راهنمای کامل استفاده از فرم ساز آنلاین در کسب وکارها + معرفی یک ابزار کاربردی

در دنیای امروز، کسب وکارها برای تعامل موثر با مشتریان، جمع آوری داده های ارزشمند و بهینه سازی فرآیندها، بیش از هر زمان دیگری به ابزارهای دیجیتال نیاز دارند. یکی از مهم ترین این ابزارها، فرم ساز آنلاین است که امکان ساخت انواع فرم مانند ثبت نام، تماس، سفارش، بازخورد و... را بدون نیاز به دانش برنامه نویسی فراهم می کند. در این مقاله، ضمن بررسی کاربردها و ویژگی های ابزار فرم ساز، راهنمایی عملی برای طراحی فرم های حرفه ای و انتخاب بهترین فرم ساز فارسی ارائه خواهیم داد.

فرم ساز آنلاین چیست؟

فرم ساز آنلاین یک ابزار نرم افزاری است که به کاربران اجازه می دهد بدون نیاز به دانش برنامه نویسی، فرم های دیجیتال را برای جمع آوری اطلاعات طراحی، شخصی سازی و منتشر کنند. این ابزارها معمولاً دارای رابط های کاربرپسند هستند و به افراد یا کسب وکارها کمک می کنند تا به سرعت و به راحتی فرم هایی موردنظر خود را در کمترین زمان ایجاد کنند.

مزایا و کاربرد های فرم ساز آنلاین چیست؟

در ادامه به مهمترین مزایا و قابلیت های یک فرم ساز آنلاین اشاره می کنیم:

• صرفه جویی در زمان و هزینه: استفاده از فرم ساز آنلاین و فرم های دیجیتال به مراتب سریع تر از فرم های کاغذی است و به راحتی جمع آوری می شود.
• عدم نیاز به کدنویسی: کاربران به راحتی و بدون دانش برنامه نویسی می توانند با استفاده از فرم های خام یا نمونه های آماده فرم های حرفه ای طراحی کنند.
• امکان دسترسی از راه دور: فرم های آنلاین از هر نقطه و با هردستگاهی در دسترسی هستند. این ویژگی برای مجموعه هایی به صورت متمرکز مستقر نیستند یا مخاطبانی از نقاط مختلف دارند، بسیار کاربردی است.
• اجرای تست A/B: یکی دیگر از مزایای فرم سازهای آنلاین، امکان اجرای تست A/B است؛ روشی برای مقایسه عملکرد دو یا چند نسخه از یک فرم. با این قابلیت می توان بررسی کرد کدام نسخه نرخ تعامل یا تکمیل بالاتری دارد و بر اساس آن، نسخه بهینه را انتخاب کرد.
• کنترل کیفیت داده ها: ساخت فرم های آنلاین به شما این امکان را می دهد کیفیت داده هایی را که جمع آوری می کنید، کنترل کنید. قابلیت هایی مانند ورود اطلاعات به صورت اجباری یا شرطی سازی پرسشنامه باعث افزایش دقت در داده های جمع آوری شده می شود.
• شخصی سازی بر اساس برند: قابلیت سفارشی سازی فرم ها یکی از مزایای کلیدی استفاده از فرم ساز آنلاین است. این قابلیت در هنگام طراحی پرسشنامه وجود دارد تا با انتخاب رنگ، فونت، لوگو و چینش دلخواه، فرم ها کاملاً با هویت بصری برند هماهنگ شوند.

