مدیریت زمان: رازهای بهره وری که نمی دانید!

اگر تنها یک آرزوی مشترک میان تمام صاحبان کسب و کارهای کوچک و کارآفرینان در سراسر جهان وجود داشته باشد، آن آرزو این است: «ای کاش در هر روز چند ساعت بیشتر وقت داشتم».

 این جمله ورد زبان کسانی است که هر روز خود را در حال انجام صدها کار مختلف می بینند؛ از پاسخگویی به ایمیل مشتریان و مدیریت حساب های مالی گرفته تا بسته بندی محصولات و به روزرسانی شبکه های اجتماعی. در این چرخه بی پایان آنها بیشتر شبیه به یک آتش نشان تنها در یک جنگل شعله ور هستند. تمام انرژی شان صرف خاموش کردن نزدیک ترین، بلندترین و فوری ترین آتش ها می شود. در پایان روز، آنها خسته و نفس بریده، به زمینی سوخته نگاه می کنند و با اینکه تمام روز را دویده اند، حس می کنند هیچ پیشرفت معناداری نداشته اند.

این خستگی و حس دائمی عقب بودن از کارها نشانه ضعف یا عدم تلاش نیست. این نشانه یک بیماری شایع و قابل درمان است: بیماری واکنشی بودن. اما راه حل پیدا کردن زمان اضافه نیست؛ این یک آرزوی محال است. راه حل در هنر مدیریت زمان نهفته است؛ هنری که به ما می آموزد چگونه از یک آتش نشان درمانده، به یک معمار استراتژیک برای زمان خود تبدیل شویم. این مقاله درباره تکنیک های ساده برای سریع تر کار کردن نیست. این یک راهنما برای بازپس گیری کنترل، کاهش آشفتگی ذهنی و تمرکز بر روی فعالیت هایی است که نه تنها آتش ها را خاموش می کنند، بلکه کسب و کار شما را به جلو می رانند.

فکت بزرگ: مشغله، به معنای پیشرفت نیست

اولین و سخت ترین قدم شکستن یک بت ذهنی قدرتمند است: بت مشغله. جامعه مدرن به طرز عجیبی برای مشغول به نظر رسیدن ارزش قائل است. یک تقویم پر از جلسه و یک صندوق ورودی مملو از ایمیل، برای بسیاری نماد مهم بودن است. اما یک کارآفرین موفق می داند که این تنها یک توهم است. شما می توانید تمام روز را صرف پاسخ دادن به ایمیل ها کنید و در پایان هیچ ارزشی برای کسب و کار خود خلق نکرده باشید. می توانید تمام هفته را درگیر کارهای اداری و بوروکراسی باشید و هیچ قدمی به سمت اهداف بلندمدت خود برندارید.

مطلب مرتبط: مدیریت بهتر زمان با تکنیک های طلایی

رهایی از این توهم، نیازمند یک صداقت بی رحمانه با خود است. بهره وری، به معنای پر کردن تمام لحظات روز با یک کار نیست. بهره وری، به معنای تخصیص هوشمندانه بزرگ ترین دارایی شما، یعنی زمان، به «مهمترین» کارهاست. تا زمانی که این شیفت ذهنی از تمرکز بر «پر کردن زمان» به تمرکز بر «ارزش آفرینی در زمان» رخ ندهد، هر تکنیک و ابزاری که در ادامه می آید، بی فایده خواهد بود.

کارآگاه زمان؛ پول و زمان شما کجا می روند؟

شما هرگز بدون بررسی دقیق صورت حساب های بانکی خود یک بودجه مالی طراحی نمی کنید. همین اصل برای زمان نیز صادق است. بیشتر ما تصور می کنیم که می دانیم زمان مان چگونه سپری می شود، اما واقعیت اغلب تکان دهنده است. اولین گام عملی، انجام یک حسابرسی زمانی است. برای یک هفته کامل، تمام فعالیت های خود را در بازه های ۳۰ دقیقه ای ثبت کنید. از پاسخ دادن به کامنت های اینستاگرام گرفته تا صحبت تلفنی با یک تامین کننده. بدون قضاوت، فقط ثبت کنید.

