توصیه هایی کاربردی برای مدیران (44) / مهم ترین عامل صرفه جویی زمان در دفتر شما

اغلب افراد درگیری خاصی با نحوه مدیریت دفتر محل کار خود دارند. در واقع این گونه به نظر می رسد که دفترهای اداری مانند یک موجود زنده عمل می کنند، البته یک موجود شلخته و همیشه نامرتب. اگرچه بسیاری از افراد برنامه مشخصی برای مرتب کردن محل کار خود در روزهای مشخصی از ماه دارند، با این حال به نظر چنین برنامه هایی چندان کارایی در عمل ندارند.

به منظور توصیف دقیق تر وضعیت یک دفتر معمولی به توضیح اوضاع میز کارمندان خواهیم پرداخت. نامه های اداری متعدد، درخواست ها و بسیاری از موارد دیگر که آنقدر روی هم انباشته شده اندکه دیگر کارمندان نمی دانند برخی از آنها دقیقا چه نامه یا درخواستی هستند. این موضوع در خصوص مدیران بسیار مهلک تر است.

در واقع حجم کاری مدیران در مقایسه با کارمندان بسیار بیشتر و به تبع آن شلوغی دفترهای آنان نیز به طور قابل ملاحظه ای چمشگیرتر است. مجله ، روزنامه، نامه های اداری و کاغذهایی که باید مطالعه و پاسخ داده شوند به طور معمول میز اغلب مدیران را تبدیل به میدان جنگ می کند.

در این زمینه و به منظور سازماندهی مناسب محیط کاری، استفاده از قفسه های مشخص برای ترتیب بندی نامه های مختلف مناسب است. همچنین می توانید در مسیر رفت و آمد به محل کار برخی از نامه ها را مطالعه کرده و به این صورت به بهترین شکل ممکن از زمان مرده تان استفاده کنید.

ترتیب بندی نامه ها براساس میزان اهمیت شان نیز نکته تاثیرگذاری است. در واقع مطالعه نامه های کم اهمیت را به زمان دیگری موکول کرده و ابتدا به نامه های مهم رسیدگی کنید. در این بخش ایده به بررسی و تحلیل دقیق یکی از روش های خلاقانه مدیریت مناسب محل کار خواهیم پرداخت.

ایده

بهترین راه برای سامان بخشیدن به محیط کار چیست؟ این سوال اساسی نقطه شروع جست وجو در دریای بی نهایت ایده های موجود است. در واقع شما باید براساس نیاز خود اقدام به انتخاب یک ایده از میان انبوه پیشنهادات کنید. به خاطر داشته باشید که هرگز یک ایده برای تمامی افراد و در انواع گوناگون کسب وکارها مناسب نیست. به همین جهت انتخاب ایده در برخی موارد از اجرایی کردن آن دشوارتر است.

ایده ای که در اینجا قصد معرفی اش را داریم WPB است. این واژه مخفف  wastepaper basket (سبد کاغذهای باطله) است. این سبد به شما کمک خواهد کرد تا فضای دفترتان را در کوتاه ترین زمان ممکن به یکی از منظم ترین دفاتر ممکن تبدیل کنید. همان طور که از نام ایده به نظر می رسد، این روش در مورد محل های شلوغ کاربرد ویژه ای دارد. در ابتدا باید یک سبد را انتخاب و در محل مناسب قرار دهید.

سپس نوبت بررسی کاغذ های موجود مانند روزنامه، مجله، نامه های اداری و سایر موارد است. کاغذهای غیر ضروری را بدون حتی اندکی تردید راهی سبد کاغذهای باطله کنید. نکته مهم در این خصوص استفاده روزانه از این سبد است که منجر به منظم ماندن دفتر شما در تمامی مدت سال خواهد شد.

همچنین WPB شامل روشی برای سازماندهی کاغذهای مهم نیز است. به این منظور سبدهای گوناگونی را در دفتر خود قرار دهید. هر یک از این سبدها مخصوص نوع خاصی از نامه ها و پیام های مهم خواهد بود.

به این ترتیب در تمام مدت از محل قرار گیری آنها مطلع بوده و در کمترین زمان ممکن قادر به دسترسی به نامه های مدنظرتان خواهید بود. با این حال توجه داشته باشید که در مورد نخست، نامه ها را پیش از آگاهی از محتوای آنها به داخل سبد وارد نکنید. در برخی موارد شتاب زدگی در بررسی نامه ها موجب از دست رفتن پیام های مهم شده است.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- هنگامی که به شدت درگیر مسائل کاری هستید، نامه های مهم را داخل پاکت قرار داده و پشت آنها عبارت «مهم و ضروری» را درج کنید. به این ترتیب در نخستین فرصتی که پیش بیاید، می توانید آنها را مطالعه کنید.

- مجله هایی را که در حوزه تجارت و کسب وکارتان هستند حداقل ماهی یک بار چک کنید. به طور معمول ایده های جالبی در آنها پیدا خواهد شد که می توانید در کسب وکارتان از آنها استفاده کنید.

- ممکن است به برخی از مجلات و پیام ها در آینده نیاز پیدا کنید، بنابراین یک سبد جداگانه به چنین مواردی اختصاص داده و کاغذهای موجود را در آنها نگهداری کنید.