راهکارهایی برای وقتی که یکی از بهترین کارمندان‌ مان استعفا می‌ دهد / چرا رفتی، چرا؟ من بی‌ قرارم...

یک روز صبح که به محل کار می‌روید، نامه‌ای روی میزتان مشاهده می‌کنید. یکی از بهترین کارمندان‌تان از شما درخواست ملاقات کرده و در نامه‌اش گفته که شغل دیگری پیدا کرده و قصد ترک شرکت را دارد. ممکن است در این لحظه شوکه شوید، واکنش‌تان چیست؟ در ذهن‌تان سوالاتی مطرح می‌شود مانند اینکه پست خالی مانده او را چگونه پوشش خواهید داد؟ چگونه باید کاری کرد که وظیفه دیگر اعضای تیم در غیاب او بیشتر نشود؟ و... اینها سوالاتی است که در گزارش امروز پاسخ داده می‌شود.

آنچه متخصصان می‌گویند

استعفـــای غیرمنتظـره کارمندانی که بیشتر با آنها تعامل داشتید و کارتان به آنها وابسته است، شما را با چالش‌های بزرگی روبه‌رو می‌کند. ترک ناگهانی سازمان توسط کارمندان از نظر روحی نیز ممکن است برای مدیر سخت باشد به‌خصوص مدیرانی که تازه‌کارند و نخستین بار با این مسئله مواجه شدند. ممکن است احساس تنهایی کنند چرا که یکی از کارمندان کلیدی خود را از دست داده‌اند. با راهکارهای زیر می‌توانید این ترک سازمانی را مدیریت کرده و تا جای ممکن با آن کنار بیایید.

یک روز صبح که به محل کار می‌روید، نامه‌ای روی میزتان مشاهده می‌کنید. یکی از بهترین کارمندان‌تان از شما درخواست ملاقات کرده و در نامه‌اش گفته که شغل دیگری پیدا کرده و قصد ترک شرکت را دارد. ممکن است در این لحظه شوکه شوید، واکنش‌تان چیست؟ در ذهن‌تان سوالاتی مطرح می‌شود مانند اینکه پست خالی مانده او را چگونه پوشش خواهید داد؟ چگونه باید کاری کرد که وظیفه دیگر اعضای تیم در غیاب او بیشتر نشود؟ و... اینها سوالاتی است که در گزارش امروز پاسخ داده می‌شود.

آنچه متخصصان می‌گویند

استعفـــای غیرمنتظـره کارمندانی که بیشتر با آنها تعامل داشتید و کارتان به آنها وابسته است، شما را با چالش‌های بزرگی روبه‌رو می‌کند. ترک ناگهانی سازمان توسط کارمندان از نظر روحی نیز ممکن است برای مدیر سخت باشد به‌خصوص مدیرانی که تازه‌کارند و نخستین بار با این مسئله مواجه شدند. ممکن است احساس تنهایی کنند چرا که یکی از کارمندان کلیدی خود را از دست داده‌اند. با راهکارهای زیر می‌توانید این ترک سازمانی را مدیریت کرده و تا جای ممکن با آن کنار بیایید.

احساساتی نشوید 

کــارمنــدی کــه رابطــه نزدیکی با شما دارد و یکی از محبوب‌ترین اعضای تیم شماست، به منزله یک دوست خوب هم برای شماست. ممکن است دفعه اول که با این مسئله مواجه می‌شوید پیش خودتان بگویید چرا؟ چگونه؟ چرا قبلش چیزی نگفت؟ همچنین وقتی شرکتی کارمند خوبی را از دست می‌دهد، کارمندان دیگر هم مکثی می‌کنند و از خود می‌پرسند «چرا این کارمند سازمان را ترک کرد؟ چرا شرکت باید بگذارد او برود؟ آیا شرکت مشکلی دارد که من نمی‌دانم؟ شاید من هم باید دنبال شغل دیگری باشم.» نه‌تنها برای کارمندان دیگر سوال ایجاد می‌شود، بلکه مشتریان هم برایشان سوال ایجاد می‌شود. اما بهتر است قبل از اینکه احساساتی شوید یک نفس عمیق بکشید و کارمند را دعوت به دیداری دوستانه کنید و با او از برنامه‌های آینده‌اش حرف بزنید و دلیلش را بپرسید. اگر تعاملات میان کارمندان سخت و پیچیده باشد، ممکن است این فرسایش رابطه‌ای سبب ترک سازمان شده باشد.

