مدیریت توجه: عبور از مدیریت زمان کلاسیک

در فرهنگ کار مدرن یک بیماری همه گیر و خاموش وجود دارد که خطرناک تر از هر بحران اقتصادی است: ستایش مشغولیت. ما به اشتباه تقویم های پر از جلسه، صندوق های ورودی لبریز از ایمیل و شب های طولانی کار را نشانه اهمیت و موفقیت می دانیم. این یک توهم بزرگ است. مشکل اساسی این است که ما در اقیانوسی از ابزارهای مدیریت زمان و اپلیکیشن های بهره وری غرق شده ایم، اما بیش از هر زمان دیگری احساس عقب ماندن و فرسودگی می کنیم. 

حقیقت این است که مدیریت زمان یک مفهوم تاریخ مصرف گذشته است. چالش اصلی در قرن بیست و یکم، مدیریت یک منبع بسیار کمیاب تر و ارزشمندتر است: توجه. رهبران و تیم هایی که در آینده پیروز می شوند، آنهایی نیستند که کارهای بیشتری انجام می دهند، بلکه آنهایی هستند که هنر معماری توجه و دفاع بی رحمانه از تمرکز خود را به کمال رسانده اند. این یک استراتژی بقا در عصر آشفتگی دیجیتال است.

هنر انجام دادن یک کار، اما به بهترین شکل ممکن

بزرگ ترین دروغی که فرهنگ کار مدرن به ما فروخته فضیلت انجام چند کار به صورت همزمان یا همان مولتی تسکینگ است. علوم اعصاب به وضوح نشان می دهد که مغز انسان برای انجام چند کار شناختی پیچیده به صورت همزمان، طراحی نشده است. 

آنچه ما به عنوان چندوظیفگی می شناسیم، در واقع یک فرآیند پرهزینه و سریع از جابه جایی توجه است که هر بار مقدار قابل توجهی از انرژی ذهنی و تمرکز ما را از بین می برد. رهبران الهام بخش و تیم های فوق العاده کارآمد این اصل را به عنوان سنگ بنای عملکرد خود پذیرفته اند. آنها به جای تلاش برای انجام 10 کار به صورت متوسط، تمام انرژی خود را بر روی انجام یک کار، اما به صورت استثنایی، متمرکز می کنند. 

فلسفه طراحی محصول در شرکت اپل یک نمونه کامل از این استراتژی در مقیاس سازمانی است. آنها به جای تولید صدها محصول مختلف، منابع خود را بر روی تعداد انگشت شماری از محصولات متمرکز کرده و آنها را به استانداردی از کمال می رسانند که بازار را بازتعریف می کند. این جراحی تمرکز یعنی حذف عامدانه تمام حواس پرتی ها برای تمرکز عمیق بر روی یک اولویت کلیدی، قدرتمندترین موتور خلق ارزش در دنیای کسب و کار است.

دفاع استراتژیک از ارزشمندترین دارایی

تقویم یک رهبر صادقانه ترین سند استراتژیک اوست. این سند نشان می دهد که او واقعا برای چه چیزی ارزش قائل است، نه آنچه ادعا می کند. در اکثر سازمان ها تقویم ها به میدان جنگی برای تصاحب زمان رهبران تبدیل شده اند و اغلب، جلسات فوری اما غیرمهم، برنده این نبرد هستند. رهبران بزرگ با تقویم خود مانند یک قلعه ارزشمند رفتار می کنند. آنها در اطراف مهمترین اولویت های استراتژیک خود، دیوارهای بلند و غیرقابل نفوذی از زمان های حفاظت شده می کشند. 

این بلوک های زمانی برای کار عمیق زمان هایی هستند که در آنها هیچ جلسه، تماس یا ایمیلی اجازه ورود ندارد. این یک اقدام انضباطی شخصی نیست، بلکه یک بیانیه فرهنگی قدرتمند است که به کل سازمان اعلام می کند: «تفکر عمیق و کار متمرکز، مهمترین فعالیت در این شرکت است». شرکت های پیشرو در زمینه نرم افزارهای خلاقانه، این فرهنگ را با ایجاد «روزهای بدون جلسه» ترویج می دهند تا به مهندسان و طراحان خود، فرصت غرق شدن کامل در حل مسائل پیچیده را بدهند. مدیریت توجه، با دفاع فعالانه از تقویم آغاز می شود.

