مدیریت تلفنی

پرسش: کارمند سازمانی هستم که صاحب آن به‌دلیل مشغله‌های زیاد، در سازمان حضور پیدا نمی‌کند و بیشتر کارهای خود را تلفنی انجام می‌دهد. این موضوع سازمان‌ را با چالش‌های جدی مواجه و مشکلاتی را برای آن ایجاد کرده است. از نظر شما برای بر طرف کردن این چالش باید چه اقداماتی را انجام داد و چگونه سازمان را به خوبی مدیریت کرد؟

پاسخ کارشناس: هر سازمانی نیاز به مدیر مناسبی دارد که چالش‌های پیش روی سازمان را به خوبی مدیریت کند و بهترین تصمیم‌گیری‌ها را برای سازمان انجام دهد. قطعا مدیر یک سازمان باید در آن حضور فیزیکی داشته باشد و ارتباط مناسبی را با کارمندان خود برقرار کند. این موضوع باعث می‌شود از نارضایتی‌های سازمانی مطلع شود و شرایط سازمان خود را به خوبی لمس کند.

با توجه به شرایط سازمان شما، پیشنهاد می‌شود که کارمندان سازمان با صاحب آن جلسه‌ای را ترتیب داده و مشکلات خود را برای او بیان کنند و در قالب یک پیشنهاد، مدیر سازمان برای خود معاونی را استخدام کند. از طرفی برای صرفه جویی در هزینه، صاحب سازمان شما می‌تواند بخشی از فعالیت‌ها و تصمیمات مدیریتی و به‌صورت کلی اختیارات خود را به یکی از مدیران میانی، کارمندان و... تفویض کند.

در این میان برخی از سازمان‌هایی که دچار این مشکل هستند، مدیری را برای سازمان استخدام می‌کنند و مدیر سازمان زیر نظر صاحب آن سازمان فعالیت‌های خود را پیش می‌برد. نکته‌ای که بسیار حائز اهمیت است، این موضوع است که صاحب سازمان شما باید به‌خوبی اختیارات خود را تفویض کند و با توجه به شرایطش، وظیفه نظارت بر عملکرد مدیر سازمان و دیگر کارکنان را برعهده بگیرد.