در پایان هفته با نگاه کردن به این گزارش، احتمالا شگفت زده خواهید شد. ممکن است کشف کنید که ساعت ها از وقت شما صرف فعالیت هایی می شود که نه فوری هستند و نه مهم. یا شاید بفهمید که حواس پرتی های کوچک و پنج دقیقه ای در شبکه های اجتماعی، در مجموع چندین ساعت از هفته شما را دزدیده اند. 

این گزارش آینه شماست. این آینه به شما نشان می دهد که زمان گرانبهای تان واقعا به کجا می رود. بدون این تشخیص اولیه، هر برنامه ریزی دیگری، تنها حدس و گمان خواهد بود.

تعیین اولویت ها؛ ابزارهای جداسازی مهم از فوری

پس از آنکه فهمیدید زمان تان چگونه هدر می رود، نوبت به ساختن یک سیستم برای تصمیم گیری هوشمندانه می رسد.

یکی از قدرتمندترین ابزارها برای فرار هدر رفتن وقت ماتریس آیزنهاور است. این ماتریس تمام کارهای شما را براساس دو معیار «فوریت» و «اهمیت» در چهار ربع دسته بندی می کند.

•    بخش اول (فوری و مهم): اینها بحران ها و مشکلات غیرمنتظره هستند. یک شکایت جدی از یک مشتری بزرگ یا از کار افتادن وب سایت شما در این دسته قرار می گیرد. این کارها باید فورا انجام شوند.

•    بخش دوم (مهم اما غیرفوری): این ربع، قلمرو رهبران استراتژیک است. برنامه ریزی برای کمپین بازاریابی فصل بعد، آموزش یک کارمند جدید یا بهبود فرآیندهای داخلی، همگی کارهایی هستند که کسب و کار شما را به جلو می برند. هنرمند مدیریت زمان، کسی است که تلاش می کند بیشتر وقت خود را در این ربع سپری کند.

•    بخش سوم (فوری اما غیرمهم): این خطرناک ترین ربع است، زیرا بسیاری از ما فوریت را با اهمیت اشتباه می گیریم. پاسخ دادن به بسیاری از ایمیل ها و تماس های تلفنی غیرضروری در این دسته قرار می گیرد. اینها کارهایی هستند که باید تا حد ممکن تفویض اختیار شوند یا به حداقل برسند.

•    بخش چهارم (نه فوری و نه مهم): اینها قاتلان زمان هستند. گشت و گذار بی هدف در اینترنت یا مرتب کردن فایل های قدیمی که دیگر به آنها نیازی نیست. این کارها باید حذف شوند.

استفاده مداوم از این ماتریس، ذهن شما را برای تشخیص سریع ماهیت واقعی کارها تربیت می کند.

مطلب مرتبط: طراحی برنامه مدیریت زمان: راهنمایی برای زمان بندی حرفه ای

قانون پارتو: کار کمتر، نتیجه بهتر

اصل پارتو یا قانون ۸۰/۲۰ می گوید که در بسیاری از موارد ۸۰ درصد نتایج شما حاصل ۲۰ درصد از تلاش های شماست. این یک قانون جهان شمول است. ۲۰ درصد از مشتریان شما، ۸۰ درصد از درآمد شما را می سازند و ۲۰ درصد از فعالیت های بازاریابی شما، ۸۰ درصد از مشتریان جدید را به ارمغان می آورند. وظیفه شما به عنوان یک استراتژیست، شناسایی آن ۲۰ درصد حیاتی است. کدام فعالیت ها بیشترین تاثیر را بر رشد کسب و کار شما دارند؟ تمام انرژی و تمرکز خود را بر روی بهینه کردن و انجام بی نقص همان ۲۰ درصد متمرکز کنید، حتی اگر به قیمت نادیده گرفتن برخی از ۸۰ درصد کم اهمیت تمام شود.

