بهره وری حداکثری در مدیریت زمان

پارادوکس عجیبی در دنیای کارآفرینی وجود دارد؛ همه ما داستان آن بنیانگذار کسب و کار کوچکی را شنیده ایم که سپیده دم بیدار می شود، تا نیمه شب کار می کند و خودش را قربانی موفقیت امپراتوری کوچکش می داند. او نماد فداکاری و سختکوشی است، اما یک حقیقت ناراحت کننده در این تصویر پنهان شده است: شلوغ بودن، اغلب نشانه کارایی نیست؛ بلکه نشانه ای از فقدان جهت گیری است. 

این کارآفرین مانند کاپیتان کشتی است که به جای تنظیم یک مسیر مشخص و سپردن سکان به دستیارش هر لحظه در حال چرخاندن دیوانه وار فرمان است تا از برخورد با هر موج کوچکی جلوگیری کند. او حرکت می کند، اما پیش نمی رود.

مدیریت زمان برخلاف نامش هیچ ارتباطی با مدیریت ساعت و دقیقه ندارد. زمان نیرویی بیرونی و غیرقابل کنترل است. آنچه واقعا قابل مدیریت است، توجه و انرژی ماست. این یک بازتعریف بنیادین است که کارآفرینان موفق را از افراد پرمشغله جدا می کند. آنها زمان را مانند یک بوم نقاشی خالی می بینند، نه یک ظرف که باید تا سر حد انفجار پر شود. آنها به جای انجام کارهای بیشتر، بر انجام کارهای درست تر تمرکز می کنند. 

این مقاله هنر معماری زمان را زیر و رو می کند؛ مهارتی که به شما کمک می کند به جای واکنش به خواسته های بی پایان دیگران خالق آگاه روز خود باشید و امپراتوری خود را نه با عرق ریختن، که با هوشمندی بسازید.

شفافیت در مقصد، پیش از ترسیم نقشه زمان

بسیاری از کارآفرینان روز خود را با یک فهرست بلندبالا از کارها آغاز می کنند. این فهرست که اغلب ترکیبی آشفته از وظایف فوری، ایمیل های بی اهمیت و اهداف بلندمدت است، بیشتر شبیه یک تله اضطراب عمل می کند تا یک نقشه راه. اولین و مهمترین اصل در معماری زمان این است که قبل از پرداختن به چگونه به چرا پاسخ دهیم. 

این همان خلق یک قطب نمای استراتژیک است که جهت کلی حرکت ما را مشخص می کند. به جای پرسیدن «امروز چه کارهایی باید انجام دهم؟»، باید پرسید «چه کاری اگر امروز انجام دهم، بیشترین تاثیر را بر رسیدن به هدف بزرگ یک سال آینده ام خواهد داشت؟».

این تغییر دیدگاه نیازمند تعریف اهداف هوشمندانه و شفاف است. اهداف مبهمی مانند «رشد کسب و کار» یا «بهبود بازاریابی»، انرژی را پراکنده می کنند، اما یک هدف مشخص مانند «افزایش 20 درصدی مشتریان وفادار از طریق یک برنامه ارجاع جدید تا پایان فصل»، مانند یک فانوس دریایی عمل می کند. این شفافیت به ما اجازه می دهد تا وظایف روزانه را اولویت بندی کنیم. هر کاری که مستقیما به این هدف کمک نمی کند، باید یا حذف شود یا به تعویق بیفتد، یا واگذار شود.

مطلب مرتبط: طراحی برنامه مدیریت زمان: راهنمایی برای زمان بندی حرفه ای

یک ابزار قدرتمند در این زمینه ماتریس آیزنهاور است که وظایف را براساس دو معیار فوریت و اهمیت دسته بندی می کند. افراد ناموفق در مربع فوری و مهم زندگی می کنند و مدام در حال اطفای حریق هستند. افراد متوسط زمان زیادی را در مربع فوری اما بی اهمیت تلف می کنند که همان دنیای ایمیل ها و اعلان های بی پایان است اما معماران بزرگ زمان آگاهانه بخش عمده ای از انرژی خود را در مربع مهم اما غیرفوری سرمایه گذاری می کنند. این مربع جایگاه تفکر استراتژیک، برنامه ریزی بلندمدت، توسعه روابط کلیدی و یادگیری است؛ همان کارهایی که کسب و کار را واقعا به جلو می رانند.

مدیریت زمان: از واکنش گرایی به خلق عامدانه

پس از تعیین جهت استراتژیک نوبت به طراحی معماری روز می رسد. مغز انسان برای چند وظیفگی (Multitasking) ساخته نشده است. هر بار که از یک کار به کار دیگر می پریم، هزینه ای به نام هزینه تغییر زمینه پرداخت می کنیم که انرژی ذهنی ما را تحلیل می برد. کارآفرینان موثر این را می دانند و به جای شناور بودن در اقیانوس وظایف، روز خود را به جزیره های متمرکز تبدیل می کنند. این تکنیک، که به زمان بندی بلوکی مشهور است، قدرتمندترین ابزار برای مهار توجه است.

