و رعایت لحن و نوشتار صحیح در آن، برای هر فردی ضروری است.

در ادامه این مقاله برخی از عبارات را معرفی و دلیل مضر بودن آنها را بیان می کنیم.

۱- فردا به مرخصی استعلاجی نیاز دارم

همه کارمندان در دوران کاری خود یک یا چند روز را به بهانه مرخصی استعلاجی به کارهای شخصی پرداخته اند. این رفتار عادی است، اما اشاره کردن به آن در ایمیل های شرکتی، حرکت هوشمندانه ای نیست. پاتریک کالوین، شریک تجاری بخش نیروی انسانی یو اس ای تودی، در این مورد می گوید: «اگر پیام و ایمیل شما به دست افرادی غیر از مدیر مورد نظر بیفتد، این نوع اطلاع رسانی، عدم صداقت شما را پیش همگان آشکار خواهد کرد. تنها در حالتی که واقعا احساس بیماری می کنید، می توانید چنین پیامی ارسال کنید.»

فراموش نکنید که عنوان کردن صادقانه مشکل شخصی با مدیر، بهترین راه حل است و در مقابل، ارسال پیام با چنین مضمونی، شک مدیر را نسبت به صداقت شما افزایش خواهد داد.

۲- همکارم در این پروژه موفق نبود

کم بیشاپ، مدیرعاملSkillPath، در این باره می گوید: «هیچ گاه در ایمیل ها در مورد کارایی همکارتان صحبت نکنید، مگر اینکه مدیر او هستید و با مدیر بالاتر یا واحد نیروی انسانی مکاتبه می کنید. این کار نه تنها بی ادبانه است، بلکه هیچ قانونی به شما اجازه نمی دهد در مورد بهره وری یک نفر در مکاتبات ایمیلی صحبت کنید.»

۳- من احساس می کنم

کارشناسان کسب و کار معتقدند هیچ گاه نباید در مکاتبات اداری به احساسات رجوع کرد. فضای کسب وکار نیاز به حقایق، آمارهای صحیح و همچنین اطلاعات قابل استناد دارد. وقتی شما احساس تان را در پیامی بیان می کنید، نمی توانید از آن پشتیبانی کنید، چراکه صدای شما و لحن بیان تان در ایمیل وجود ندارد. به بیان دیگر، بیان احساسات و تفکرات درونی نیاز به مکالمه حضوری دارد و فضای خشک و قانون مند مکاتبات، برای آن مناسب نیست.

مطلب مرتبط: چگونه یک خبرنامه حرفه ای ارسال کنیم؟

۴- آیا اسناد را تا زمان تعیین شده برای من ارسال خواهید کرد؟

در ایمیل های کاری باید قاطعیت بیشتری داشته باشید. وقتی شما از مخاطب به صورت سؤال بالا درخواست می کنید، به او اجازه می دهید زمان را کمی جابه جا کند. قطعا در ادامه سؤال بالا، به او می گویید آماده نبودن اسناد در زمان مشخص، ایراد خاصی ندارد. در این حالت، نمی توانید برنامه ریزی مناسبی روی پروژه داشته باشید.

به جای سؤال بالا می توانید از این عبارت استفاده کنید: «آیا اسنادی را که قبلا ارسال کردم مطالعه کردید؟ لطفا آنها را مطالعه کنید و پاسخ را تا روز آینده و ساعت ۳ بعدازظهر برایم ارسال کنید تا بتوانیم طبق برنامه ریزی پروژه پیش برویم.» لحن قاطعانه و البته مؤدبانه باعث می شود که کارها روی نظم پیش بروند و شما نیز فردی بااعتمادبه نفس و لایق به نظر برسید.

۵- این فایل پروژه ای است که با همکارانم انجام می دهیم. لطفا نظرتان را برایم ارسال کنید

اشتراک اطلاعات شرکت و اسناد محرمانه و اختصاصی جایی در ایمیل ها ندارد. این اتفاق اگر به صورت تصادفی هم رخ بدهد، می تواند منجر به اخراج شما شود. تمایل به اشتراک کارها در میان نسل جوان بیشتر دیده می شود، اما باید توجه داشت که این نوع اشتراک اطلاعات حتی با دوستان، ضررهای جبران ناپذیری به روند کاری شما وارد خواهد کرد.

۶- برخی اوقات از این کار خسته می شوم

حتی زمانی که برای بهترین دوست و همکار خود نامه می نویسید، هرگز در مورد شرایط کار از جملات منفی استفاده نکنید. پیام های شما ممکن است به هر نحوی به مدیرتان برسد. در بهترین حالت رئیس در جلسه ای خصوصی مشکلات شما را می شنود و در بدترین حالت، با نوشتن پیام های منفی، نامه اخراج خود را امضا کرده اید.

۷- بابت عملکرد امروز عذرخواهی می کنم

عذرخواهی و قبول مسئولیت از رفتارهای بسیار پسندیده کاری هستند. نکته اینجا است که برخی افراد در این رفتار زیاده روی به خرج می دهند و بیش از اندازه از عملکرد خود عذرخواهی می کنند. زنان به خاطر تربیت های اجتماعی نادرست، بیش از مردان چنین رفتاری از خود نشان می دهند و در نتیجه فرصت پیشرفت خود را از بین می برند. اگر جزو افرادی هستید که گاه و بی گاه با عبارات عاجزانه معذرت خواهی می کنند یا ارزش ایده و نظر خود را پایین می شمارند، هرچه سریع تر به فکر تغییر رفتار خود باشید، چرا که ادامه این رفتار شما را فردی ضعیف و همچنین غیرقابل اطمینان نشان می دهد.

۸- کارتان عالی بود، دفعه بعد لطفا این موارد را هم در نظر بگیرید

عموم افراد تصور می کنند که ارائه انتقاد و پیشنهاد از طریق ایمیل سازنده خواهد بود. پیام های متنی نمی توانند منظور شما از انتقاد را به خوبی بیان کنند و عموما منفی برداشت می شوند. بهترین روش ابراز انتقاد، مکالمات صوتی و تصویری یا ملاقات های حضوری است. اگر در بدترین حالت مجبور هستید انتقاد را از طریق ایمیل بیان کنید، مثبت ترین لحن ممکن را انتخاب کنید. البته عموما پیام های انتقادی اثر سازنده نخواهند داشت.

۹- من از فرصت های جدید استقبال می کنم

یکی از بدترین و معمول ترین رفتارها در میان کارمندان، اشتراک ایده در مورد ترک شرکت و جست وجو برای فرصت های جدید است. این پیام ها بدترین نشانه در مورد علاقه شما به کار فعلی هستند و امنیت شغلی را با خطرات جدی مواجه می کنند. حتی اگر به فکر شغل جدید هستید، تا نهایی شدن فرآیند آن، هیچ صحبتی در این مورد با همکاران تان نداشته باشید.

مطلب مرتبط: بهبود ارتباطات اجتماعی و سازمانی / عبارات ساده ای که به بهبود ارتباطات شما کمک می کنند

۱۰ - طبق آخرین ایمیل ارسالی

این عبارات عموما با اشاره به پیام های قبلی ارسال می شوند و نوعی سرزنش در پی دارند. این سبک از یادآوری کاری تنها انرژی منفی به افراد منتقل می کند و اثر سازنده نخواهد داشت. اشاره مستقیم به پیام های قبلی به فرد یادآوری می کند که کاری را انجام نداده اند و حالت سرزنشی دارند.