میانبرهای افزایش بهره وری در محل کار

100 سال پیش در یک کارخانه پرسر و صدای تولید خودرو بهره وری یک مفهوم ساده، قابل مشاهده و بی رحمانه بود. یک مدیر با یک کرونومتر در دست حرکات هر کارگر در خط مونتاژ را ثانیه به ثانیه اندازه گیری می کرد. بهره وری مساوی بود با تعداد قطعاتی که در یک ساعت تولید می شد. هر ثانیه اتلاف، هر حرکت اضافه و هر وقفه ای دشمن بهره وری محسوب می شد. این مدل، یعنی حداکثر خروجی در حداقل زمان، برای یک قرن بر دنیای کسب و کار حکومت کرد و به قدری در ذهن ما ریشه دوانده که امروز در قرن بیست و یکم بسیاری از ما همچنان تلاش می کنیم تا با همان کرونومتر ذهنی کارمندان کارخانه های مدرن را بسنجیم.

اما این یک اشتباه مهلک است؛ چراکه محصول اصلی کارخانه امروز، دیگر قطعات فیزیکی نیست؛ بلکه ایده، خلاقیت و راه حل است. ما دیگر پیچ و مهره تولید نمی کنیم؛ ما کد می نویسیم، استراتژی طراحی می کنیم و با مشتریان ارتباط می سازیم. تلاش برای سنجش این فعالیت ها با معیارهای خط مونتاژ منجر به فرهنگی می شود که «مشغول به نظر رسیدن» را با «موثر بودن» اشتباه می گیرد. 

در چنین فرهنگی ارزش یک فرد با تعداد ایمیل هایی که پاسخ می دهد، جلساتی که در آن شرکت می کند و ساعاتی که پشت میز می نشیند، سنجیده می شود. این یک توهم خطرناک است. بهره وری کسب و کار در عصر جدید یک معادله ریاضی از خروجی بر زمان نیست. این یک هنر ظریف در معماری محیطی است که در آن ذهن های خلاق بتوانند بدون اصطکاک و مزاحمت بهترین کار خود را انجام دهند.

ما در این مقاله قصد داریم به شما یاد دهیم چطور بدون دردسر بهره وری نیروی کار یا خودتان را افزایش دهید. پس با ما همراه باشید.

توهم بزرگ بهره وری: تفاوت میان فعالیت و پیشرفت

بسیاری از سازمان ها یک ارکستر بزرگ و پرهزینه هستند که هر نوازنده ای با تمام قدرت در حال نواختن ساز خود است، اما هیچ رهبر یا نت موسیقی مشخصی وجود ندارد. نتیجه، یک هیاهوی گوش خراش است که همه آن را «مشغله زیاد» می نامند. در چنین محیطی، همه بسیار فعال هستند، اما سازمان به هیچ سمتی پیشرفت نمی کند. اولین گام برای افزایش بهره وری واقعی، تشخیص تفاوت میان این دو مفهوم است.

یک توسعه دهنده نرم افزار که تمام روز خود را صرف پاسخ دادن به ایمیل های غیرمرتبط و شرکت در جلسات بدون دستورکار می کند، بسیار فعال است اما توسعه دهنده ای که چهار ساعت در سکوت کامل بر روی حل یک مشکل پیچیده کدنویسی تمرکز می کند، مولد است. 

مطلب مرتبط: حداکثر بهره وری در محل کار: از افسانه تا واقعیت!

یک تیم بازاریابی که هر روز ده ها پست در شبکه های اجتماعی منتشر می کند، فعال است اما تیمی که با تحلیل دقیق یک کمپین استراتژیک را طراحی و اجرا می کند که منجر به افزایش واقعی فروش می شود، بهره وری دارد. بنابراین، هدف نباید انجام دادن کارهای بیشتر باشد. هدف باید انجام دادن کارهای درست به بهترین شکل ممکن باشد. این شیفت ذهنی سنگ بنای هر استراتژی موفق برای بهبود بهره وری است.

زیربنای شفافیت: ضرورت تعریف فرآیند

پیش از آنکه به سراغ ابزارها و تکنیک ها برویم، باید به بنیادی ترین عامل، یعنی شفافیت بپردازیم. عدم شفافیت بزرگ ترین قاتل خاموش بهره وری است. وقتی کارکنان ندانند که اهداف اصلی شرکت چیست، موفقیت چگونه تعریف می شود و کار آنها دقیقا چه تاثیری بر تصویر بزرگ تر دارد، تمام انرژی شان صرف فعالیت های پراکنده و گاهی متناقض می شود.

نقشه های مشخص: شفافیت در وظایف و مسئولیت ها

چند بار در یک پروژه، کاری به دلیل مشخص نبودن مسئول آن، بر روی زمین مانده است؟ ابهام در نقش ها و مسئولیت ها، منجر به دوباره کاری، اتلاف وقت و اصطکاک میان اعضای تیم می شود. استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه شفاف که به وضوح نشان می دهد چه کسی، چه کاری را تا چه زمانی باید انجام دهد، یک ضرورت مطلق است. این شفافیت، بار ذهنی ناشی از حدس و گمان را از روی دوش تیم برمی دارد و به آنها اجازه می دهد تا انرژی خود را بر روی انجام دادن کار متمرکز کنند.

مطلب مرتبط: کارآفرینان و افزایش بهره وری

معماری فضای کار دیجیتال

پس از ساختن زیربنای شفافیت، نوبت به طراحی محیطی می رسد که در آن، کار به صورت روان و با حداقل اصطکاک انجام شود.

