توصیه هایی کاربردی برای مدیران (1) / محل اتلاف وقت خود را پیدا کنید

در ابتدا و پیش از هرگونه اقدامی در جهت جلوگیری از اتلاف وقت، شما نیاز دارید تا به طور دقیق به شیوه اتلاف وقت خود در حال حاضر آگاهی پیدا کنید. این امر نه تنها برنامه ریزی برای صرفه جویی در زمان را آسان تر می کند بلکه بدون انجام آن اصلا امکان برنامه ریزی وجود ندارد. دلیل عدم موفقیت بسیاری از افراد، مدیران و کارآفرینان در انجام درست مدیریت زمان در کسب و کارشان از بی توجهی به همین نکته اساسی ناشی می شود.

در همین راستا و برای شروع کار، برنامه مدیریتی و عملیاتی فعلی شرکت خود را تهیه کنید. این کار به شما کمک می کند تا به طور دقیق تر ایرادات برنامه جاری خود را بیابید.

ایده

برای اصلاح شیوه مدیریت زمان به طور کلی دو راه کاملا متفاوت وجود دارد؛ شیوه نخست براساس تخمین تقریبی برنامه فعلی و تلاش در جهت بهبود آن است که به طور معمول برای برنامه ریزی هایی که نیاز چندانی به دقت بالا ندارند به کار می رود. در این شیوه شما در ابتدا تمامی فعالیت های شخصی خود یا فعالیت های کلی شرکت تان را جمع آوری می کنید. سپس به منظور سهولت در برنامه ریزی بهتر است از یک نمودار دایره ای ساده در راستای نمایش داده ها استفاده کنید. در این نمودار تمامی فعالیت های مدنظر شما به نمایش گذاشته خواهد شد.

به این ترتیب امکان تحلیل مناسب شیوه مدیریت زمان شرکت، برای شما فراهم می شود. در عین حال بهتر است برای تحلیل شیوه مدیریت زمان خود از یک کارشناس ماهر نیز کمک بگیرید. در واقع بسیاری از شیوه هایی که به نظر شما عالی هستند ممکن است از نظر علمی تنها وقت تلف کردن بیهوده به همراه کارایی پایین باشند.

پس از این مرحله نوبت به اصلاح شیوه مدیریتی است. همانطور که قبلا روی نمودار تمامی فعالیت های شرکت را رسم کرده اید، اکنون و پس از مشاوره با کارشناسان، در هر کجا که لازم است اصلاحات را اعمال کنید. به طور کلی فرآیند اصلاح مدیریت زمان در این شیوه در چهار مرحله کلی اعمال می شود:

- تهیه فهرست فعالیت های شرکت و تبدیل آن به نمودار دایره ای

- تماس با کارشناسان و مشاوران مناسب در جهت اصلاح شیوه مدیریت زمان فعلی شرکت

- مقایسه طرح های پیشنهادی از سوی کارشناسان

- انتخاب بهترین پیشنهاد و اجرایی کردن آن برنامه.

در شیوه بعدی مدیریت زمان، به جای استفاده از برنامه تقریبی شرکت، از نرم افزارهای حرفه ای در راستای ضبط کلیه فعالیت های شرکت استفاده می شود. در این نرم افزارها علاوه بر ثبت زمان ورود و خروج کارمندان، تصاویر نحوه فعالیت آنان در ساعات اداری نیز ثبت خواهد شد. به این ترتیب شما با حجم وسیعی از داده های دقیق به منظور یافتن ایرادات شیوه مدیریت زمان خود مواجه خواهید شد.

تحلیل تمامی این داده ها بدون شک از توان شخص شما خارج است، با این حال این موضوع به معنای چشم پوشی از طیف وسیعی از این داده ها نیست. در واقع بهتر است در راستای تحلیل دقیق اطلاعات در دسترس از طراحان نرم افزارهایی که از آنها استفاده می کنید کمک بگیرید. به این ترتیب علاوه بر در اختیار داشتن تحلیل دقیق داده های خود، زمان سپری شده برای طی کردن فرآیند تحلیل اطلاعات نیز به طور قابل توجهی کاهش خواهد یافت.

در نهایت از هرکدام از شیوه های معرفی شده استفاده کنید، نتایج آنها شما را شوکه خواهد کرد. معمولا دقیقا همان برنامه هایی که به نظر شما بسیار هوشمندانه و بی نقص هستند، در واقع ایرادات اصلی مدیریت زمان شما را تشکیل می دهند. پس بهتر است برای افزایش بهره وری و سود خود هرچه زود تر دست به کار شوید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- در ابتدا لازم به یادآوری است که استفاده از نمودار دایره ای در هرکدام از شیوه های ذکر شده کاربردی خواهد بود. این نمودار به شما کمک می کند تا لیست جامع تمامی فعالیت های شرکت خود را در قالب نموداری کوچک (که امکان چاپ روی یک برگه را نیز دارد) مشاهده کنید.

- روش های ذکر شده در بالا تنها حداقل هایی است که در جهت اصلاح برنامه مدیریتی فعلی به شما کمک خواهد کرد. بنابراین بهتر است ترس را کنار گذاشته و در فرآیند برنامه ریزی از خلاقیت و تجربیات ارزشمند خود نیز استفاده کنید.