پس اگر دلیلش داخلی است به دنبال این باشید که بدانید از کجا نشأت گرفته است. اگر مسئله داخلی است نگذارید به بیرون درز کند و سعی کنید با پادرمیانی او را از تصمیمش منصرف کنید. اما اگر منشأ بیرونی یا دلیل شخصی مانند نگهداری از پدر و مادر سالمند یا کودکش یا انتقال به شهری دیگر است، در این شرایط دیگر باید به فکر جایگزین باشید. اما اگر دوری او از سازمان موقتی است، بهترین استراتژی حفظ ارتباط است، به‌گونه‌ای که می‌توانید راه را برای بازگشت او باز بگذارید. مثلا شاید او یک مرخصی یک ساله بخواهد. اگر این کارمند آنقدر برای‌تان مهم است که می‌خواهید پس از یک سال او را دوباره در تیم‌تان داشته باشید پس راه برگشت را برایش باز بگذارید.

جایگزین‌سازی

درصورتــی‌کــه استعفای کارمندتان دائمی بود و تصمیم به انتخاب فرد جایگزین گرفتید، با مدیر منابع انسانی دیدار کنید. نباید جو سازمان به‌گونه‌ای شود که همه بدانند این وضعیت موقتی است. از مهارت‌ها، تجربیات و کیفیتی که متصدی آن پست باید داشته باشد، اطلاع داشته باشید. ممکــن اســت فردی در سازمان خودتان وجود داشته باشد که این مهارت‌ها را داشته و بتواند به این مقام ارتقا یابد. پس می‌توانید اول به منبع‌یابی درونی و سپس بیرونی فکر کنید. این می‌تواند به منزله فرصت رشد و ارتقا برای افراد توانمند سازمان باشد. 

قدردانی

روز آخری را که کارمندتان با سازمان شماست جشن بگیرید و در حضور دیگران از او قدردانی کنید و برایش بهترین آرزوها را داشته باشید. می‌توانید اعضای تیم را در اتاق‌تان جمع کنید تا ملاقاتی با همکار خود که می‌خواهد سازمان را ترک کند داشته باشند. مسلما این جلسات پر از خاطرات خوب برای کارمندان دیگر و آن کارمندی می‌شود که درصدد ترک سازمان است. در انتهای آن جلسه نیز می‌توانید با تقدیر نامه یا هدیه‌ای از زحمات او تقدیر کنید.

باید‌ها و نبایدها ‌

• هرچه سریع‌تر به فکر ایجاد یک طرح جایگزین برای جانشینی کارمند خوبتان باشید.

• استعفــای کــارمند را به‌عنوان فرصتی برای حفظ اعضای باقیمانده ببینید و با مسئولیت‌های جدید و آموزش مسائل جدید به آنها انگیزه دهید. 

• در حضور دیگران از او و همکاری‌اش در تیم قدردانی کنید. 

• استعفا یک مسئله شخصی است، می‌توانید همچنان رابطه دوستانه‌تان را با کارمند حفظ کنید و از او و برنامه‌های آتی‌اش بپرسید. 

• اگر به هر دلیل امکان بازگشت او هست، منتظر بمانید و سپس دوباره او را استخدام کنید. 

• درباره موضوع پیش آمده به تیم‌تان آگاهی بدهید تا با سوء تفاهم مواجه نشوند و این مسئله خللی در طرز نگرش‌شان به سازمان شما به وجود نیاورد.