انتخاب سخنران خوب هم علم است هم هنر

 برنامه ریزی برای یک همایش در حوزه کاری دشواری ها زیادی به همراه دارد. همیشه در زمینه طراحی همایش ها مسائل بزرگ و کوچکی برای تصمیم گیری و تامل بیشتر وجود دارد. هر برند براساس فهرست اولویت های خود دست به انتخاب در این زمینه می زند. بدون شک یکی از افراد مهم در زمینه مدیریت همایش و ساماندهی آن به سوی اهداف موردنظر سخنران اصلی است. وظیفه اصلی وی بیان نکات کلیدی و پرداختن به حوزه های اصلی همایش است. البته این امر به معنای سخنرانی کامل وی در تمام طول کنفرانس نیست. در این بین امکان سخنرانی سایر افراد و حتی مصاحبه با کارشناس های موردنظر نیز وجود دارد.

همایش های بزرگ به طور معمول از افراد مهم و تاثیرگذار به عنوان سخنران اصلی استفاده می کنند. به این ترتیب امکان تاثیرگذاری بر روی مخاطب افزایش چشمگیری خواهد یافت. ویژگی اصلی یک سخنران خوب توان جلب نظر مخاطب است. در غیر این صورت شاهد ترک زودهنگام سالن از سوی شرکت کنندگان خواهیم بود.

با توجه به آنچه گفته شد، هیچ برندی تمایل به انتخاب فردی عادی یا ضعیف به عنوان سخنران اصلی همایش اش ندارد. من فرآیند انتخاب سخنران اصلی را نوعی علم و هنر ضروری می دانم، بنابراین در ادامه مقاله کنونی به بررسی راهکارهای انتخاب سخنران اصلی مطلوب برای همایش های حوزه کسب و کار خواهیم پرداخت.

شروع کار با تعیین اهداف

نخستین گام در این فرآیند تعیین اهداف مان از برگزاری همایش و انتظارات موجود از سخنران اصلی است. بدون تردید سخنران اصلی ما باید درک واضحی از اهداف مان داشته باشد. فقط در این صورت امکان فعالیت مناسب وی در کنار سایر افراد شرکت فراهم خواهد شد. متاسفانه بسیاری از برندها بدون تعیین اهداف اصلی همایش به سراغ همکاری با سخنران می روند. به این ترتیب در عمل هماهنگی لازم میان شرکت و سخنران شکل نمی گیرد.

مطلب مرتبط: چگونه برای سخنرانی در هر شرایطی آماده باشیم؟

توصیه من در این بخش هم اندیشی با سخنران موردنظرمان برای تعیین محورهای اساسی بحث است. خوشبختانه سخنران های حرفه ای تجربه مناسبی در زمینه مدیریت کنفرانس و همایش ها دارند. این نکته به ما کمک شایانی برای مدیریت کنفرانس مان خواهد کرد. به این ترتیب از سخنران اصلی تان به عنوان مشاور نیز استفاده کنید.

اهمیت شناخت مخاطب

بدون تردید یک همایش موفق باید براساس نیاز و سلیقه مخاطب سامان یابد. ایراد اصلی بسیاری از کنفرانس ها ناتوانی در زمینه جلب نظر مخاطب است. اغلب شرکت ها از این امر شاکی هستند. پاسخ چنین شکست هایی در عدم توجه برندها به سلیقه و نیاز مخاطب است. به راستی مخاطب اصلی همایش ما کدام دسته از افراد هستند؟ پاسخگویی به این پرسش ما را به سوی پرسشی مهم تر هدایت خواهد کرد: چرا مخاطب موردنظر باید همایش ما را انتخاب کند؟

وظیفه اصلی سخنران اصلی در ابتدای بحث بیان اهمیت پرداختن به موضوع موردنظر شرکت ما و جلب توجه حضار است. این اتفاق از طریق تهیه ویدئویی تبلیغاتی و انتشار آن پیش از برگزاری مراسم در شبکه های اجتماعی نیز قابل پیگیری است. به این ترتیب برند ما دامنه وسیعی از مخاطب ها را به سوی شرکت در مراسمش ترغیب خواهد کرد.

