تکنیک‌ هایی برای مدیریت زمان پروژه / برای اینکه بدقول نشویم...

نقش مدیر پروژه در یک سازمان، مشابه نقش یک رهبر ارکستر است. همان‌طور که هماهنگی در یک ارکستر به دلیل وجود رهبر ارکستر است، وظیفه ایجاد هماهنگی کامل بین تمام اجزای یک پروژه نیز بر عهده مدیر آن پروژه است. در این میان، مدیریت زمان پروژه‌ها یکی از مهم‌ترین وظایف و لازمه موفقیت هر مدیر پروژه‌ای است. 

زمان یکی از باارزش‌ترین منابع در هر پروژه محسوب می‌شود و خود می‌تواند بر میزان مصرف منابع مالی نیز تاثیر‌گذار باشد. کاری را در نظر بگیرید که در شرایط معمول، یک‌روزه انجام می‌شود. اگر در نتیجه مدیریت نادرست زمان، دو روز وقت به آن تخصیص داده شود، هزینه‌های اضافی کارگر، هزینه‌های سربار کارگاه از قبیل آب، برق و گاز و هزینه احتمالی به تعویق افتادن زمان خاتمه پروژه، می‌تواند خسارت‌های جبران‌‌ناپذیری را به پروژه تحمیل کند.

آن دسته از مدیران پروژه که قادرند پروژه را طبق یک برنامه زمان‌بندی دقیق مدیریت کنند، می‌توانند انتظار داشته باشند پروژه را با بودجه از پیش تعیین شده و در زمان مقرر به اتمام رسانند. به همین دلیل لازم است تمامی مدیران پروژه، مدیریت زمان را در اولویت قرار دهند‌ و در این راستا به تمامی تکنیک‌ها و مهارت‌های لازم تسلط پیدا کنند. در ادامه چند نکته در‌خصوص به‌کارگیری درست استراتژی مدیریت زمان مطرح‌شده است که آگاهی از آنها برای تمام مدیران پروژه ضرورت دارد...

از ابزار و تجهیزات مناسب استفاده کنید

در مدیریت پروژه، میزان اثربخشی مدیران پروژه تا اندازه زیادی به ابزارها و منابع در دسترس بستگی دارد. حتی بااستعدادترین مدیران پروژه هم در صورت نداشتن نرم‌افزار و تجهیزات مناسب، با محدودیت‌های بسیاری روبه‌رو خواهند شد، بنابراین لازم است یک مدیر پروژه، قبل از قبول هر پروژه‌ای، نیازمندی‌های خود را به طور کامل مورد ارزیابی قرار دهد. برخی از مواردی که باید پیش از شروع پروژه حتما توسط مدیر پروژه مورد بررسی قرار گیرند عبارتند از: تجهیزات ارتباطی، نرم‌افزار کنترل و ردیابی وضعیت پروژه و نرم‌افزارهای همکاری. 

پرسنل پروژه خود را بشناسید

تفاوت‌های فرهنگی، اقتصادی و اجتماعی می‌تواند به بروز درک نادرست یا ارتباط نامناسب در بین اعضای یک پروژه منجر شود. اهمیت این مسئله زمانی زیادتر می‌شود که مدیر پروژه با یک تیم پروژه چندملیتی سر و کار دارد. برای جلوگیری از مشکلات احتمالی، لازم است مدیر پروژه با شرایط اجتماعی، فرهنگی و اقتصادی تیم پروژه آشنا باشد و اطمینان حاصل کند در تعریف روابط بین اعضای پروژه، این تفاوت‌ها در نظر گرفته شده است. 