هنر کار عمیق در دنیای پرآشوب

حتی اگر بدانید مهمترین کارتان چیست، اگر نتوانید محیطی برای انجام آن فراهم کنید، باز هم شکست خواهید خورد. توانایی تمرکز عمیق، یک ابرقدرت در قرن بیست و یکم است.

به جای آنکه روز خود را با یک فهرست بلندبالا از کارها شروع کنید، برای تک تک ساعت های روز خود برنامه ریزی کنید. این به معنای عدم انعطاف پذیری نیست؛ این به معنای تصمیم گیری آگاهانه درباره نحوه گذراندن زمان است. یک بلوک ۹۰ دقیقه ای در صبح را به «کار عمیق» بر روی مهمترین پروژه استراتژیک خود اختصاص دهید. یک بلوک ۳۰ دقیقه ای را به دسته بندی کارها (Task Batching) مانند پاسخ دادن به تمام ایمیل ها در یک نوبت، اختصاص دهید. این کار، از پرش مداوم میان کارهای مختلف که بزرگ ترین قاتل تمرکز است، جلوگیری می کند.

در زمان هایی که به کار عمیق اختصاص داده اید، تمام منابع حواس پرتی را حذف کنید. تمام نوتیفیکیشن های تلفن همراه و کامپیوتر را خاموش کنید. یک تابلو «مزاحم نشوید» بر روی در اتاق خود نصب کنید. به تیم خود آموزش دهید که در این بازه های زمانی، تنها برای موارد اضطراری واقعی با شما تماس بگیرند. دفاع از تمرکز، دفاع از باکیفیت ترین خروجی کاری شماست.

هنر رها کردن؛ تفویض اختیار و «نه» گفتن

بسیاری از کارآفرینان از یک سندروم رایج رنج می برند: «هیچ کس این کار را به خوبی خودم نمی تواند انجام دهد.» این طرز فکر، بزرگ ترین مانع برای رشد کسب و کار است.

شما باید بیاموزید که وظایفی که در حوزه نبوغ شما قرار ندارند را به دیگران، چه کارمندان و چه فریلنسرها، واگذار کنید. شاید شما یک استراتژیست فروش عالی باشید، اما در مدیریت امور دفتری کند و بی دقت هستید. برون سپاری این کار، نه تنها زمان شما را آزاد می کند، بلکه آن کار توسط یک متخصص، بهتر نیز انجام خواهد شد. تفویض اختیار، نشانه ضعف نیست؛ نشانه بلوغ یک رهبر است که ارزش واقعی زمان خود را می داند.

به همین اندازه، هنر «نه» گفتن نیز حیاتی است. به فرصت های وسوسه انگیزی که با اهداف اصلی شما همخوانی ندارند، «نه» بگویید. به درخواست هایی که شما را از مسیرتان منحرف می کنند، «نه» بگویید. هر «بله» به یک درخواست جدید، یک «نه» پنهان به کارهای مهمی است که از قبل برای خودتان تعریف کرده بودید.

مطلب مرتبط: 20 راهکار ساده برای مدیریت زمان

سخن پایانی

هدف از تمام این تکنیک ها، تبدیل شدن به یک ربات فوق کارآمد نیست. هدف، کاملا برعکس است. هدف، بازپس گیری آزادی است. آزادی برای فکر کردن استراتژیک. آزادی برای گذراندن وقت با خانواده و آزادی برای لذت بردن از مسیری که با عشق آغاز کرده اید.

مدیریت زمان یک قفس محدودکننده نیست. این کلیدی است که در قفس مشغله و استرس را باز می کند. با تبدیل شدن از یک آتش نشان همیشه خسته به یک معمار آرام و متمرکز، شما نه تنها بهره وری کسب وکار خود را افزایش می دهید، بلکه کیفیت زندگی خود را نیز به طور بنیادین دگرگون می کنید و این، بزرگ ترین بازگشت سرمایه ای است که هر کارآفرینی می تواند به دست آورد.

منابع:

https://www.business.com

https://hbr.org

https://www.entrepreneur.com