در جست‌وجوی زمان از دست رفته

سرعت پیشرفت فضاهای شغلی و توسعه رقابت در بازار تجارت باعث شده هرگونه اتلاف وقت و انرژی به‌عنوان اشتباهاتی بزرگ در نظر گرفته شود. مدیران سازمان‌ها و بنگاه‌های اقتصادی بزرگ تلاش دارند با صرفه‌جویی در زمان و بالا بردن راندمان کاری از حداکثر قابلیت‌های موجود برای پیشرفت شغلی و سازمانی بهره ببرند.

در این میان مفهوم «اتلاف زمان در سازمان» بارها با دلایل گوناگون تکرار می‌شود، دلایلی که هر یک نیاز به تکنیک‌هایی موثر برای مقابله دارند. یکی از مهم‌ترین جنبه‌هایی که باعث می‌شود مدیران به کاهش هرچه بیشتر اتلاف وقت تمایل پیدا کنند، رقابت با سایر سازمان‌هاست. اگرچه گاه همین سیستم رقابتی مانند یک تله سازمانی عمل کرده و روند صحیح حرکت سازمان را مختل می‌کند.

متداول‌ترین وقت تلف‌کن‌های سازمانی

برای اتلاف وقت در سازمان‌ها دلایل پرشماری وجود دارد، دلایلی که برخی به شکل مستقیم ناشی از ناکارآمدی سیستم مدیریت و برخی دیگر متاثر از قصور کارمندان و کاستی‌ها یا موانع محیطی هستند، با این وجود شایع‌ترین علل اتلاف وقت در سازمان اغلب در بین این موارد قرار دارد:

*برگزاری جلسات تشریفاتی و بی‌بازده که در اکثر موارد به جز اتلاف وقت سودی برای وضعیت کلی سازمان نخواهد داشت

*برگزاری دوره‌های آموزشی بی‌مورد و غیر‌ضروری برای کارمندان

*عدم وجود ابزارها و امکانات مناسب شغلی و وضعیت نامطلوب محیط کار کارمندان

*مدیریت داخلی ضعیف و ارائه آمار و ارقام و شایعات نادرست در خصوص شغل و قوانین شغلی

*عدم شفافیت وظایف شغلی و صرف زمان بیهوده برای تصحیح خطاهای سازمانی

*ایجاد محدودیت و نظارت بیش از حد و در نتیجه افزایش تمایل افراد برای تخطی از قوانین اجرایی سازمان

*ساعات استراحت نامناسب و غیر‌ضروری

چالش‌های مدیران سازمان

فرانک بوینس و هارون دی اسمیت، مدرسان دوره‌های مدیریت حرفه‌ای در پژوهشی به بررسی علل و راه‌حل‌های کمبود وقت در سازمان و روش‌هایی برای احیای زمان‌های از دست رفته پرداخته‌اند. براساس این پژوهش، مشکل اتلاف وقت چیزی فراتر از یک مشکل فردی است و ریشه‌هایی عمیق‌تر در فرهنگ سازمانی، مناسبات سازمانی، روابط بین فردی و... دارد. اما این یک خبر بد نیست، به عبارت دیگر خوشبختانه می‌توان مشکلات سازمان را به شکل سیستماتیک مورد سنجش قرار داد و حل کرد.

نخستین چالش مدیران برای مقابله با مشکل اتلاف وقت، اثبات این نکته است که آیا اساسا وقتی در حال تلف شدن است یا خیر. درواقع محاسبه زمان‌هایی که به شکل غیر‌مفید از دست می‌روند چندان ساده نیست. چالش رایج دیگر به دنیای فناوری و تکنولوژی مرتبط است. بسیاری از مدیران برای بالاتر بردن راندمان کاری، به تکنولوژیک کردن فضای کار و استفاده هرچه بیشتر از فناوری برای تسریع فعالیت‌ها روی می‌آورند.

در بررسی اولیه، چنین تکنیکی می‌تواند مفید باشد، اما به‌روز شدن فناوری نیازمند به‌روز شدن دانش و اطلاعات کارمندان، آموزش‌های ضمن خدمت و... است. ایجاد توازن بین دو بخش تکنولوژیک و نیروی انسانی می‌تواند به حفظ زمان و هزینه کمک کند.

چالش دیگر به وضعیت تعیین بودجه و چگونگی تامین بودجه در سازمان بازمی‌گردد، در برخی موارد با وجود نیروی انسانی ماهر، پروژه‌های طراحی شده و اهداف شفاف سازمانی، مشکلات مالی مانعی بزرگ  سر راه اجرای اهداف سازمانی ایجاد کرده و در نهایت به اتلاف وقت سازمان منجر می‌شوند.

مدیران می‌توانند با تعیین اولویت‌های اساسی سازمان و طبقه‌بندی میزان هزینه‌های پیش رو و بودجه‌های پیش فرض، تا حدودی از گرفتار شدن در چنین تله‌ای پرهیز کنند. رابرت اچ شافر، مدرس دانشکده اقتصاد هاروارد و نویسنده کتاب «موانعی بر اثربخشی مدیران» معتقد است در بسیاری از موارد مدیران به سبب تنش‌های سازمانی و اضطراب و فشار روانی مضاعفی که به آنها تحمیل می‌شود، خود به منبعی برای اتلاف وقت تبدیل می‌شوند.

عدم تمرکز مدیران روی یک هدف و فعالیت‌های چندگانه و شتابزده، باعث می‌شود مدیران در طول ساعات کاری زمان زیادی را برای ارائه توضیحات و پاسخگویی به مراجعان از دست داده و در سایه عدم تمرکز و بالارفتن ضریب خطای سازمانی، کلاف زمان را گم کنند.

جلساتی که زمان را بی‌رویه هدر می‌دهند

نشریه گاردین در مقاله‌ای با اشاره به جلسات سازمانی بی‌مورد از میزان اتلاف وقت در این جلسات انتقاد کرده است. در این گزارش به این مسئله اشاره شده که در خوش‌بینانه‌ترین حالت 34درصد از جلسات برگزار شده در سازمان‌ها بی‌هیچ بازده و دلیل مشخصی برگزار می‌شوند و در سال رقم شگفت‌آور 300هزار ساعت اتلاف وقت را به سازمان‌ها تحمیل می‌کند.

اگر هدف از برگزاری چنین جلساتی تشریک مساعی یا ارائه راهکارهایی برای بهبود عملکرد سازمان باشد، می‌توان همین اهداف را از طریق پست الکترونیک یا انتشار خبرنامه‌های داخلی با سرعت بیشتر و صرف زمان و انرژی کمتری محقق کرد. همچنین در صورتی که هدف از تشکیل چنین جلساتی پرورش روحیه تیمی یا حفظ وحدت داخلی باشد، می‌توان با ایجاد تیم‌های اجرایی همبسته به این قبیل اهداف نیز دست یافت.