اتوماسیون اداری

پرسش: مدیر سازمانی هستم که قصد راه‌اندازی اتوماسیون اداری را در سازمان داشته و در این خصوص منابع مالی مناسبی را تخصیص داده‌ام. از طریق این اتوماسیون می‌خواهیم ارتباط بین افراد درون سازمان را بهتر کنیم؛ از نظر شما چه استفاده‌های دیگری از اتوماسیون اداری می‌شود انجام داد؟

پاسخ کارشناس: به‌صورت کلی اتوماسیون اداری، تبادل اطلاعات بین دفاتر، سازمان و محیط را تسریع و تسهیل می‌کند و سازمان شما از این موضوع می‌تواند در امور غیر‌دفتری نیز استفاده‌های بسیار زیادی انجام دهد. البته این موضوع مستلزم طراحی برنامه اتوماسیون اداری مناسب در سازمان است که به جز ‌تبادل اطلاعات، به مسائل دیگر سازمانی نیز بپردازد.

یکی از اقداماتی که این اتوماسیون‌ها می‌توانند به خوبی به آن پاسخ دهند، کارهای کارشناسی مانند برنامه‌ریزی، تحلیل و... است؛ به عبارت دیگر می‌توان از این اتوماسیون‌ها در خصوص این‌گونه مسائل نیز کمک گرفت و آن را به‌گونه‌ای طراحی کرد که در خصوص مسائل کارشناسی پاسخگو باشد.

از طرفی اتوماسیون‌ها برای امور مستندات نیز به کار می‌روند و این مستندات می‌توانند به شکل کتبی، ویدئو و... باشند و در اتوماسیون اداری سازمان ثبت و ذخیره‌سازی شوند.

یکی دیگر از مسائلی که در اتوماسیون اداری حائز اهمیت است، ارتباط با محیط است؛ به عبارت دیگر برخی از مدیران بر این باور هستند که اتوماسیون‌ها صرفا باید برای امور دفتری به کار روند اما این در حالی است که از این بستر برای ارتباط سازمان با محیط نیز می‌توان استفاده کرد.

نقش این اتوماسیون‌ها در ارتباطات کارمندان به شکل الکترونیک با یکدیگر نیز بسیار می‌تواند مثمرثمر باشد؛ به عبارت دیگر می‌توان از این بستر در خصوص ارتباط مناسب کارمندان با یکدیگر استفاده و آن را به صورتی طراحی کرد که این موضوع را پوشش دهد.