قانون هشتاد/بیست را به کار ببندید

یکی از قوانین بسیار کاربردی در مدیریت پروژه، قانون پارتو است که می‌گوید 80 درصد خروجی‌ها در نتیجه 20 درصد از ورودی‌ها اتفاق می‌افتند. به عبارت دیگر 20 درصد از فعالیت‌ها، نقش کلیدی را در پروژه ایفا می‌کنند. مدیران پروژه می‌توانند با بهره‌گیری از یک جدول پارتو، میزان اهمیت کلیه اجزا و فاکتورهای به کار رفته در پروژه را رتبه‌بندی کنند و توجه خود را بیشتر به فاکتورهای دارای اهمیت بیشتر معطوف سازند. 

از یک استراتژی مدیریت ریسک مطمئن استفاده کنید

در رابطه با مواردی که زمان‌بندی یا بودجه مطابق با برنامه پیش‌بینی‌شده جلو نمی‌رود، لازم است اقدامات پشتیبان انجام گیرد. استفاده از یک استراتژی مدیریت ریسک مطمئن، به مدیران پروژه کمک می‌کند به محض تاخیر در پیشرفت برنامه‌های پروژه، از یک برنامه جایگزین استفاده کنند و ریسک پروژه را به حداقل برسانند. 

به صورت دوره‌ای جلسات گروهی ترتیب دهید

‌مدیر پروژه باید دستورالعمل جامع و دقیقی را برای زمانی که تیم پروژه دور هم جمع می‌شوند، تنظیم کند تا از پیش مشخص باشد تمرکز جلسات قرار است روی چه مواردی باشد. یک مدیر پروژه باتجربه، باید به طور دقیق برنامه‌ریزی کند که چه اطلاعاتی لازم است در جلسه به‌صورت رو‌در‌رو مطرح شود و چه اطلاعاتی بهتر است با استفاده از دیگر روش‌ها با اعضای گروه در میان گذاشته شود. 

یک سیستم ارتباطی مناسب بین اعضای پروژه برقرار کنید

 اگر اطلاعات به‌درستی در بین اعضای پروژه جریان پیدا نکند و موارد لازم در زمان مناسب در اختیار فرد مناسب قرار نگیرد، فرآیند پروژه قطعا با مشکلات بسیاری روبه‌رو خواهد شد. وجود یک سیستم ارتباطی کارا در بین تیم پروژه و همه ذی‌نفعان و مدیران ارشد، برای حصول اطمینان از کارکرد درست پروژه، ضروری است. نه تنها مدیر پروژه باید اطمینان یابد اطلاعاتی منطقی، واضح، قابل‌فهم و دقیق و در زمان مناسب دریافت می‌کند، بلکه لازم است از وجود ابزاری مطمئن برای به اشتراک‌گذاشتن اطلاعات و شبکه‌ها و راه‌های ارتباطی مناسب نیز کسب اطمینان کند. 

شرح وظایف را روزانه در اختیار پرسنل قرار دهید

لازم است لیست فعالیت‌های تک‌تک اعضای تیم پروژه، روزانه در اختیار آنها قرار بگیرد. یکی از تکنیک‌های ساده اما کارا در مدیریت زمان پروژه، ایجاد فهرست کارهای روزانه اعضای تیم پروژه، از سوی مدیر پروژه است. وجود چنین فهرستی به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بتوانند به‌صورت روزانه روند پیشرفت پروژه را به راحتی پیگیری کنند و درگیر سیل عظیمی از جزییات گیج‌کننده نشوند. 

بر چشم‌انداز کلی پروژه تمرکز کنید

 تمرکز کردن روی جزییات را به پرسنلی بسپارید که آنها را برای این‌کار استخدام کرده‌اید. تمرکز بیش از اندازه روی جزییات قابل چشم‌پوشی پروژه، می‌تواند به عقب‌‌ ماندن پروژه از برنامه زمان‌بندی منجر شود.  با استفاده از نکات گفته شده، شما به‌عنوان مدیر پروژه می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تمام اجزای پروژه، به درستی و به‌صورت یکپارچه عمل می‌کنند و تکمیل پروژه طبق برنامه پیش‌بینی‌شده را نوید می‌دهند. 

* کارشناس ارشد مدیریت صنایع