چگونه یک فرم آنلاین حرفه ای طراحی کنیم؟

طراحی یک فرم آنلاین موثر، چیزی فراتر از کنار هم قرار دادن چند فیلد ساده کنار هم است. اگر می خواهید هم فرم شما نرخ تکمیل بالایی داشته باشد و هم اطلاعات دقیقی جمع آوری کند، باید به نکاتی درمورد طراحی پرسشنامه دقت کنید. در این بخش، قصد داریم مراحل ساخت فرم آنلاین را معرفی کنیم. در نظر گرفتن این نکات به شما کمک می کند تا فرمی کارآمدتر طراحی کنید:

1. هدف فرم را مشخص کنید: اولین قدم در ساخت هر فرم، تعیین دقیق هدف آن است. آیا قصد دارید سرنخ های فروش جمع آوری کنید؟ یا بازخورد مشتری بگیرید؟ شاید هم هدف شما ثبت نام کاربران در یک رویداد خاص باشد. پاسخ به این سوال ها تعیین می کند که چه نوع اطلاعاتی باید جمع آوری شود و ساختار کلی فرم چگونه باشد.
2. نوع فرم و ابزار مورد نظر را در نظر بگیرید: پس از مشخص شدن هدف، نوبت به انتخاب نوع فرم و ابزار ساخت آن می رسد. برای انتخاب یک فرم ساز مناسب، فاکتورهایی مثل سهولت استفاده، قابلیت شخصی سازی، امکان اتصال به ابزارهای تحلیلی و CRM، قیمت گذاری و همچنین قابلیت یکپارچه سازی با سایر سیستم های کسب وکار را در نظر بگیرید.
3. کوتاه و ساده بنویسید: معمولا فرم هایی که بیش از حد طولانی یا پیچیده هستند، معمولا با نرخ تکمیل پایینی مواجه می شوند. فقط داده های ضروری را جمع آوری کنید و متن سوالات را با زبانی ساده و شفاف بنویسید.
4. از فیلدهای مناسب استفاده کنید: انتخاب نوع فیلد مناسب، هم بر تجربه کاربری و هم بر کیفیت داده هایی که جمع آوری می کنید تاثیر بسزایی دارد. این موضوع در مورد اطمینان از این است که کاربران می توانند به راحتی اطلاعات مورد نظر شما را ارائه دهند و در عین حال از صحت و قابل استفاده بودن داده ها اطمینان حاصل شود. می توان از انواع فیلد های متنی، چک باکس، منو های کشویی، فیلد های آپلود، قسمت های متنی و... با توجه به نوع کاربران و اهداف طراحی فرم استفاده کرد.
5. از یک فراخوان واضح (CTA) استفاده کنید: فراخوان (CTA) آخرین مرحله ای است که کاربران را به برداشتن گام نهایی تشویق می کند. بدون آن، فرم شما ممکن است ناقص یا گیج کننده به نظر برسد. استفاده از یک دکمه با متن روشن مانند «ثبت اطلاعات»، «ارسال درخواست» یا «عضویت در خبرنامه» باعث می شود فرآیند تکمیل فرم برای کاربر واضح و بدون ابهام باشد.
6. فرم را پیش از انتشار آزمایش کنید: قبل از نهایی کردن فرم، آن را تست کنید. بررسی کنید که همه فیلدها به درستی کار می کنند، خطاهای احتمالی نمایش داده می شوند و تجربه کاربری روان است. اگر امکان پذیر است، فرم را ابتدا برای گروه کوچکی از کاربران ارسال کرده و بازخورد بگیرید.

انواع فرم آنلاین

 در ادامه با رایج ترین انواع فرم های آنلاین آشنا می شویم. هر فرم، کاربرد خاص خود را دارد و با انتخاب صحیح آن ها می توانید نیازهای مختلف کسب وکار خود را پوشش دهید.

·    فرم های تماس با ما

فرم های تماس، یک خط ارتباطی با مخاطبان شما ایجاد می کنند. این فرم ها به کاربران امکان می دهند بدون نیاز به تماس مستقیم یا جستجوی اطلاعات تماس، به راحتی پیام خود را برای شما ارسال کنند. معمولا شامل فیلدهایی مانند نام، ایمیل و پیام است و نقش مهمی در افزایش نرخ تعامل کاربران دارد.

·    فرم های ثبت نام کاربران

فرم های ثبت نام برای عضویت در سامانه، دسترسی به محتوا یا شرکت در یک سرویس خاص طراحی می شوند. این فرم ها اغلب شامل اطلاعات پایه مانند نام، ایمیل و شماره تماس هستند.

