چرا تقویم کاری شلوغ به معنای موفقیت نیست؟

تقویم‌ های ما به میدان نبرد تبدیل شده‌ اند. جلسات پشت سر هم، فهرست‌ های بی پایان از وظایف و صندوق ورودی ایمیلی که هرگز آرام نمی‌ گیرد. ما در فرهنگی زندگی می‌ کنیم که مشغول بودن را با مهم بودن برابر می‌ داند. پاسخ به سوال «اوضاع چطور است؟» با یک «سرم خیلی شلوغ است» همراه با آهی از سر افتخار به یک نشان لیاقت اجتماعی تبدیل شده است.

ما به اشتباه حرکت را با پیشرفت یکی گرفته‌ ایم، اما این یک توهم خطرناک است؛ یک مسکن فرهنگی که ما را از روبه رو شدن با یک حقیقت ناخوشایند بازمی‌ دارد: حجم عظیمی از این فعالیت‌ های تب‌ آلود تنها اتلاف انرژی است. اینها حرکت‌ هایی درجا هستند که هیچ تاثیر معناداری بر روی نتایج مهم ندارند. 

ما مانند یک دونده بر روی تردمیل با سرعت بر روی چرخ زندگی حرفه‌ ای خود می‌ دویم، عرق می‌ ریزیم و خسته می‌ شویم، اما در نهایت هیچ مسافتی را طی نکرده‌ ایم. این مقاله یک اعلام جنگ علیه «فرهنگ مشغولیت» است. این یک کالبدشکافی از این موضوع است که چگونه هوشمندترین افراد و سازمان‌ ها با شجاعت از تله فعالیت‌ های بی‌ حاصل فرار کرده و انرژی خود را به صورت بی‌ رحمانه‌ ای تنها بر روی چند اقدام کلیدی متمرکز می‌ کنند که واقعا آینده را شکل می‌ دهند.

متریک‌ های پوچ: وقتی اندازه‌ گیری اشتباه ما را به مسیر غلط می‌ برد

ما در دنیایی زندگی می‌ کنیم که تقریبا هر چیزی قابل اندازه‌ گیری است. تعداد ایمیل‌ های پاسخ داده شده، تعداد ساعات کار کرده و تعداد جلسات شرکت کرده. مشکل این است که ما به اندازه‌ گیری چیزهایی معتاد شده‌ ایم که اندازه‌ گیری شان آسان است، نه چیزهایی که واقعا اهمیت دارند.

اینها متریک‌ های پوچ (Vanity Metrics) هستند. آنها به ما احساس خوبی از فعالیت و پیشرفت می‌ دهند، اما هیچ ارتباطی با تاثیرگذاری واقعی ندارند. یک تیم فروش را در نظر بگیرید که مدیرشان، آنها را براساس تعداد تماس‌ های تلفنی در روز ارزیابی می‌ کند. تیم به سرعت یاد می‌ گیرد که چگونه بازی را انجام دهد. آنها تماس‌ های کوتاه و بی‌ کیفیتی برقرار می‌ کنند تا عدد موردنظر مدیر را برآورده سازند. آمار فعالیت بالا می‌ رود، اما فروش واقعی ممکن است کاهش یابد. 

شرکت‌ های بزرگی مانند گوگل دریافته‌ اند که ساعت‌ های طولانی حضور در دفتر، هیچ ارتباطی با تولید بهترین ایده‌ ها ندارد. به همین دلیل بود که آنها سیاست معروف «۲۰ درصد زمان» را معرفی کردند که به مهندسان اجازه می‌ داد روی پروژه‌ های شخصی و کنجکاوانه کار کنند. این سیاست، به جای پاداش دادن به مشغولیت به کنجکاوی و آزمایشگری پاداش می‌ داد و نتیجه آن، محصولاتی انقلابی مانندجیمیلبود. سازمان‌ های تاثیرگذار، فرهنگ خود را از ستایش تلاش به ستایش نتیجه تغییر می‌ دهند. آنها می‌ پرسند: آیا این فعالیت، ما را به هدف اصلی نزدیک‌ تر می‌ کند؟ اگر پاسخ منفی باشد، با بی‌ رحمی آن را حذف می‌ کنند.

مطلب مرتبط: مدیریت تقویم کاری (Business Calendar) در 5 گام

هنر «نه» گفتن استراتژیک

هر بار که شما به یک درخواست «بله» می‌ گویید، در حال گفتن یک «نه» پنهان به تمام کارهای دیگری هستید که می‌ توانستید با آن زمان انجام دهید. افراد موفق و تاثیرگذار، استادان هنر «نه» گفتن هستند. آنها درک می‌ کنند که منابع شان (زمان، توجه و انرژی) به شدت محدود است و باید با وسواس از آنها محافظت کنند. 

استیو جابز،پس از بازگشتش به اپل در سال ۱۹۹۷، بیش از ۷۰ درصد از خط تولید محصولات این شرکت را متوقف کرد. او به صدها پروژه خوب «نه» گفت تا شرکت بتواند تمام انرژی خود را بر روی چند محصول عالی مانندآیمکمتمرکز کند. 

این تصمیم شرکت را از ورشکستگی نجات داد. «نه» گفتن استراتژیک، یک مهارت تدافعی نیست، بلکه یک سلاح تهاجمی است. این کار به شما اجازه می‌ دهد تا از استراتژی خود در برابر حواس‌ پرتی‌ ها و فرصت‌ های وسوسه‌ انگیزی که شما را از مسیر اصلی منحرف می‌ کنند، محافظت نمایید. 