در این روش شما به جای کار کردن براساس یک فهرست وظایف بی پایان، برای هر کار مهمی یک بلوک زمانی مشخص در تقویم خود در نظر می گیرید. برای مثال، «از ساعت 9 تا 11 صبح: نوشتن طرح پیشنهادی برای مشتری کلیدی. تمام اعلان ها خاموش». این کار، یک قرارداد روانی با خودتان ایجاد می کند. در آن دو ساعت، شما تنها یک وظیفه دارید و تمام جهان بیرون می تواند منتظر بماند. این مانند ساختن دیوارهای یک اتاق آگوستیک برای ذهن است که اجازه می دهد تمرکز به بالاترین سطح خود برسد.

در کنار بلوک های بزرگ می توان از تکنیک های خرد نیز برای مدیریت وظایف کوچک تر بهره برد. قانون «دو دقیقه ای» می گوید اگر انجام کاری کمتر از دو دقیقه زمان می برد، آن را فورا انجام دهید و از فهرست کارهای ذهنی خود خارج کنید. این کار از انباشت کارهای کوچک و ایجاد حس آشفتگی جلوگیری می کند. همچنین، تکنیک پومودورو، که کار را به بازه های زمانی بیست و پنج دقیقه ای به همراه استراحت های کوتاه تقسیم می کند، مانند تمرینات فصلی برای مغز عمل کرده و به حفظ انرژی و تمرکز در طول روز کمک می کند. این ابزارها در کنار هم، یک سیستم عامل شخصی برای بهره وری می سازند.

هنر تفویض اختیار: ساختن ارتش نامرئی شما

یکی از بزرگ ترین موانع ذهنی برای کارآفرینان، این باور است که «هیچ کس این کار را بهتر از من انجام نمی دهد». این باور، حتی اگر درست باشد، سمی ترین مانع برای رشد است. یک رهبر کسب وکار که تمام روز خود را صرف کارهای اجرایی می کند، زمانی برای رهبری و تفکر استراتژیک نخواهد داشت. مدیریت زمان در سطح عالی، هنر تشخیص این است که «چه کارهایی نباید توسط شما انجام شود.»

تفویض اختیار، فقط به معنای استخدام کارمند نیست. در اقتصاد امروز، شما می توانید یک ارتش نامرئی از متخصصان و ابزارها بسازید. یک دستیار مجازی در آن سوی دنیا می تواند مدیریت ایمیل ها و برنامه ریزی جلسات شما را برعهده بگیرد. یک فریلنسر متخصص می تواند مدیریت شبکه های اجتماعی شما را انجام دهد. پلتفرم های نرم افزاری می توانند فرآیندهای حسابداری و صدور فاکتور را خودکار کنند. این ابزارها و افراد، مانند یک اسکلت بیرونی عمل کرده و توانایی های شما را فراتر از محدودیت های 24 ساعت شبانه روز گسترش می دهند.

کلید تفویض اختیار موفق، اعتماد و شفافیت است. شما باید زمان صرف کنید تا فرآیندها را به وضوح تعریف کرده و به تیم خود (چه داخلی و چه خارجی) اعتماد کنید. سرمایه گذاری اولیه برای آموزش دیگران، در بلندمدت ساعت های بی شماری را برای شما آزاد خواهد کرد؛ ساعت هایی که می توانید صرف کاری کنید که تنها شما قادر به انجام آن هستید: هدایت کشتی به سمت مقصد نهایی.

انضباط «نه» گفتن

در نهایت، موثرترین تکنیک مدیریت زمان، یک کلمه کلیدی است: «نه». برای هر فرصت جدید، هر درخواست جلسه و هر ایمیلی که به صندوق ورودی شما می رسد، یک هزینه پنهان وجود دارد و آن، توجه شماست. کارآفرینان موفق، مانند باغبانان ماهری هستند که می دانند برای رشد یک گل زیبا، باید علف های هرز را هرس کنند. آنها به فرصت های متوسط «نه» می گویند تا بتوانند به فرصت های عالی «بله» بگویند.

مطلب مرتبط: مدیریت زمان برای کارآفرینان: تمرین هایی ساده اما موثر

نه گفتن یک مهارت است که نیاز به تمرین دارد. این به معنای بی ادبی نیست، بلکه به معنای احترام به اولویت های خودتان است. می توان با شفافیت و احترام گفت: «از این پیشنهاد سپاسگزارم، اما در حال حاضر تمام تمرکز من بر روی پروژه دیگری است و نمی توانم به آن متعهد شوم». هر «نه» که می گویید، در واقع یک «بله» قدرتمندتر به اهداف اصلی شماست. این انضباط، مرزهایی را به دور ارزشمندترین دارایی شما، یعنی توجه، ایجاد می کند و از آن در برابر هجوم بی پایان دنیای بیرون محافظت می نماید.

چشم انداز آینده کار به سمت فردی سازی و استقلال بیشتر حرکت می کند. در این دنیا، توانایی مدیریت خود، مهمترین مهارت رقابتی خواهد بود. معماران زمان، رهبران آینده خواهند بود. آنها نه با کنترل عقربه های ساعت، که با هدایت آگاهانه توجه خود، جهان را شکل خواهند داد. آنها به ما یادآوری می کنند که بهره وری واقعی، انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر نیست، بلکه اختصاص زمان بیشتر به کارهایی است که واقعا اهمیت دارند و به زندگی و کار ما معنا می بخشند.

منابع:

https://smallbiztrends.com

https://www.coursera.org