توصیه هایی کاربردی برای مدیران (14) / با منشی خود در تعامل باشید

همان طور که در ایده قبلی توضیح داده شد، در اختیار داشتن یک منشی یا دستیار مجرب یکی از مزیت های اصلی در کسب  و کارهای مدرن است. با این حال شاید چنین مزیتی نیز به تنهایی موثر واقع نشود.

علاوه بر ارائه آموزش های حرفه ای به دستیار خود، شما نیاز دارید با وی به گونه ای مناسب تعامل داشته باشید. این واقعیت که بدون تعامل مناسب میان افراد امکان هماهنگی میان آنها به طور چشمگیری کاهش خواهد یافت نکته ای است که اغلب به آن توجه کافی نمی شود.

ایده

به طور معمول ایجاد رابطه نزدیک و بیان صریح اهداف امری است که در فضای پرتنش و نفس   گیر کسب و کار جایی ندارد. در واقع اغلب مدیران در توجیه عدم ارائه دقیق انتظارات خود از کارمندان شان از این نوع استدلال ها استفاده می کنند. با این حال صرف اندکی زمان به منظور برقراری رابطه نزدیک با کارمندان و به خصوص دستیار و منشی شرکت می تواند کمک شایانی به شما در راستای مدیریت بهینه زمان و همچنین دستیابی آسان تر به اهداف  تان کند.

در این میان بهتر است برای درک بهتر اهمیت برقراری ارتباط نزدیک کاری با دستیاران و منشی شرکت به الگوی مدیریتی برندهای بزرگ و موفق جهان نگاهی کنیم. به طور معمول جلسه مشترک غیر رسمی میان مدیر شرکت، دستیاران و منشی در نخستین ساعات کاری انجام می شود. این موقع درست زمان چک کردن ایمیل های کاری تمام افراد شرکت است.

پس از بررسی ایمیل ها و با توجه به محتوای آنها که تا حدودی برنامه کاری آن روز را مشخص می کنند، نوبت به طرح مسائل و طراحی سریع برنامه کاری آن روز خواهد رسید. در حقیقت فایده اصلی چنین گردهمایی های غیر رسمی در اول صبح هماهنگ ساختن برنامه های افراد کلیدی شرکت و به تبع آن بهبود شیوه مدیریت زمان است.

با این حال باید توجه داشت که لازم نیست چنین جلسه مشترکی حتما در ابتدای روز کاری برگزار شود. به عبارت بهتر در مورد ریزه کاری ها دست شما کاملا باز است. به خصوص اینکه در سال های اخیر رشد سریع شبکه های اجتماعی امکان تشکیل چنین میزگردهایی را از راه دور نیز میسر کرده است.

تفاوتی ندارد که شما به عنوان مدیر یک شرکت از کدام شیوه برای برقراری ارتباط با دستیاران و منشی خود استفاده می کنید. تنها نکته مهم در اینجا به یاد داشتن لزوم ایجاد ارتباط نزدیک میان کارمندان اصلی شرکت و کادر مدیریتی است.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- منشی شما باید به طور کامل از اهداف کوتاه مدت و در صورت امکان اهداف بلند مدت تان آگاه باشد. همچنین به منظور بهره گیری از توصیه های او در زمینه مدیریت بهینه زمان بهتر است تنظیم ملاقات ها را کاملا به منشی خود بسپارید. علاوه بر این در زمینه تنظیم برنامه کاری شرکت نیز لازم است با منشی و به خصوص دستیاران خود مشورت های لازم را انجام دهید.

همچنین مشاوره با آژانس های بازاریابی در این زمینه نیز موثر خواهد بود. این توصیه به طور ویژه برای مدیران و کارآفرینان تازه کار بسیار موثر خواهد بود. تجربه های یک منشی از مهم ترین مواردی است که هر کس در ابتدای راه اندازی کسب و کار خود به آن نیاز دارد.

- به طور معمول تمام مدیران خواهان دستیاران و منشی هایی هستند که در مسافرت های کاری بتوانند به آنها اطمینان کرده و با خیال راحت به فعالیت های تجاری خود در هنگام سفر رسیدگی کنند. در همین راستا و به منظور رسیدن به چنین هدفی باید به خاطر داشته باشید که اگر می خواهید یک دستیار درست شبیه شما شرکت را اداره کند، باید شیوه های مدیریتی خود را به او آموزش دهید، در غیر این صورت هرگز به خواسته خود دست نخواهید یافت.

بنابراین در گام نخست باید دستیاران خود را به طور کامل با شیوه مدیریت خود آشنا کنید. سپس می توانید مطمئن باشید که در غیاب شما نیز امور مدیریتی شرکت تان به طور عادی جلو خواهد رفت.