راهکارهای مقابله با جلسات کاری بی فایده

براساس یک گزارش شگفت انگیز موسسه Inc، یک مدیر میانی به طور متوسط نزدیک به ۳۵ درصد از زمان کاری خود را در جلسات سپری می کند و مدیران ارشد این رقم را به ۵۰ درصد می رسانند. جالب اینکه اکثر چنین مدیرانی این جلسات را ناموفق و اتلاف وقت کامل می دانند. این آمار فقط اعداد نیستند؛ این ها گواهی فوت میلیون ها ساعت بهره وری، هزاران ایده خلاقانه و بخش بزرگی از انگیزه و انرژی کارمندان شما هستند. ما به طور ناخودآگاه پذیرفته ایم که جلسات کاری یک شر ضروری هستند؛ یک درد مزمن که باید با آن ساخت، اما این یکی از بزرگ ترین و مخرب ترین دروغ هایی است که فرهنگ کار مدرن به خود گفته است. یک جلسه کاری در ذات خود، نه خوب است و نه بد. مشکل خود ابزار نیست، بلکه عدم مهارت ما در استفاده از آن است. وقت آن رسیده که این قاتل خاموش بهره وری را محاکمه کرده و با اجرای چند فرمان ساده اما اثرگذار ارزشمندترین دارایی غیرقابل بازگشت خود یعنی زمان را پس بگیریم.

آیا می توانید از ضرورت جلسه دفاع کنید؟

اولین و مهمترین قانونی که باید در سازمان شما به یک فرهنگ تبدیل شود، اصل ضرورت است. قبل از اینکه حتی به فکر ارسال یک دعوتنامه در تقویم بیفتید، باید خود را در جایگاه یک وکیل مدافع تصور کنید که می خواهد در مقابل یک هیأت منصفه سختگیر، از لزوم برگزاری این جلسه دفاع کند. 

سوال کلیدی هیأت منصفه این است: «هدف دقیق و قابل اندازه گیری این گردهمایی چیست و چرا این هدف را نمی توان از طریق یک ایمیل، یک پیام در اسلک یا یک سند اشتراکی به دست آورد؟». پاسخ های مبهم مانند همفکری، بررسی پروژ یا همراستایی در این دادگاه پذیرفته نمی شوند. شما به یک رأی مشخص نیاز دارید. جلسات مکان هایی برای تصمیم گیری یا حل مسئله به صورت گروهی هستند، نه جایگاهی برای گزارش دادن یک طرفه اطلاعات. 

اگر هدف جلسه این است که افراد از پیشرفت کار مطلع شوند، این یک به روزرسانی است و باید به صورت غیرهمزمان انجام شود، اما اگر هدف رسیدن به یک تصمیم مشخص در مورد یکی از سه گزینه پیش رو برای استراتژی بازاریابی سه ماهه آینده است، این یک دلیل موجه برای برگزاری جلسه است. 

شرکت آلمانی زیمنس فرهنگی دارد که در آن ارسال دستور جلسه بدون یک سوال کلیدی که باید به آن پاسخ داده شود یک بی احترامی تلقی می گردد. این فرهنگ همه را مجبور می کند که قبل از دزدیدن زمان دیگران، به عمق هدف خود فکر کنند. به یاد داشته باشید، هر جلسه، یک سرمایه گذاری گران قیمت از زمان و انرژی افراد شماست. آیا می توانید ثابت کنید که بازگشت این سرمایه، ارزشش را دارد؟

مطلب مرتبط: اصول مدیریت جلسات کاری

آیا مهمانان درستی را دعوت کرده اید؟

یک مهمانی شام عالی را تصور کنید؛ موفقیت آن نه فقط به کیفیت غذا که به ترکیب مهمانان بستگی دارد. دعوت کردن افراد بیش از حد گفت وگو را سطحی و پراکنده می کند. دعوت کردن افراد نامرتبط باعث معذب شدن همه می شود. یک جلسه کاری نیز دقیقا یک مهمانی شام استراتژیک است. 

شما باید با وسواس یک میزبان حرفه ای، لیست مهمانان خود را انتخاب کنید. اغلب مدیران از ترس اینکه کسی را از قلم نیندازند، همه افراد مرتبط و غیرمرتبط را به جلسه دعوت می کنند. این کار نه تنها هزینه ها را به صورت تصاعدی بالا می برد، بلکه به پدیده ای روانشناختی به نام پخش شدن مسئولیت (Diffusion of Responsibility) دامن می زند. 

هرچه تعداد افراد بیشتر باشد، هر فرد احساس مسئولیت کمتری برای مشارکت فعال و تصمیم گیری می کند. قانون مشهور دو پیتزا از جف بزوس می گوید هرگز جلسه ای برگزار نکنید که نتوانید با دو پیتزا تمام اعضای آن را سیر کنید. این یک راهنمای خوب است، اما می توان آن را دقیق تر کرد. برای هر جلسه سه نوع شرکت‎کننده را شناسایی کنید:

•    تصمیم گیرندگان: افرادی که قدرت و مسئولیت تصمیم گیری نهایی را دارند (معمولا یک یا دو نفر).

•    متخصصان: افرادی که دانش و اطلاعات کلیدی برای راهنمایی آن تصمیم را در اختیار دارند.

•    ذی نفعان کلیدی: افرادی که نتیجه آن تصمیم مستقیما بر کار آنها تاثیر می گذارد و دیدگاه‎شان ضروری است.