هنر ارتباط موثر: کاهش نویز، افزایش سیگنال

در بسیاری از شرکت ها، ارتباطات به بزرگ ترین منبع حواس پرتی تبدیل شده است. اعلان های بی وقفه ایمیل، پیام های فوری که نیازمند پاسخ آنی هستند و جلسات غیرضروری، تمرکز عمیق را که برای حل مسائل پیچیده لازم است، تقریبا غیرممکن می کنند. سازمان های مولد، به طور آگاهانه فرهنگ ارتباطی خود را طراحی می کنند. آنها میان ارتباطات «همزمان» (Synchronous) مانند تماس تلفنی یا جلسه و ارتباطات «ناهمزمان» (Asynchronous) مانند ایمیل یا پیام در کانال های مشخص، تمایز قائل می شوند. آنها می آموزند که همه چیز فوریت ندارد و بسیاری از گفت وگوها می توانند به صورت ناهمزمان انجام شوند تا هر فردی بتواند در زمان مناسب خود به آنها پاسخ دهد و رشته افکارش پاره نشود. ابزارهایی مانند Slack با ایجاد کانال های موضوعی، به سازماندهی این گفت وگوها و کاهش وابستگی به ایمیل های پراکنده کمک شایانی می کنند.

سربازان دیجیتال شما: قدرت اتوماسیون

هر سازمان، پر از کارهای تکراری، پیش پاافتاده و زمانبر است؛ از تهیه گزارش های هفتگی گرفته تا ارسال یادآوری برای پر کردن یک فرم. این کارها، انرژی ذهنی ارزشمند کارکنان را می بلعند. اتوماسیون، هنر واگذاری این وظایف به ربات هاست تا انسان ها بتوانند بر روی کارهایی تمرکز کنند که نیازمند خلاقیت، تفکر استراتژیک و همدلی است. اتوماسیون می تواند به سادگی تنظیم یک پاسخ خودکار ایمیل باشد یا به پیچیدگی یکپارچه سازی چندین نرم افزار برای انتقال خودکار داده ها. هر یک ساعتی که از طریق اتوماسیون صرفه جویی می شود، یک ساعت انرژی انسانی است که برای نوآوری آزاد شده است.

فرهنگ «نه» گفتن: جلسات کمتر، کار عمیق تر
جلسات، در صورت استفاده صحیح، ابزارهای قدرتمندی برای همسویی و تصمیم گیری هستند اما در اغلب موارد، به سیاه چاله هایی برای بلعیدن زمان و انرژی تبدیل شده اند. یک فرهنگ بهره ور، جلسه را به عنوان آخرین راه حل، نه اولین راه حل، می بیند. در چنین فرهنگی، قبل از تشکیل هر جلسه ای، سوالاتی پرسیده می شود: «آیا این جلسه واقعا ضروری است؟ آیا می توان این موضوع را با یک ایمیل یا یک پیام حل کرد؟ هدف دقیق این جلسه چیست و چه کسانی باید در آن حضور داشته باشند؟» تعیین دستور کار مشخص، محدود کردن زمان جلسه و پایان دادن آن با اقدامات کاملا واضح، می تواند اثربخشی جلسات را به طور چشمگیری افزایش دهد.

استراحت به مثابه یک استراتژی

مغز انسان برای کار مداوم و هشت ساعته طراحی نشده است. تحقیقات بی شماری نشان داده اند که استراحت های کوتاه و منظم، تمرکز و خلاقیت را افزایش می دهد. فرهنگی که کار کردن تا دیروقت یا پاسخ دادن به ایمیل در تعطیلات را به عنوان یک ارزش تقدیس می کند، در واقع در حال ترویج یک فرهنگ فرسودگی است. رهبران بهره ور، نه تنها خودشان به مرز میان کار و زندگی احترام می گذارند، بلکه تیم خود را نیز به این کار تشویق می کنند. آنها می دانند که یک کارمند خسته، یک کارمند غیرمولد است و بهترین ایده ها، اغلب زمانی به ذهن می رسند که ما در حال استراحت هستیم.

مطلب مرتبط: معمای افزایش بهره وری در محل کار

سخن پایانی

در نهایت، باید این حقیقت را پذیرفت که بهره وری یک هدف مستقیم نیست که بتوان با یک چک لیست یا یک نرم افزار جدید به آن رسید. بهره وری، یک محصول جانبی است. این محصول جانبی فرهنگی است که بر پایه شفافیت، اعتماد، تمرکز و احترام به انسان بنا شده است.

بازگردیم به کارخانه دانش. شما نمی توانید خلاقیت یا نوآوری را با کرونومتر اندازه گیری کنید، اما می توانید شرایطی را فراهم آورید که در آن خلاقیت شکوفا شود. شما می توانید موانع را از سر راه بردارید، نویزها را کاهش دهید، شفافیت را افزایش دهید و به انسان های بااستعداد اجازه دهید تا کاری را انجام دهند که برای آن استخدام شده اند. در آن صورت بهره وری به صورت خودجوش و طبیعی، مانند گیاهی که در خاکی حاصلخیز رشد می کند، پدیدار خواهد شد. این، بزرگ‎ترین درس عصر جدید برای تمام رهبرانی است که به دنبال ساختن سازمانی موفق و پایدار هستند.

منابع:

https://slack.com

https://hbr.org