افزایش بهره وری با بهینه سازی سرعت عملکرد

تصور کنید از شما خواسته اند یک پل باشکوه بر روی یک رودخانه آرام و قابل پیش بینی بسازید. اولین و منطقی ترین کار چیست؟ شما ماه ها و حتی سال ها زمان صرف مطالعه زمین، اندازه گیری دقیق عرض رودخانه و طراحی یک نقشه مهندسی بی نقص می کنید. در این نقشه جایگاه هر ستون، مقاومت هر کابل و وزن هر قطعه بتن از پیش محاسبه شده است. وقتی ساخت و ساز آغاز می شود، کارگران صرفا در حال اجرای دقیق یک نقشه از پیش تایید شده هستند. هرگونه انحراف از این نقشه، یک خطا محسوب می شود. 

این مدل ذهنی، که از آن به عنوان آبشار یاد می شود، برای دهه ها سنگ بنای مدیریت پروژه های بزرگ، از ساختن آسمان خراش ها گرفته تا نوشتن نرم افزارهای پیچیده بود. این یک مدل زیبا، منظم و فوق العاده موثر است؛ البته به شرطی که رودخانه شما هرگز طغیان نکند، مسیرش را تغییر ندهد و در میانه کار، یک جزیره جدید در آن ظاهر نشود.

اما دنیای کسب و کار امروز دیگر یک رودخانه آرام و قابل پیش بینی نیست. این بیشتر شبیه به یک جنگل بارانی انبوه، مه آلود و دائما در حال تغییر است. در چنین محیطی داشتن یک نقشه کامل و از پیش تعیین شده، نه تنها یک مزیت نیست، بلکه یک دستورالعمل برای فاجعه است. شما نمی توانید از لبه جنگل مسیری بی نقص را تا قلب آن طراحی کنید، زیرا نمی دانید در هر قدم، با چه مانع یا فرصت غیرمنتظره ای روبه‎رو خواهید شد. آینده متعلق به معماران پل های بی نقص نیست؛ آینده از آنِ تیم های کاوشگر چابکی است که می دانند تنها راه پیدا کردن مسیر، برداشتن اولین قدم، ارسال گزارش به پایگاه، یادگیری از محیط و اصلاح مسیر در لحظه است. این، جوهره فلسفه ای است که دنیای مدیریت را برای همیشه دگرگون کرده است: فلسفه چابک. این یک روش مدیریت پروژه نیست؛ این یک سیستم عامل برای بقا و پیشرفت در دنیای عدم قطعیت است.

نبض جدید پیشرفت

در قلب مدل آبشاری، یک انتظار طولانی و پر از ریسک نهفته بود. یک تیم ممکن بود برای دو سال بر روی یک محصول کار کند و در تمام این مدت مشتری هیچ نتیجه ملموسی را نمی دید. تمام امیدها به یک پرتاب بزرگ در انتهای پروژه گره خورده بود؛ لحظه ای که اگر محصول با نیازهای واقعی بازار (که در طول آن دو سال قطعا تغییر کرده بودند) همخوانی نداشت، تمام آن سرمایه گذاری به هدر می رفت. 

روش چابک، این ماراتن پرمخاطره را با مجموعه ای از دوهای سرعت کوتاه جایگزین می کند. یک اسپرینت، یک بازه زمانی کوتاه و ثابت (معمولا دو هفته) است که در انتهای آن، تیم متعهد می شود یک نسخه کوچک اما قابل استفاده و کامل از محصول را تحویل دهد.

این تغییر ریتم همه چیز را دگرگون می کند. به جای آنکه ارزش برای ماه ها در فرآیند تولید قفل شود، در بازه های زمانی بسیار کوتاه آزاد می شود. این به تیم اجازه می دهد تا به طور مداوم بازخورد واقعی از ذی‎نفعان و حتی مشتریان دریافت کند. 

مطلب مرتبط: معمای افزایش بهره وری در محل کار

این همان تحولی است که در غول نرم افزاری مانند مایکروسافت رخ داد. آنها از مدل قدیمی عرضه یک نسخه جدید و غول پیکر از ویندوز در هر چند سال، به سمت یک مدل به روزرسانی مداوم و تدریجی حرکت کردند. این رویکرد چابک، ریسک را به شدت کاهش می دهد، زیرا تیم هرگز بیش از دو هفته از مسیر درست دور نمی شود.هر اسپرینت، یک فرصت برای یادگیری، تطبیق و اصلاح مسیر است و این، به سازمان یک نبض منظم و قابل اعتماد برای پیشرفت می دهد.

گفت وگو: مغز جمعی سازمان!

مدل آبشاری اغلب به دلیل ساختار سلسله مراتبی و سیلو محور خود، از ارتباطات ضعیف رنج می برد. اطلاعات به آرامی از یک دپارتمان به دپارتمان دیگر منتقل می شد و اغلب در این مسیر، تحریف یا گم می شد اما در یک محیط چابک، ارتباطات مداوم و شفاف، مانند سیستم گردش خون عمل می کند که اکسیژن و اطلاعات را به تمام سلول های تیم می رساند. نماد اصلی این فرهنگ ارتباطی، جلسه ایستاده روزانه (Daily Stand-up) است. این یک جلسه کوتاه ۱۵ دقیقه ای در ابتدای هر روز است که در آن، هر عضو تیم به سه سوال ساده پاسخ می دهد: «دیروز چه کاری انجام دادم؟ امروز چه کاری انجام خواهم داد؟ و چه موانعی سر راه من قرار دارد؟».