بازتعریف اهرم توانمندی

یکی از بزرگ ترین تله های مدیران این باور است که اگر می خواهی کاری درست انجام شود، باید خودت آن را انجام دهی. این طرز فکر نه تنها باعث فرسودگی خود مدیر می شود، بلکه رشد و اعتماد به نفس تیم را نیز از بین می برد. تفویض اختیار، صرفا یک تکنیک برای خالی کردن لیست کارها نیست، بلکه یک فلسفه بنیادین در مورد ساختن یک سازمان مقیاس پذیر است. رهبران الهام بخش استادان توانمندسازی هستند. آنها به جای ارائه راه حل های آماده، تیم خود را با ابزارها، منابع و اعتماد لازم تجهیز می کنند تا خودشان راه حل ها را کشف و اجرا نمایند. آنها به جای مدیریت ذره بینی بر روی چگونگی انجام کارها، بر روی شفاف سازی چرایی و نتیجه مطلوب تمرکز می کنند. ساختار «تیم های دو پیتزایی» در شرکت آمازون یک مثال کلاسیک از این رویکرد است. این تیم های کوچک، مستقل و توانمند، مالکیت کامل بر روی پروژه های خود دارند و این استقلال، به آنها سرعت و انگیزه ای می دهد که در ساختارهای بزرگ و بوروکراتیک، غیرممکن است. اهرم واقعی یک رهبر، نه در دستان او، که در ذهن های توانمند شده تیمش نهفته است.

مطلب مرتبط: مدیریت زمان: رازهای بهره وری که نمی دانید!

استراحت استراتژیک

فرهنگ همیشه فعال بودن استراحت را به عنوان دشمن بهره وری معرفی کرده است. این یک اشتباه بیولوژیک و استراتژیک است. عملکرد بالای پایدار، محصول کار کردن بی وقفه نیست، بلکه نتیجه مدیریت هوشمندانه چرخه های انرژی است. بهترین ورزشکاران جهان می دانند که ریکاوری، به اندازه خود تمرین اهمیت دارد. 

همین اصل در مورد کار فکری نیز صادق است. رهبران و تیم هایی که فرسودگی را تجربه می کنند، کسانی هستند که تلاش می کنند یک ماراتن بی پایان را بدون توقف بدوند. رهبران خردمند کار را به صورت مجموعه ای از دوهای سرعت کوتاه و متمرکز می بینند که بین هر کدام دوره های مشخصی برای استراحت و تجدید قوا وجود دارد. 

این استراحت ها لوکس یا نشانه تنبلی نیستند، بلکه یک بخش ضروری و برنامه ریزی شده از فرآیند کار هستند. تحول فرهنگی در شرکت مایکروسافت به سمت تاکید بر سلامت روان و تعادل کار و زندگی، نشان دهنده این درک عمیق در بالاترین سطوح است که خلاقیت و نوآوری، از یک ذهن خسته و مضطرب، تراوش نمی کند. ادغام استراحت های کوتاه اما کامل در طول روز، سرمایه گذاری مستقیمی بر روی کیفیت تصمیم گیری و پایداری بلندمدت است.

سخن پایانی

عبور موفقیت آمیز از آشفتگی دنیای مدرن نیازمند یک بازنگری بنیادین در تعریف ما از کارآمدی است. پیروزی در این میدان، از آن کسانی نیست که سریع تر می دوند یا ساعات بیشتری کار می کنند. پیروزی متعلق به کسانی است که با انضباطی آهنین، از توجه خود محافظت می کنند، آن را به صورت استراتژیک سرمایه گذاری می نمایند و می دانند چه زمانی باید با تمرکز کامل به پیش تاخت و چه زمانی باید برای تجدید قوا، هوشمندانه عقب نشینی کرد. 

مدیریت توجه یک مهارت نرم نیست، بلکه سخت ترین و استراتژیک ترین صلاحیتی است که یک رهبر می تواند در خود پرورش دهد. این هنر ساختن یک پناهگاه از وضوح و تمرکز در میانه یک توفان دائمی از اطلاعات است. پرسش استراتژیک نهایی برای هر رهبری این نیست که چگونه کارهای بیشتری را در روز خود جای دهم؟ بلکه این است که چه چیزی واقعا ارزش تصاحب توجه گرانبهای من را دارد؟. پاسخ به این سوال، مسیر حرکت فرد، تیم و کل سازمان را مشخص خواهد کرد.

منابع:

https://www.sofeminine.co.uk/easy-time-management-tips-to-improve-your-work-life-balance-and-free-up-your-evenings

https://lpsonline.sas.upenn.edu/features/mastering-your-schedule-effective-time-management-strategies-success