مشکل این است که «نه» گفتن، از نظر اجتماعی دشوار است. ما نمی‌ خواهیم دیگران را ناامید کنیم اما رهبران تاثیرگذار، ترجیح می‌ دهند تعداد کمی از افراد را به خاطر مسائل درست ناامید کنند، تا اینکه همه را با یک عملکرد متوسط راضی نگه دارند. آنها فهمیده‌ اند که هزینه فرصتِ یک «بله» اشتباه، بسیار ویران گرتر از ناراحتی کوتاه مدت ناشی از یک «نه» قاطع است.

قانون پارتو در مقیاس بزرگ

اصل پارتو یا قانون ۲۰/۸۰ بیان می‌ کند که در بسیاری از پدیده‌ ها، تقریبا ۸۰ درصد از نتایج، از ۲۰ درصد از تلاش‌ ها ناشی می‌ شود. این اصل، یک ابزار تحلیلی ساده نیست، بلکه یک جهان بینی قدرتمند برای افزایش تاثیرگذاری است. افراد معمولی، زمان خود را به طور مساوی میان تمام وظایف تقسیم می‌ کنند. اما افراد تاثیرگذار، به طور مداوم در جست‎وجوی آن ۲۰ درصد حیاتی هستند. 

آنها می‌ پرسند: کدام مشتریان، ۸۰ درصد سود ما را ایجاد می‌ کنند؟ کدام ویژگی‌ های محصول، ۸۰ درصد رضایت کاربران را به همراه دارد؟ کدام عادت روزانه، ۸۰ درصد انرژی و تمرکز ما را تامین می‌ کند؟ یک شرکت نرم‌ افزاری مانند مایکروسافت، به جای تلاش برای اضافه کردن صدها ویژگی جدید و متوسط به نرم‌ افزار ورد، منابع خود را بر روی بهبود همان چند ویژگی کلیدی متمرکز می‌ کند که اکثر کاربران هر روز از آنها استفاده می‌ نمایند. شناسایی این اهرم‌ های کلیدی، نیازمند یک ذهنیت تحلیلی و شجاعت برای نادیده گرفتن ۹۰ درصد چیزهای دیگر است. 

این یعنی پذیرش این واقعیت که همه کارها ارزش یکسانی ندارند. در فهرست وظایف ده تایی شما، احتمالا تنها یک یا دو مورد هستند که می‌ توانند به تنهایی، موفقیت کل روز یا هفته شما را تضمین کنند. افراد تاثیرگذار، روز خود را با حمله به همین یک یا دو مورد آغاز می‌ کنند و اجازه نمی‌ دهند کارهای کوچک و فوری، آنها را از مسیر اصلی منحرف کنند.

حرکت از مدیریت زمان به مدیریت انرژی

تقویم ما می‌ تواند به ما بگوید که چگونه زمان خود را تخصیص دهیم، اما هیچ چیزی در مورد کیفیت انرژی ما در آن زمان نمی‌ گوید. یک ساعت کار با تمرکز کامل در اوج انرژی صبحگاهی، می‌ تواند معادل چهار ساعت کار با ذهن خسته و پریشان در بعدازظهر باشد. این درک، هسته اصلی تفاوت میان مشغولیت و تاثیرگذاری است. 

مطلب مرتبط: کار با تقویم به سبک حرفه ای ها

افراد مشغول، تلاش می‌ کنند تا هر دقیقه از روز خود را با یک وظیفه پر کنند. آنها استراحت را به عنوان زمان تلف شده می‌ بینند. در مقابل، افراد تاثیرگذار، به انرژی خود به عنوان یک دارایی گرانبها نگاه کرده و آن را به صورت استراتژیک مدیریت می‌ کنند. آنها می‌ دانند که چرخه طبیعی انرژی انسان، شامل دوره‌ هایی از فعالیت شدید و به دنبال آن، دوره‌ هایی از استراحت و بازیابی است. آنها مانند دوندگان سرعت عمل می‌ کنند، نه دوندگان ماراتن. آنها ۹۰ دقیقه با تمرکز کامل کار می‌ کنند و سپس یک استراحت کوتاه برای شارژ مجدد دارند. 

فرهنگ کاری شرکت‌ های نوآوری مانند نتفلیکس، نه براساس ساعت حضور، بلکه براساس عملکرد و مسئولیت‌ پذیری بنا شده است. آنها به کارمندان خود اختیار کامل برای مدیریت زمان شان را می‌ دهند، زیرا درک کرده‌ اند که نتیجه نهایی اهمیت دارد، نه نمایشی از مشغول بودن.

در نهایت، عبور از فرهنگ مشغولیت به فرهنگ تاثیرگذاری، یک تغییر تاکتیکی نیست؛ یک تحول فلسفی است. این به معنای پذیرش این حقیقت است که ارزش ما با میزان کاری که انجام می‌ دهیم تعریف نمی‌ شود، بلکه با اهمیت کاری که به سرانجام می‌ رسانیم، مشخص می‌ گردد. این یعنی داشتن شجاعت برای ایجاد فضای خالی در تقویم‌ های‎مان؛ فضایی برای تفکر عمیق، کنجکاوی و پرسیدن سوالات بزرگ. 

آینده متعلق به سریع‌ ترین افراد نیست، بلکه متعلق به متمرکزترین آنها است. این افراد درک کرده‌ اند که در مسابقه به سوی موفقیت معنادار، گاهی بهترین راه برای جلو افتادن، این است که با آرامش بایستیم، فکر کنیم و تصمیم بگیریم که اصلا چرا در حال دویدن هستیم. بزرگ‌ ترین دستاورد در دنیای مدرن، داشتن یک فهرست بلندبالا از کارهای انجام شده نیست، بلکه داشتن یک فهرست کوتاه از کارهایی است که واقعا ارزش انجام دادن را داشتند.