طراحی هوشمندانه ارتباطات تیمی در دنیای مدرن

آن لحظه معذب و آشنا را تصور کنید. در یک دورهمی اجباری شرکت شما با لیوانی در دست ایستاده اید و در حال یک گفت وگوی بی هدف با همکارتان از بخش مالی درباره وضعیت آب و هوا هستید. همه لبخند می زنند، اما در پس این لبخندها یک حس پنهان از اجبار و تمایل به نگاه کردن به ساعت موج می زند. این سناریو نمایانگر یک باور قدیمی و منسوخ در دنیای مدیریت است: این باور که می توان شادی و ارتباط را مانند یک جلسه کاری، در تقویم برنامه ریزی کرد.

برای دهه ها شرکت ها برای ساختن روحیه تیمی به برگزاری پیکنیک های سالانه، دورهمی های آخر هفته یا مسابقات پینت بال متوسل می شدند. ایده ساده بود: اگر افراد خارج از محیط کار با هم وقت بگذرانند، در محیط کار نیز همکاران بهتری خواهند بود، اما تحقیقات جدید، به خصوص در چشم انداز رواج دورکاری نشان می دهد که این استراتژی های یک سایز-برای-همه، نه تنها اغلب بی اثر هستند، بلکه می توانند نتیجه معکوس داده و حس بدبینی را در میان کارمندان تقویت کنند.

مشکل نفس ارتباط خارج از کار نیست. مشکل در اجباری و غیرواقعی بودن آن است. در دنیای جدید کار که مرزهای فیزیکی دفتر در حال محو شدن است، نیاز به ارتباط انسانی عمیق تر از همیشه احساس می شود، اما معماری این ارتباط، دیگر یک رویکرد ساده انگارانه نیست؛ این یک طراحی استراتژیک است که به جای تمرکز بر «سرگرمی اجباری»، بر روی خلق بستری برای «تعاملات اصیل» بنا می شود.

چرا مدل قدیمی ارتباطات تیمی دیگر کار نمی کند؟

بسیاری از رهبران تجاری با نیت خوب تلاش می کنند تا با استفاده از عبارت ما در اینجا یک خانواده هستیم حس صمیمیت را ترویج دهند، اما این استعاره در دنیای کار مدرن به شدت مشکل ساز است. خانواده براساس عشق بی قید و شرط بنا شده، اما یک کسب و کار براساس عملکرد و نتایج شکل می گیرد. این تضاد، فشار روانی ناسالمی را بر کارمندان وارد می کند و مرزهای حرفه ای را مخدوش می سازد.

مطلب مرتبط: مدیریت تیم های کاری از کیلومترها دورتر

تحقیقات نشان می دهد که کارمندان امروزی، به خصوص نسل های جوان تر، به دنبال یک خانواده دوم در محیط کار نیستند. آنها به دنبال یک جامعه حرفه ای محترم هستند؛ جایی که بتوانند رشد کنند، تاثیرگذار باشند و با همکارانی که برای شان احترام قائلند، روابطی مبتنی بر اعتماد و هدف مشترک بسازند. اجبار به شرکت در فعالیت های اجتماعی که با علایق یا سبک زندگی افراد همخوانی ندارد، این حس احترام را تضعیف می کند. برای یک فرد درونگرا، یک مهمانی شلوغ می تواند به شدت انرژی بر باشد. برای والدی که باید به فرزندانش رسیدگی کند، یک دورهمی در آخر هفته می تواند به معنای از دست دادن زمان ارزشمند خانوادگی باشد. وقتی سازمان این واقعیت های فردی را نادیده می گیرد، ناخواسته این پیام را ارسال می کند که «هم شکل بودن، مهمتر از فردیت شماست».

اصول جدید ارتباط: از برنامه ریزی رویداد تا ساختن اکوسیستم

رهبران هوشمند، دیگر خود را به چشم یک مدیر برنامه رویداد نمی بینند، بلکه به چشم یک معمار اکوسیستم نگاه می کنند. وظیفه آنها نه ترتیب دادن سرگرمی که خلق شرایطی است که در آن، ارتباطات اصیل بتوانند به صورت طبیعی جوانه بزنند. این معماری بر سه اصل بنیادین استوار است که در ادامه بررسی خواهیم کرد.

حمایت از علایق مشترک

به جای یک رویداد بزرگ و پرهزینه به افراد اجازه دهید تا براساس علایق واقعی خودشان دور هم جمع شوند. شرکت های پیشرویی مانند گوگل، این کار را از طریق حمایت از «باشگاه های کارمندی» انجام می دهند. این شرکت ها یک بودجه کوچک در اختیار گروه هایی از کارمندان قرار می دهند که می خواهند یک باشگاه کتاب خوانی، یک گروه کوهنوردی، یک حلقه برنامه نویسی یا حتی یک گروه علاقه مند به بازی های رومیزی راه اندازی کنند.

