توصیه هایی کاربردی برای مدیران (16) / کاربرد دفترچه خاطرات و تاثیرات آن

مدیریت و سازماندهی برند یکی از مهم ترین فعالیت هایی است که در ایده های گذشته به آن پرداختیم. با این حال پس از انتخاب یک شیوه مدیریتی خاص، اطلاعات و جزئیات امور مختلف اهمیت فوق العاده ای خواهند یافت. در همین راستا اهمیت ثبت دقیق اطلاعات مطرح شده و شیوه های گوناگون آن مورد بررسی قرار می گیرد.

در عین حال که روش های متنوعی به منظور ذخیره سازی اطلاعات وجود دارد، به طور معمول در کسب و کار مدرن روش های سنتی کاربرد خود را از دست داده اند. در ایده این شماره به بررسی دقیق مساله ذخیره سازی اطلاعات خواهیم پرداخت.

ایده

به طور کلی در زمینه ذخیره سازی اطلاعات الگوی کلاسیک مناسبی وجود دارد که معمولا به عنوان «دفترچه خاطرات» شناخته می شود. بدون شک در کشورهایی که در قرن 20 و21 تجربه جنگ را داشته اند، دفترچه خاطرات سربازان، فرماندهان نظامی و رهبران کشور بخش عمده ای از اطلاعات مربوط به آن دوران را در اختیار محققان و خوانندگان علاقه مند قرار می دهد.

در عین حال با توجه به پیشرفت تکنولوژی و شکوفایی فناوری های جدید مانند کامپیوتر و اینترنت، نحوه دخیره  سازی اطلاعات به طور کامل دگرگون شده است. امروزه اغلب افراد خاطرات خود را در فایل های کامپیوتری ذخیره می کنند. همچنین در دنیای کسب و کار نیز با توجه به اهمیت روزافزون ثبت و ذخیره سازی اطلاعات، شیوه های نوین و کارآمدتری به نسبت روش های کلاسیک ارائه شده است.

یکی از متداول ترین این سیستم ها نرم افزارهای ثبت و یادآوری اطلاعات است. این گونه نرم افزارها علاوه بر یادآوری کارهای روزمره، توانایی ذخیره سازی اطلاعات مربوط به فعالیت های شرکت را نیز دارند.

با استفاده از این نوع نرم افزارها تنها کاری که لازم است انجام دهید، ارائه فایل های اطلاعاتی به نرم افزار است. لازم به ذکر است که نرم افزارهای یادآوری به طور معمول اطلاعات کاربران را در فضای ابری ذخیره کرده و به این ترتیب نگرانی ناشی از پاک شدن اطلاعات را به حداقل می رسانند.

آنچه در عمل باید انجام دهید

در فعالیت های کاربردی و ظریفی مانند ثبت اطلاعات، نکات ریز اهمیت و تاثیر فوق العاده ای دارند. در همین راستا بهتر است توصیه های زیر را در سازماندهی سیستم ذخیره اطلاعات خود مدنظر داشته باشید:

- سعی کنید اطلاعات را به طور دقیق در فایل های ثبتی خود درج کنید. این اطلاعات شامل زمان ملاقات ها، نتایج گردهمایی ها، اهمیت اطلاعات درج شده، میزان محرمانه بودن آنها و همچنین تاریخ و زمان دقیق فعالیت هاست. همچنین در مورد اجرای شیوه مدیریتی و برنامه ریزی لازم است تا شرح دقیقی از برنامه اجرا شده ذکر شود. در عین حال بهتر است پس از گذشت اندک زمانی از اجرای آن برنامه ها، تاثیرات مثبت و منفی آن را نیز به فایل موردنظر اضافه کنید.

- اطلاعاتی را که درخصوص برنامه  ریزی و فعالیت های بلند مدت شرکت تان است از اطلاعات مرتبط با برنامه ریزی کوتاه مدت جدا کنید. به این ترتیب نظم بیشتری بر اطلاعات ذخیره شده شما حاکم خواهد بود که به نوبه خود باعث می شود تا زمان کمتری را به هنگام جست وجوی آنها تلف کنید.

- در سیستم ثبت اطلاعات خود بهتر است علاوه بر تاریخ نشست ها و گردهمایی ها، مدت زمان آن جلسات را نیز ذکر کنید. در واقع تفاوت اساسی بین یک دفترچه خاطرات الکترونیکی که اغلب برندها از آن سود می برند با یک سیستم کارآمد مدیریت بهینه زمان در ثبت زمان جلسات است. به این ترتیب امکان بررسی و راهکارهایی به منظور کاهش مدت زمان گردهمایی ها از یک سو و همچنین افزایش کیفیت آنها از سوی دیگر برای شما فراهم خواهد شد.

- به یاد داشته باشید که اطلاعات ذخیره شده خود را به طور مداوم به روز رسانی کنید. اهمیت این کار نه تنها در کامل کردن اطلاعات ذخیره شده، بلکه در فراهم کردن امکان تحلیل دقیق تر اطلاعات موجود است.

- نکته آخر اینکه سیستم ذخیره سازی اطلاعات یک نیاز حیاتی در کسب و کارهای مدرن به شمار می رود. با این حال چیزی که از سیستم ذخیره سازی اطلاعات اهمیت بیشتری دارد، راه اندازی سیستم مدیریت کسب و کار است. این سیستم مرحله ای است که در آن کاربرد اطلاعات ذخیره شده به بهترین صورت به چشم خواهد آمد.