·    فرم عضویت در خبرنامه

فرم های عضویت در خبرنامه بسیار ساده هستند و فقط به یک یا دو فیلد برای ارسال توسط کاربران نیاز دارند. وقتی کاربری فرم ثبت نام خبرنامه را ارسال می کند، تمایل خود را برای مصرف منظم محتوای شما ابراز می کند.

·    فرم ثبت نام در رویداد

این نوع فرم ها اطلاعات مرتبط با حضور در یک رویداد مانند نام شرکت کننده، زمان، محل برگزاری و نوع بلیت را جمع آوری می کنند. استفاده از این فرم ها فرآیند مدیریت رویداد را به طور چشم گیری ساده می کند.

·    بازخورد مشتری

برای سنجش میزان رضایت کاربران از خدمات یا محصولات، فرم های بازخورد ابزاری کاربردی هستند. می توان در آن ها سوالاتی مانند "چقدر از محصول راضی بودید؟" یا "چه چیزی را پیشنهاد می کنید؟" گنجاند.

·    فرم استخدام

 فرم استخدام بخش جدایی ناپذیر هر فرآیند استخدامی است. این فرم به شما کمک می کند تا اطلاعات لازم برای انتخاب شایسته ترین کارمندان جمع آوری کنید.

·    فرم سفارشات آنلاین

اگر در حال فروش کالا یا ارائه خدمات هستید، فرم سفارش امکان ثبت سریع درخواست و پرداخت آنلاین را فراهم می کند. این فرم ها می توانند اطلاعات مشتری، نوع محصول، شیوه پرداخت و زمان تحویل را دریافت کنند.

ویژگی های فرم ساز استاندارد

فرم های آنلاین در بسیاری از فرآیندهای کسب وکار، از مدیریت پروژه گرفته تا بازاریابی و پشتیبانی مشتری، نقش مهمی دارند. برای انتخاب یک فرم ساز مناسب، لازم است به مجموعه ای از قابلیت های اساسی و پیشرفته توجه کنید.در ادامه، مهم ترین ویژگی های یک فرم ساز استاندارد را مرور می کنیم.

·   رابط کاربری آسان و روان

اولین و شاید مهم ترین عامل در انتخاب فرم ساز، رابط کاربری آسان است. اگر طراحی فرم برای کاربر زمان بر و گیج کننده باشد، عملاً بخش زیادی از مزایای استفاده از فرم ساز از بین می رود. یک ابزار خوب باید این امکان را بدهد که کاربران حتی بدون دانش فنی بتوانند تنها با چند کلیک فرم های دلخواه خود را بسازند و همین موضوع باعث تسریع در پیاده سازی کمپین ها، جمع آوری اطلاعات و واکنش سریع تر به نیاز بازار خواهد شد.

·   انعطاف پذیری در طراحی فرم

هر برند هویت بصری خاص خود را دارد؛ از رنگ سازمانی گرفته تا فونت، لحن ارتباطی و سبک طراحی. قابلیت شخصی سازی فرم ها یکی از مهم ترین معیارهای انتخاب فرم ساز است. امکان تغییر رنگ ها، فونت ها، چینش فیلدها و بارگذاری لوگو به شما کمک می کند تا فرم هایی طراحی کنید که در نگاه اول، بخشی از برند شما باشند. این انعطاف پذیری نه تنها تجربه کاربری را افزایش می دهد، بلکه اعتماد مخاطب به فرم را نیز تقویت می کند.

·   یکپارچه سازی یا اتصال به ابزارهای دیگر

در یک سازمان هوشمند، ابزارها به صورت مستقل عمل نمی کنند. یکپارچگی فرم ساز با ابزارهایی مثل CRM، ایمیل مارکتینگ، ابزارهای تحلیلی، سیستم تیکتینگ یا مدیریت پروژه، از الزامات جدی است. این اتصال ها کمک می کنند داده های دریافتی از فرم ها مستقیماً در فرآیندهای سازمان جریان پیدا کنند و بهره وری بالا برود. یک فرم ساز حرفه ای باید API و امکانات اتصال به ابزارهای مختلف را فراهم کند.

