جلسات کاری ناکارامد و طولانی

پرسش: مدیر یک شرکت بزرگ با پنج معاون اصلی هستم. ماهیت شرکت به‌گونه‌ای است که نیاز به برگزاری جلسات زیادی برای هماهنگی و تصمیم‌گیری دارد، اما معضل بنده این است که جلسات معمولا بسیار طولانی می‌شود و نتیجه مطلوب نیز حاصل نمی‌گردد. چه راه‌حلی برای برگزاری موثرتر این جلسات وجود دارد؟

پاسخ کارشناس: وجود یک دستور جلسه مشخص که محورهای آن محدود به 2 الی 3 مورد باشد و از قبل (حداقل 24 ساعت) برای شرکت‌کنندگان جلسه ارسال شود می‌تواند بسیار مفید باشد. توجه داشته باشید که تعداد جلسات بیشتر با محورهای کمتر نتایج بهتری را حاصل خواهد کرد. همچنین در صورتی که افراد درباره محورها فکر کرده باشند، استدلال‌ها در جلسات کارشناسانه‌تر خواهد بود و نتیجه بهتری حاصل می‌شود. لذا ارسال دستور جلسه برای افراد بسیار ضروری است. همچنین باید توجه داشت که یک دستور جلسه خوب، شامل جزئیات نیز می‌شود. اگر مستنداتی راجع به موضوعات مورد بحث وجود دارد ضمیمه دستور جلسه بکنید یا اگر می‌توانید، درباره محورهای دستور جلسه توضیحات بیشتری ارائه کنید تا افراد با آمادگی بیشتری در جلسات حاضر شوند.

گروه مشاوران فرصت امروز

اگر شما هم در کسب‌و‌کار خود با چالشی روبه‌رو هستید، درصورت تمایل مشکل خود را از طریق ایمیل [email protected] با ما در میان بگذارید و پاسخ خود را در همین بخش پیگیری کنید.