آگاهی از تغییر شرایط، مرز میان موفقیت و شکست

حضور به موقع در محل کار یکی از دغدغه های کلاسیک مدیران و شرکت هاست. این پدیده عمدتا به دلیل عدم علاقه کارمندان به شغل یا عوامل دیگر توضیح داده می شود. در این میان اگرچه سهم فعالیت های آموزشی به منظور ترغیب کارکنان به حضور دقیق غیرقابل انکار است، با این حال اگر قوانین و کسر حقوق وجود نداشته باشد، تأخیر کارمندان از کنترل سازمان خارج خواهد شد. اگر اندکی در این مورد اغراق کنیم، بدون نیروی اجبارگر سازمان بسیاری از امور حیاتی با موانع اساسی مواجه خواهد شد.

وضعیت در شرکت ها به صورت یک کل سازمان یافته تقریباً شبیه آن الگویی است که در مورد کارمندان ترسیم کردیم. در واقع بدون حضور پرسنل تخصصی در بخشR&D (توسعه و تحقیقات) به احتمال فراوان شرکت مورد نظر از سیر وقایع و پیشرفت ها بی اطلاع خواهد ماند. درست در همین زمینه است که نقش مدل های آماری و ریاضی در پیش بینی وقایع احتمالی و تحلیل شرایط موجود اهمیت پیدا می کند.

هدف اصلی از ارائه این آمارها و نمودارهای احتمالی جلب توجه مدیران ارشد به تغییر شرایط و لزوم اتخاذ تدابیر مدیریتی جدید است. در ایده های قبلی در مورد اهمیت برنامه ریزی و در اختیار داشتن نقشه طولانی مدت صحبت کرده ایم، لازم به ذکر است که توجه به دستاوردهای بخش توسعه و تحقیقات و به طور کلی تمامی بخش های مرتبط با پیش بینی اوضاع و شرایط بازار نقشی اساسی در فرآیند اصلاح برنامه های بلند مدت شرکت ایفا می کند.

اگرچه در میان کتاب ها و مقالات نشریات تخصصی می توان به وضوح اهمیت بررسی دقیق گزارش های بخش R&D را مشاهده کرد، با این حال هنوز هم عدم توجه و مطالعه دقیق این اطلاعات یکی از مشکلات اساسی مدیران تازه کار است. اگر بخواهیم صادقانه بگوییم، علت ورشکستگی و ناپدید شدن بیش از 70درصد شرکت ها در چهار ماه اولیه تأسیس شان بدون شک عدم توجه به تغییرات بازار و انطباق با آن تغییرات است.

پس از آگاهی از اهمیت و ضرورت توجه به گزارشات بخش های تحقیقاتی شرکت باید به یکی از باورهای غلط رایج در میان مدیران بپردازیم. به صورت خلاصه این باور غلط عبارت است از اینکه استفاده از بخش های تحقیقاتی به نسبت زمانی  که باید صرف تجزیه  و تحلیل گزارش هایشان کرد، سودمند نیست.

در مقام دفاع و مقابله با چنین ادعایی دو راه وجود دارد. نخست اینکه با آشکار ساختن سودمندی این تحقیقات نشان دهیم ارزش صرف زمان زیاد را دارند. با این حال راهکار ظریف تری نیز در این میان وجود دارد. به عبارت ساده، استفاده از دستاوردهای بخش های تحقیقاتی چندان هم زمان بر نیست. به ویژه در این مورد باید به پیشرفت های تکنولوژی که باعث سهولت استفاده از اطلاعات مختلف و تحلیل شان شده است، اشاره کرد.به همین جهت در ادامه به بررسی شیوه های تحلیل داده ها پرداخته و بهترین توصیه ممکن را ارائه خواهیم کرد.

• نخستین شیوه ای که مناسب است نگاهی به آن انداخته و مورد بررسی قرار دهیم، تجزیه و تحلیل معطوف به اثرگذاری است. در این روش اطلاعات ارائه شده بخش های مختلف مورد بررسی قرار گرفته و معیار تصمیم گیری در مورد اجرای هر یک براساس میزان اثربخشی آن در ابعاد کلان است. به این معنا که اولویت اجرا با طرح هایی خواهد بود که تأثیر مستقیم و بیشتری را روی شرایط کلی شرکت بگذارند. واضح است که در این روش نقش ایجاد تغییرات موردی نادیده گرفته شده و به طور کلی تصمیم گیری با نگاه به کلیت ها صورت می گیرد.

• این شیوه در اصطلاح مدل سازی نام دارد. بر این اساس نقش اتخاذ سیاست های خاص به وسیله طراحی مدل و الگوهای مشخص به نمایش گذاشته می شود. مزیت اصلی این شیوه امکان تحلیل برنامه های کلی و جزئی به صورت یکسان و سهولت در استفاده است. همچنین باید یادآور شد که این شیوه متضمن صرف زمان اندک برای نتیجه گیری نهایی است.

آخرین شیوه ای که در این مقاله به بررسی آن خواهیم پرداخت، استفاده از گزارش ها است. در واقع ترتیبی که در این مقاله برای معرفی روش های لحاظ شده است، براساس میزان زمانی است که هر روش نیاز دارد. تحلیل گزارش ها در این طبقه بندی نیازمند صرف حداقل زمان ممکن است. در واقع تنها کاری که باید در این سبک انجام دهید، مطالعه چکیده گزارش های تهیه شده بخش های مختلف شرکت است.

بر همین اساس می توانید چشم انداز مناسب و در عین حال مختصری از شرایط کلی کسب وکار (هم در خصوص موقعیت کلی شرکت و هم در ارتباط با بخش های مختلف و تخصصی) کسب کنید.

توصیه های حرفه ای از مدیران موفق

سر جورج بول، رئیس سابق فروشگاه های زنجیره ای سینزبوریس، تأکید فراوانی روی لزوم توجه به اوضاع و احوال بازار دارد. در واقع الگوی فعالیت این برند بر همین نکته استوار است و به این ترتیب توانسته سومین فروشگاه زنجیره ای پرفروش در بریتانیا باشد.

اظهارنظر سر جورج این گونه است: «فرمول مدیریت ایده آل یک شرکت ساده است: آگاهی از تغییرات، انطباق با شرایط جدید، ارائه خدمات نوین و جلب رضایت مشتریان. اگر موارد اول و دوم را درست انجام دهید، بیش از نصف راه را طی کرده اید.»