توصیه هایی کاربردی برای مدیران (6) / درک تفاوت میان امور ضروری و مهم

گاهی تصمیم گیری در مورد تهیه لیست فعالیت های شرکت بسیار دشوار می شود. حتی با وجود آگاهی نسبت به قانون پارتو که در قسمت پنجم توضیح دادیم نیز ماهیت انجام امر مهم و اساسی برنامه ریزی اولویت های کاری، در برخی شرایط، تفاوتی نخواهد کرد.

بسیار از این مشکلات که در برنامه ریزی اولویت های کاری به چشم می آیند ناشی از عدم درک صحیح میان دو دسته از امور ضروری و همچنین امور مهم است. به طور طبیعی این دو دسته از فعالیت ها با یکدیگر متفاوتند. همچنین لازم به ذکر است که فهم تفاوت این دو مفهوم نیز کار چندان دشواری نیست، تنها اندکی توجه لازم است. در ادامه به بررسی تفاوت میان این دو نوع فعالیت خواهیم پرداخت.

ایده

در ابتدا به معرفی چهار دسته از اموری که در هر کسب و کاری ممکن است با آنها مواجه شوید خواهیم پرداخت. این دسته بندی علاوه بر نمایان کردن تفاوت میان امور ضروری و مهم، به شما در جهت برنامه ریزی صحیح و همچنین اولویت بندی فعالیت های شرکت تان نیز کمک خواهد کرد. این چهار نوع امور عبارتند از:

• امور ضروری و مهم که نیاز به انجام فوری دارند.

• امور مهم که ضروری نیستند. این دسته نیاز به انجام شدن دارند اما مانند گروه نخست نیاز به انجام فوری ندارند.

• امور ضروری که از اهمیت زیادی برخوردار نیستند. این دسته از امور تنها به این دلیل در لیست اولویت ها حضور خواهند داشت که افراد تصمیم گیرنده مانند مدیران، طبق عادت آنها را مهم تصور می کنند.

• گروه آخر را اموری تشکیل می دهند که نه مهم اند و نه ضروری. در وهله اول تعجب برانگیز خواهد بودکه چرا اموری که نه مهم هستند و نه ضروری ممکن است به لیست اولویت های شما راه پیدا کنند. با این حال دلایل متعددی مبنی بر امکان رخ دادن چنین اموری وجود دارد.

یکی از آنها عدم به روز رسانی و اصلاح برنامه مدیریتی است. بدون شک تمامی کسب و کار ها به سرعت در حال دگرگون شدن هستند و کوچک ترین سهل انگاری از جانب شما ممکن است به قیمت از دست رفتن بخش مهمی از سرمایه و وقت شما تمام شود.

کلید اساسی در برنامه ریزی اولویت های کاری، بدون شک توجه به این نکته است که تمام امور را نمی توان انجام داد و در واقع حتی اگر شما بزرگ ترین خط تولید محصولات یا حرفه ای ترین کارمندان را نیز در اختیار داشته باشید، باز هم انجام برخی امور به دلیل فشار کاری بالا به منظور دستیابی به جایگاه بهتر در بازار و همچنین صرفه جویی بیشتر در زمان از لیست برنامه ریزی شما خط خواهند خورد. بنابراین بهتر است در برنامه ریزی و تهیه لیست اولویت های کاری خود، این تصور را که قرار است تمامی امور را در برنامه خود قرار دهید فراموش کنید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- در وهله نخست انجام این ایده ممکن است دشوار و انجام نشدنی به نظر برسد. با این حال این فعالیت دشوار در مقابل تاثیری که روی کسب و کار شما و از همه مهم تر شیوه مدیریت زمان برندتان خواهد داشت، کاملا منطقی و عقلانی است.

برای شروع (مانند هر فعالیت دیگری) می توان از مشاوران یا افرادی که قبلا در این زمینه فعالیت کرده اند کمک گرفت. با این حال در مورد دشواری انجام این ایده، بخشی از این تصور ناشی از تاثیرات روانشناختی است که انجام تغییرات مهم را برای شما دشوار جلوه می دهد.

اگر به خوبی دقت کنید، اهمیت و ضرورت بسیاری از فعالیت ها به طور طبیعی برای ما قابل تشخیص در اولویت بندی است، بنابراین تنها کاری که شما نیاز دارید به دقت انجام دهید، اختصاص زمان کافی و در صورت نیاز بهره گیری از راهنمایی های دیگران است.