یکی از مزیت های اصلی استفاده از سخنران اصلی در همایش ها امکان افزودن هیجان و شادی به مراسم است. بسیاری از همایش های کاری به صورت کاملا خشک و جدی دنبال می شود. از نظر من این مقدار از جدیت در پیگیری کنفرانس ها هیچ دلیل منطقی ندارد. به این ترتیب با توجه بیشتر به سلیقه معمولی مخاطب و عادت های شان در زندگی روزمره امکان افزایش جذابیت بحث وجود خواهد داشت.

ضرورت ملاقات با سخنران برای تعیین اهداف و بیان انتظارات

بدون شک حضور ناگهانی سخنران در همایش موجب بروز مشکلاتی می شود. استراتژی غلط بسیاری از برندها هماهنگی با سخنران و سپس ورود وی به همایش است. در این میان یک گام اساسی مفقود است. این گام اساسی هماهنگی با فرد موردنظر است. در دیدار میان ما و فرد موردنظر باید نقطه نظرات اصلی مورد واکاوی قرار گیرد. این امر به ما در زمینه بهبود شرایط کاری مان کمک خواهد کرد.

خوشبختانه امروزه با پیشرفت فناوری نیازی به ملاقات حضوری با سخنران اصلی همایش نیست. ارتباط از طریق ایمیل، اپ های پیام رسان، تلفن و حتی ویدئو کنفرانس گزینه های مناسبی محسوب می شود. نکته مهم در اینجا بیان اهداف همایش و انتظارات و تلاش برای دستیابی به دیدگاهی مشترک است. به این ترتیب برگزاری همایش ما با دقت و سهولت بیشتری همراه خواهد بود. به طور معمول هرچه توانایی ما در زمینه ارائه اطلاعات به مخاطب در مورد محورهای اصلی همایش بیشتر باشد، علاقه مخاطب برای حضور افزایش خواهد یافت. این بخش شباهت زیادی به یک کمپین بازاریابی دارد. هدف اصلی ما ترغیب مخاطب به حضور در مراسم پیش از روز افتتاحیه است. به این ترتیب افراد هرچه بیشتری در همایش حضور خواهند داشت.

استفاده از کمک افراد حرفه ای

بی شک مدیریت همایش کار دشواری است. به ویژه اگر نخستین تجربه ما باشد، مشکل زیادی پیش رو خواهیم داشت. نکته جالب ماهیت ساده و تکراری بسیاری از این مشکلات برای افراد حرفه ای است. توصیه من در این بخش کاملا واضح و ساده است. به عنوان یک برند تازه کار باید همیشه از کمک افراد حرفه ای استفاده کنیم. به این ترتیب آینده کاری برندمان تضمین خواهد شد.

یکی از نکات مهم در ساماندهی همایش ها اطلاع از نقطه شروع است. بسیاری از برندها در این زمینه مشکل دارند. در نتیجه برنامه شان حالت شلخته و بی نظیمی پیدا می کند. استفاده از توصیه های یک فرد حرفه ای در زمینه طراحی همایش های کاری شمار بالایی از این مشکلات را کاهش می دهد.

مطلب مرتبط: سخنرانی بدون استرس با 15 راهکار طلایی

اهمیت شیوه جذاب برگزاری همایش

پس از بررسی تمام نکات و هماهنگی های لازم نوبت به برگزاری همایش می رسد. در صورت پیگیری درست توصیه های قبلی در اینجا کار زیادی نخواهیم داشت. به هر حال ما فعالیت های ضروری را به خوبی انجام داده ایم. اکنون باید منتظر نتیجه مثبت کار باشیم. یکی از اشتباهات رایج برندها در بخش پایانی تلاش برای تاثیرگذاری بر روی متن سخنران اصلی است. پیش از برگزاری مراسم این امر به هیچ وجه توصیه نمی شود. در مرحله برنامه ریزی امکان مذاکره و گفت وگو با سخنران اصلی وجود دارد، اما روزهای نزدیک به مراسم یا ساعت های پیش از شروع به هیچ وجه زمان مناسبی محسوب نمی شود.