این مراسم ساده، یک ابزار مدیریتی فوق العاده قدرتمند است. این جلسه، به جای آنکه یک گزارش دهی به مدیر باشد، یک فرآیند هماهنگی افقی میان اعضای تیم است. این کار، شفافیت کاملی در مورد پیشرفت پروژه ایجاد می کند، موانع را به سرعت شناسایی می کند و یک حس مسئولیت پذیری جمعی را تقویت می نماید. 

این فرهنگ بر این باور استوار است که بهترین ایده ها و راه حل ها، نه از ذهن یک مدیر در یک دفتر بسته، بلکه از «مغز جمعی» تیمی بیرون می آید که به طور مداوم در حال گفت و گو، همکاری و حل مسئله مشترک است. این همان روحیه ای است که در جلسات خلاقانه شرکت پیکسار نیز دیده می شود؛ جایی که بازخورد صادقانه و مستمر، یک عنصر حیاتی برای رسیدن به یک شاهکار است.

قطب نمای واقعی: مشتری به عنوان عضوی از تیم

شاید بزرگ و بنیادی‎ترین تفاوت میان تفکر آبشاری و چابک در جایگاه مشتری باشد. در مدل سنتی مشتری در ابتدای پروژه، لیستی از نیازمندی ها را ارائه می داد و سپس تا روز تحویل نهایی تقریبا از فرآیند خارج می شد. این رویکرد بر این فرض خطرناک استوار بود که نیازمندی ها ثابت باقی می مانند و مشتری، خودش دقیقا می داند که چه چیزی می خواهد اما روش چابک، این مدل را واژگون می کند. در این فلسفه، مشتری (یا نماینده او) یک عضو فعال و جدایی ناپذیر از تیم است که در تمام مراحل پروژه، از برنامه ریزی اسپرینت ها گرفته تا بازبینی نتایج، حضور دارد.

مطلب مرتبط: کارآفرینان و افزایش بهره وری؛ توصیه هایی برای موفقیت

این همکاری نزدیک تضمین می کند که محصول در حال ساخت، همواره با نیازهای واقعی و در حال تکامل بازار همسو باقی بماند. به جای آنکه ماه ها صرف ساختن یک ویژگی شود و در نهایت بفهمیم که مشتری آن را نمی خواهد، تیم می تواند پس از دو هفته، یک نسخه اولیه از آن ویژگی را به مشتری نشان دهد و بازخورد مستقیم او را دریافت کند. 

شرکت هایی مانند اسپاتیفای این فلسفه را با آزمایش مداوم ویژگی های جدید بر روی گروه های کوچکی از کاربران، به اوج خود رسانده اند. آنها اجازه می دهند تا داده ها و بازخوردهای واقعی، مسیر توسعه محصول را هدایت کنند. این یعنی جایگزین کردن حدس و گمان های داخلی با حقیقت های بیرونی بازار.

هنر بهتر شدن: اهمیت یادگیری مداوم

در نهایت یک تیم چابک می داند که نه تنها محصول باید به طور مداوم بهبود یابد، بلکه خود فرآیند کار نیز نیازمند بهبود مستمر است. این هدف اصلی جلسه بازنگری است که در پایان هر اسپرینت برگزار می شود. در این جلسه تیم از کار روزمره فاصله گرفته و با نگاهی به دو هفته گذشته، به این سوالات پاسخ می دهد: «چه کاری را به خوبی انجام دادیم؟ چه چیزی را می توانستیم بهتر انجام دهیم؟ و چه چیزی را برای اسپرینت بعدی یاد گرفتیم تا آن را تغییر دهیم؟». این یک فرآیند ساختاریافته برای یادگیری سازمانی است.

این جلسه یک فضای امن برای گفت و گوی صادقانه در مورد مشکلات فرآیندی، بدون هیچ گونه سرزنش یا مقصریابی، فراهم می کند. این همان روح فلسفه کایزن در شرکت تویوتا است؛ یک تعهد بی پایان به شناسایی و حذف ناکارآمدی ها در تمام سطوح. این رویکرد، تضمین می کند که تیم نه تنها در ساختن محصول بهتر می شود، بلکه در چگونه ساختن نیز به استادی می رسد. این، یک سیستم ایمنی داخلی است که از تکرار اشتباهات جلوگیری کرده و به تدریج، تیم را به یک واحد فوق العاده کارآمد، خودآگاه و تطبیق پذیر تبدیل می کند.

مطلب مرتبط: کارآفرینان و چالش افزایش بهره وری

در پایان، باید این حقیقت را پذیرفت که در دنیای امروز، تنها مزیت رقابتی پایدار سرعت یادگیری است. روش چابک بیش از آنکه یک مجموعه از قوانین باشد، یک چارچوب برای به حداکثر رساندن این سرعت یادگیری است. این فلسفه، به سازمان ها اجازه می دهد تا از تلاش برای کنترل کردن آینده ای غیرقابل کنترل دست بردارند و در عوض، تمام انرژی خود را صرف ساختن تیم هایی کنند که می توانند به هر آنچه آینده برای‎شان به ارمغان می آورد، به سرعت، هوشمندی و خلاقیت پاسخ دهند. چالش بزرگ پیش روی هر رهبر این است: آیا سازمان ما مانند یک پل بتنی، برای یک دنیای ثابت و بدون تغییر ساخته شده استیا مانند یک کلونی از موجودات زنده، قادر است در هر محیطی یاد بگیرد، تطبیق پیدا کند و راهی برای شکوفایی بیابد؟

منابع:

https://www.insperity.com

https://www.totara.com