کلید موفقیت در این است که این فعالیت ها کاملا داوطلبانه و از پایین به بالا هستند. این سازمان نیست که موضوع را تعیین می کند؛ سازمان فقط نقش یک «توانمندساز» را ایفا می کند. این رویکرد به افراد اجازه می دهد تا همکاران خود را در یک بستر غیرکاری و براساس یک علاقه واقعی ملاقات کنند؛ جایی که عناوین شغلی و سلسله مراتب سازمانی، برای ساعتی به دست فراموشی سپرده می شوند.

قدرت تعاملات هدفمند

عمیق ترین روابط کاری، اغلب نه در مهمانی ها، که در میدان نبرد مشترک برای حل یک مشکل بزرگ شکل می گیرند. وقتی تیمی از افراد با مهارت های مختلف، برای یک پروژه چالش برانگیز خلق خواهد شد. این اعتماد مبتنی بر شایستگی که حاصل دیدن توانایی های واقعی یکدیگر تحت فشار است، اغلب بسیار پایدارتر از روابط سطحی اجتماعی است. مدیران می توانند با طراحی پروژه های بین-واحدی (Cross-functional) و دادن مسائل واقعی و معنادار به تیم ها، فرصت هایی برای این نوع از پیوندهای عمیق را مهیا کنند. وقتی شما شب را تا دیروقت با همکارتان برای رساندن یک پروژه مهم بیدار مانده اید، گفت وگوی بعدی شما در آشپزخانه شرکت، بسیار فراتر از صحبت درباره آب و هوا خواهد بود.

مطلب مرتبط: افزایش ارتباط مؤثر بین تیم های بازاریابی و فروش

قدرت گفت وگوهای باز

یکی از بزرگ‎ترین قربانیان دورکاری گفت وگوهای تصادفی میان کارمندان بود. آن برخوردهای اتفاقی و کوتاه در راهروها نقش مهمی در انتقال اطلاعات غیررسمی، ساختن اعتماد و ایجاد حس تعلق داشتند. بازسازی دیجیتال این فضاها، نیازمند طراحی هوشمندانه است. ابزارهایی مانند پلتفرم اسلک به صورت تصادفی دو همکار از بخش های مختلف را برای یک گفت وگوی مجازی ۱۵ دقیقه ای با هم آشنا می کنند. هدف این گفت وگوها صرفا آشنایی است، نه حل یک مشکل کاری. کانال های اختصاصی در پلتفرم های ارتباطی که به موضوعات غیرکاری مانند فیلم، موسیقی یا حتی حیوانات خانگی اختصاص دارند نیز می توانند این فضا را ایجاد کنند. نکته کلیدی این است که این فضاها باید کم فشار، اختیاری و به دور از نظارت مدیریتی باشند تا افراد در آنها احساس راحتی کنند.

نقش حیاتی مدیر: معمار باشید، نه مجری

در این مدل جدید، نقش مدیران میانی حیاتی اما متفاوت است. وظیفه آنها دیگر تشویق کارمندان به شرکت در دورهمی ها نیست. وظیفه آنها، محافظت از زمان و انرژی تیم شان است تا اصلا فرصتی برای این تعاملات به وجود بیاید.

یک مدیر موثر، جلسات کاری را با پرسیدن یک سوال شخصی و واقعی (و نه کلیشه ای) آغاز می کند. او خود با به اشتراک گذاشتن علایق یا چالش های غیرکاری اش، الگوی رفتار آسیب پذیر و انسانی می شود. او از برگزاری جلسات بی مورد پرهیز می کند تا تیمش زمان کافی برای تمرکز و همچنین استراحت داشته باشد. در نهایت، او با ترویج فرهنگ «امنیت روانی»، این اطمینان را ایجاد می کند که هیچ کس برای به اشتراک گذاشتن دیدگاه یا شخصیت واقعی خود، مورد قضاوت قرار نخواهد گرفت.

مطلب مرتبط: مدیریت ارتباط با کارمندان: ایجاد پل ارتباطی درون سازمان

سخن پایانی

در نهایت، تلاش برای مهندسی کردن «دوستی» در محیط کار، یک تلاش از پیش شکست خورده است، اما تلاش برای مهندسی کردن «محیطی که در آن دوستی می تواند شکوفا شود»، یک استراتژی مدیریتی بسیار قدرتمند و آینده نگر است.

قدرتمندترین تیم ها، مجموعه ای از افرادی نیستند که مجبور شده اند با هم وقت بگذرانند. آنها مجموعه ای از افراد محترمی هستند که انتخاب کرده اند به هم اعتماد کنند، چون فرصت دیدن جنبه های مختلف یکدیگر، چه در حل یک مشکل پیچیده کاری و چه در گفت وگو بر سر یک علاقه مشترک، به آنها داده شده است. ارتباطات واقعی، مانند گیاهان، در یک اکوسیستم سالم و مغذی رشد می کنند، نه با برنامه ریزی و دستورالعمل. سوال بزرگ برای رهبران امروز این نیست که «دورهمی بعدی ما کی و کجاست؟»، بلکه این است که «اکوسیستم ما، چقدر به انسان ها اجازه می دهد تا خودشان باشند؟».

منابع:

https://hbr.org

https://www.linkedin.com