·   قابلیت گزارش گیری و تحلیل

جمع آوری داده فقط نیمی از مسیر است؛ تحلیل و تفسیر داده ها، نقطه ای است که ارزش واقعی فرم ها مشخص می شود. یک ابزار فرم ساز استاندارد باید داشبوردی برای ارائه گزارش های کاربردی و مورد نیاز داشته باشد. این گزارش ها به شما کمک می کنند بدانید کدام بخش از فرم ضعیف عمل کرده و در کدام مرحله کاربران منصرف شده اند.

·   امنیت اطلاعات و حفظ حریم خصوصی

امروزه نگرانی مربوط به حریم خصوصی به شدت افزایش یافته است. اطمینان دادن به کاربران در مورد امنیت داده هایشان بسیار مهم است. به وضوح بیان کنید که چگونه از اطلاعات آنها استفاده خواهد شد. یک سیاست حفظ حریم خصوصی شفاف، اعتماد ایجاد می کند و کاربران را به اشتراک گذاری اطلاعات تشویق می کند.

·   قابلیت پرداخت آنلاین

برای بسیاری از کسب وکارها، پرداخت مستقیم از طریق فرم یک نیاز اصلی است. برای ثبت نام در یک رویداد، خرید محصول یا خدمات، فرم ساز باید قابلیت اتصال به درگاه پرداخت را فراهم کند تا فرآیند پرداخت و ثبت سفارش به صورت یکپارچه و سریع انجام شود.

مقایسه فرم سازهای داخلی و خارجی و انتخاب بهترین فرم ساز

Jotform ،Survey monkey و... نمونه هایی از برترین ابزارهای فرم ساز خارجی هستند که به طور کلی قابلیت هایی مانند عدم نیاز به دانش کدنویسی، استفاده آسان، طرح های آماده و قابل تنظیم، یکپارچه سازی، نسخه های آزمایشی رایگان، پشتیبانی از چندین زبان زنده دنیا و... را دارا هستند. هرکدام از این ابزارها درکنار قابلیت های منحصر به فرد کاستی ها و نواقصی را نیز دارند که می تواند در مواردی کار را برای انتخاب آنها به عنوان برترین فرم ساز آنلاین با مشکل مواجه کند. در مقایسه با این ابزارها در سالهای اخیر فرم سازهای داخلی پیشرفتی چشمگیر داشته و امکان جایگزینی و رقابت با ابزار فرم ساز خارجی را فراهم کرده اند. به عنوان نمونه از بهترین فرم ساز رایگان فارسی می توان به فرم ساز ایپُل اشاره کرد که با ارائه طیف وسیع و متنوعی از قابلیت های موجود و حتی در مواردی قابلیت هایی منحصر به فرد که در رقبای خارجی نیز کمتر یافت می شود، مورد توجه بسیاری از سازمان ها شرکت ها، کسب وکارها در زمینه های فعالیت مختلف و در سطوح گوناگون قرار گرفته است.

نتیجه گیری

اگر به دنبال راهی ساده، سریع و بدون پیچیدگی برای ساخت فرم آنلاین هستید، نرم افزار فرم ساز ایپُل می تواند انتخاب مناسبی باشد. ایپُل با ارائه امکاناتی مانند طراحی فرم های قابل شخصی سازی، گزارش گیری دقیق، قابلیت اتصال به درگاه پرداخت، سازگاری با ابزارهای تحلیلی و پشتیبانی کامل از زبان فارسی و 14 زبان زنده دنیا، امکان ساخت انواع فرم های ثبت نام، ارتباط با مشتری، نظرسنجی، سفارش و درخواست خدمات را در اختیار شما قرار می دهد. چه در حال مدیریت یک کسب وکار کوچک باشید و چه بخواهید فرم های سازمانی حرفه ای ایجاد کنید، فرم ساز ایپُل می تواند فرآیند جمع آوری اطلاعات را برایتان ساده و موثر کند.