توصیه هایی کاربردی برای مدیران (45) / بیان مناسب مفاهیم

یک مشکل اساسی در رابطه با مقوله ارتباطات همیشه وجود داشته و در بسیاری از موارد دردسرساز نیز می شود؛ این مشکل عدم توانایی افراد در بیان مناسب مفاهیم است. به طور معمول در طول روز با این مشکل مواجه می شویم.

عدم توانایی در فهم منظور اصلی یک فرد در سخنرانی، خود تنها بخش کوچکی از این چالش بزرگ را شکل می دهد. پیشرفت تکنولوژی و ظهور ابزارهای ارتباطی جدید نیز به نوبه خود این مشکل را تشدید کرده اند. به عنوان مثال، استفاده از ایمیل از نقطه نظر مدیریت بهینه زمان یکی از دستاوردهای شگفت انگیز قرن اخیر محسوب می شود.

در عین حال این دستاورد دشواری های خاص خود را نیز به ارمغان آورده است. تصور کنید ایمیلی را دریافت کرده و به مطالعه محتوای آن مشغول می شوید، پس از چند دقیقه بدون اینکه چیز خاصی از منظور نویسنده فهمیده باشید سر خود را تکان داده و در ذهن خود می گویید: «منظور اصلی نویسنده دقیقا چیست؟» اگر حتی فرستنده پیام دوست صمیمی شما نیز باشد، با این حال در ماهیت ماجرا تفاوتی ایجاد نخواهد کرد.

علت اصلی بروز چنین مشکلاتی، عجله و محدودیت زمان افراد است. در واقع فرد فرستنده ایمیل بدون دقت فراوان و با دغدغه رسیدگی به فعالیت بعدی، به سرعت اقدام به تایپ ایمیل و سپس ارسال آن می کند و بعد از آن نیز فورا مشغول رسیدگی به سایر کارهای خود می شود.

نتیجه چنین روندی بدون شک ایمیل های مبهم و غیر قابل درک است. به همین دلیل اغلب ایمیل های دنباله دار در واقع نسخه های اصلاح شده پیام های قبلی هستند.

اگرچه ارسال ایمیل های اصلاح شده در وهله نخست راهکار مناسبی به نظر می رسد، با این حال نمی توان اجازه داد شرایط به همین شیوه ادامه یابد.

چنین اشتباهاتی در برخی موارد به قیمت از دست دادن اعتماد مشتریان و به تبع آن موجب کاهش میزان درآمد شرکت خواهد شد. در ادامه به بررسی دقیق تر این مسئله و راهکارهای ریشه ای آن خواهیم پرداخت.

ایده

همه افراد هنگام مطالعه یک مطلب علاقه مند به درک کامل آن هستند. در این میان هر عاملی که باعث دشواری متن شود، نارضایتی خوانندگان را در پی خواهد داشت. از آن مهم تر وجود چنین اشتباهات نگارشی تاثیر پیام را تا حد زیادی از بین خواهد برد.

در واقع تنها کافی نیست که پیام نوشته شده تان روی خود شما تاثیر گذاشته و بتوانید آن را به درستی بفهمید، هدف اصلی آگاهی دادن به خوانندگان است. در همین راستا بهتر است پیش از دست به کار شدن و شروع نگارش به خوبی در مورد موضوع پیام تان فکر کنید.

نکته اصلی در این میان در نظر داشتن اطلاعات مورد نیاز و جمع آوری آنهاست. پس از این مرحله، نوبت به نگارش پیام می رسد. هیچ وقت پیام خود را در زمانی که تحت فشار کاری هستید به نگارش درنیاورید. نتیجه این کار همانطور که در بخش قبل توضیح داده شد، تنها پیام های نامفهوم است.

همچنین پس از اتمام نگارش ابتدا یک مرتبه خودتان متن را مورد مطالعه قرار دهید. در صورت انجام چنین کاری بسیاری از ایرادات متن رفع خواهد شد. از نظر سایر همکاران نیز غافل نشوید. متن را در اختیار سایر افراد قرار داده و از آنها بخواهید تا آن را برای شما اصلاح کنند. در آخر نیز می توانید با خیال راحت پیام خود را منتشر سازید.

با این حال اگر در خصوص کیفیت متن نوشته شده بسیار نگران هستید، استفاده از نظرات استادهای ادبیات نیز می تواند راهکار مناسبی باشد.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- پیش از نگارش مطالب به خوبی فکرکنید. در واقع اغلب اوقات پس از انتشار یک پیام، ایرادات یک به یک خود را نشان می دهند. در این هنگام است که همه ما آرزو می کنیم  ای کاش هنگام نگارش متن دقت بیشتری به خرج می دادیم.

- پیش از انتشار پیام یک بازبینی نهایی نیز انجام دهید.

- اگر پیام خود را توسط سرویس ایمیل منتشر می سازید، پیش از کلیک روی دکمه ارسال پیام، آن را برای همکاران خود ارسال کنید. در این صورت می توانید واکنش نسبتا طبیعی خوانندگان را در محیط محدود کاری تان مشاهده کنید.