هر فردی که در این سه دسته قرار نمی گیرد، می تواند نتایج جلسه را بعدا از طریق یک ایمیل خلاصه دریافت کند. شرکت اسپاتیفای مدل جوخه ها (Squads) خود را بر پایه تیم های کوچک، مستقل و چندوظیفه ای بنا کرده است. این ساختار تضمین می کند که جلسات به طور طبیعی با حضور افراد درست و ضروری شکل می گیرد. احترام به زمان دیگران، گاهی به معنای «دعوت نکردن» آنهاست.

آیا فیلم نامه شما برای تماشاگران جذاب است؟

آیا می توانید یک فیلم سینمایی موفق را بدون فیلم نامه تصور کنید؟ غیرممکن است، اما ما هر روز به جلساتی وارد می شویم که هیچ فیلم نامه مشخصی ندارند. دستور جلسه فیلم نامه جلسه شماست و ارسال آن حداقل ۲۴ ساعت قبل از جلسه یک الزام غیرقابل مذاکره است. یک دستور جلسه ضعیف لیستی از موضوعات است (بررسی بودجه کمپین جدید). اما یک دستور جلسه قدرتمند، یک نقشه راه روایی است. این نقشه باید برای هر آیتم، سه چیز را مشخص کند:

1.    سوال کلیدی که باید پاسخ داده شود

2.    زمان تخصیص داده شده

3.    فرد مسئول ارائه

این سطح از شفافیت به شرکت کنندگان اجازه می دهد تا با آمادگی کامل وارد جلسه شوند. آنها با دانستن سوالات، می توانند از قبل در مورد آنها فکر کنند و با راه حل های پیشنهادی وارد شوند، نه با دست های خالی. شرکت ژاپنی موجی (Muji) که فلسفه اش بر پایه سادگی و کارآمدی بنا شده، این رویکرد را در جلسات خود نیز پیاده می کند. دستور جلسات آنها بسیار مینیمال اما هدفمند است و اطمینان حاصل می کند که هر دقیقه از زمان مشترک، صرف حرکت به سمت یک نتیجه مشخص می شود. یک دستور جلسه خوب، جلسه را از یک گفت وگوی بی هدف به یک کارگاه حل مسئله متمرکز تبدیل می کند.

آیا به همه اجازه مشارکت می دهید؟

متاسفانه بسیاری از جلسات به یک مونولوگ طولانی توسط مدیر جلسه یا پرحرف ترین فرد حاضر در اتاق تبدیل می شوند. این یک اتلاف کامل پتانسیل جمعی است. وظیفه شما به عنوان مدیر جلسه، نه سخنرانی کردن، که رهبری ارکستر است. شما باید اطمینان حاصل کنید که صدای تمام سازها، از ویولن ظریف و کم صدای یک عضو درون گرا گرفته تا طبل قدرتمند یک عضو جسور، شنیده می شود. این یک مهارت فعالانه است.

•    سکوت را مدیریت کنید: وقتی یک سوال مهم می پرسید، در برابر وسوسه پر کردن سکوت مقاومت کنید. حداقل 10 ثانیه صبر کنید. این به افراد درون گراتر فرصت می دهد تا افکار خود را جمع بندی کرده و صحبت کنند.

•    مستقیما افراد را خطاب قرار دهید: اگر متوجه شدید که فردی ساکت است، با احترام از او نظر بخواهید: «سارا، تو تجربه زیادی در این زمینه داری، دیدگاه تو چیست؟».

•    تک گویی ها را قطع کنید: با احترام اما قاطعیت، صحبت های افرادی که بحث را به انحصار خود درآورده اند، مدیریت کنید: «ممنون علی، این نکته جالبی بود. بیایید ببینیم آیا نظر دیگری هم در این باره وجود دارد.»

شرکت فناوری هلندی آدین  (Adyen)که به فرهنگ مناظره و شفافیت خود می بالد، مدیران را تشویق می کند تا نقش یک تسهیلگر را بازی کنند، نه یک سخنران. آنها می دانند که بهترین ایده ها اغلب از غیرمنتظره ترین گوشه های اتاق می آیند، به شرطی که فضا برای شنیده شدن آنها فراهم باشد.

مطلب مرتبط: چگونه جلسات را در زمان کمتر مدیریت کنیم

سخن پایانی

کیفیت جلسات شما، یک معیار فنی نیست؛ این یک آینه تمام نما از فرهنگ سازمانی شماست. جلسات بی هدف و آشفته، نشانه یک فرهنگ بدون شفافیت، بدون احترام به زمان و بدون مسئولیت پذیری است. در مقابل، جلسات متمرکز، پرانرژی و نتیجه گرا، محصول یک فرهنگی هستند که در آن، هر دقیقه از زمان هر فرد، یک دارایی گران بها و قابل احترام شمرده می شود.

این چند فرمان صرفا تکنیک هایی برای مدیریت زمان نیستند. اینها پایه های ساختن یک فرهنگ جدید هستند. از امروز به خودتان و تیم تان قول دهید که دیگر در دزدی زمان و انرژی یکدیگر شریک جرم نخواهید بود. به هر دعوتنامه جلسه به عنوان یک قرارداد سرمایه گذاری نگاه کنید و از خود بپرسید: آیا من آماده ام این قرارداد را با افتخار امضا کنم؟ پاسخ به این سوال، نه تنها کیفیت جلسات شما، بلکه سرنوشت کل سازمان شما را تعیین خواهد کرد.

منابع:

https://www.fastcompany.com