چگونه دفتر کار منظمی را داشته باشیم

برای یک کارمند هیچ چیز بدتر از یک میز شلوغ و بی نظم نخواهد بود. این موضوع به سادگی انجام حتی ساده ترین کارها را نیز با مشکلی جدی مواجه خواهد ساخت. به همین خاطر ضروری است تا در این رابطه اقداماتی را انجام دهید. درواقع عدم وجود برنامه ریزی به سادگی باعث می شود تا دفتر کار شما به یک کابوس واقعی تبدیل شود. در همین راستا به بررسی 10 توضیه کاملا کاربردی خواهیم پرداخت.

1-شخصی سازی

این امر که دفتر کاری را مطابق نیاز خود تغییر دهیدف نخستین گام محسوب شده و لازم است تا هر تغییری که صلاح می دانید، اعمال نمایید. این امر باعث خواهد شد تا راحتی شما به بالاترین حد ممکن رسیده و همه چیز کاملا مطابق میل شما باشد. در نهایت بهتر است تا در این رابطه به نحوی رفتار نمایید که از تمامی فضای موجود، بهترین استفاده شده باشد. در این رابطه بررسی چند دفتر کار می تواند الگوی کاری شما باشد.

2-تنها الزامات را نگه دارید

بسیاری از افراد تقریبا همه چیز را در دفتر کار خود نگه می دارند. این امر به سادگی باعث خواهد شد تا با معضل کمبود جا مواجه شوید. به همین خاطر ضروری است تا تنها مواردی را نگه دارید که اهمیت بسیار بالایی را دارند. شما می توانید از باقی موارد عکسی را تهیه کرده و ان را در درون یک هارد ذخیره نمایید. این امر امکان دسترسی سریع تر را نیز به وجود خواهد آورد. درواقع در هر زمان که به نسخه پاپی آن نیاز داشته باشید، به سادگی میتوان آن ها را اسکن نمود. در نهایت این امر که اطلاعات خود را در درون یک فضای ابری قرار دهید، یکی دیگر از راهکارهای موجود محسوب می شود.

مطلب مرتبط: تاثیر فضای دفتر کار بر خلاقیت کارکنان شرکت

3-برای هر بخش فضایی مشخص را داشته باشید

این امر که برای هر چیزی یک فضای مشخص وجود داشته باشد، باعث خواهد شد تا از سرگردان بودن موارد جلوگیری شود. درواقع بسیار بهتر است که از همان ابتدا دفتر کار خود را شلوغ نکنید تا بعدا بخواهید آن را مرتب نمایید. به همین خاطر ضروری است تا بخش های مورد نظر خود را تعیین نمایید. همچنین بهتر است تا موارد پرکاربرد را در نزدیکی خود قرار دهید تا نیازی به بلند شدن مداوم شما از صندلی وجود نداشته باشد. این امر به افزایش سرعت انجام کارها منجر خواهد شد. در نهایت ضروری است تا از تغییر دفتر خودداری نمایید، علت این امر به این خاطر است که بسیاری از موارد پس از مدتی وارد ضمیر ناخودآگاه خواهد شد. به همین خاطر اگر تغییرات مداومی را داشته باشید، تنها یک دردسر را برای خود به وجود خواهید آورد.

4-بر روی همه چیز برچسب بزنید

این موضوع باعث خواهد شد تا دیگر نیازی به باز کردن پوشه ها، جعبه ها و به صورت کل بسته بندی ها وجود نداشته باشد. این امر خود نظم بسیار خوبی به اطلاعات شما خواهد بخشید. در نهایت رعایت اصل سادگی به نظم فکری شما کمک شایانی را خواهد نمود.

در آخر فراموش نکنید که حتی در بهترین حالت ممکن نیز شما به مرتب کردن اتاق خود نیاز خواهید داشت. به همین خاطر ضروری است تا 10 دقیقه پایانی کار خود را صرف این امر نمایید. اگرچه ممکن است تصور نمایید که بهتر است تا این اقدام را به فردا موکول نمایید، با این حال فراموش نکنید که این اقدام شما کمک خواهد کرد تا هیچ چیزی را فراموش نکرده و در دفتر خود جا نگذارید. همچنین به علت سهولت بالای انجام آن، بهتر است تا آن را در ابتدای شروع کار خود، زمانی که بالاترین سطح انرژی را دارید، انجام ندهید. درواقع این زمان به انجام سخت ترین کارها اختصاص دارد.