افزایش تاثیرگذاری جلسات کاری با چند تغییر ساده

افزایش تاثیرگذاری جلسات کاری در فرآیندها و عملکرد شرکت و اجرای بهتر وظایف، با تغییراتی ساده و بدون هزنیه ی خاص قابل دستیابی است.

اکثر مدیران عامل شرکت ها صرف نظر از ابعاد سازمانی که در آن کار می کنند، از کمبود زمان برای حضور در شرکت و تاثیرگذاری مستقیم روی فرآیندها گله می کنند. نتایج تحقیقات دانشگاه هاروارد نشان می دهد مدیران عامل منابع کافی را در سازمان ها در اختیار دارند، اما مشکل اصلی آنها زمان است. اگر شما هم مدیر یک کسب و کار باشید قطعا این حقیقت را تصدیق می کنید. شما ساعت های طولانی روزهای کاری و تعطیل را مشغول فعالیت هستید، از زمان خانواده خود صرف نظر می کنید، اما در نهایت باز هم کار برای انجام دارید.

تحقیقات هاروارد دلیل این کمبود وقت را نیز مشخص کرده است: جلسات کاری! این تحقیقات نشان داد هر مدیرعامل به طور میانگین ۷۲ درصد از زمان خود را در جلسات صرف می کند. این در حالی است که طبق نظر اغلب کارشناسان، جلسات کاری کمک چندانی به پیشرفت کسب وکارها نمی کنند. تحقیقات سال گذشته این دانشگاه از ۱۸۲ مدیر ارشد نشان داد ۶۵درصد از آنها جلسات را مانع انجام وظایف می دانند. ۷۱درصد معتقدند جلسات کارایی و بازدهی لازم را ندارند و ۶۲درصد گفته اند که جلسه کاری مانع ارتباطات مثبت در تیم می شود.

مطلب مرتبط:چگونه جلسات کاری مفیدتری داشته باشیم / 5 کار موثری که مدیران بزرگ در جلسات کاری خود انجام می دهند

البته این حقیقت تکراری بوده و در مقالات متعدد به آن پرداخته شده است. اکثر مدیران از این آمارها مطلعند، اما باز هم جلسات کاری را دوست دارند. آنها این پدیده ها را برای کار خود مفید می دانند، چرا که در طول جلسه با دیگران ارتباط برقرار می کنند، استراتژی می چینند، تفریح می کنند و خلاصه از این زمان لذت می برند. اما پیش از غرق شدن در لذت های جلسات کاری بهتر است حقایق زیر را نیز در نظر بگیرید:

- شما به عنوان مدیر از ۲۰ دقیقه قبل از جلسه هیچ کاری انجام نمی دهید چون ممکن است با شروع جلسه نیمه کاره بماند.

- ۱۰ دقیقه اول را به خوش و بش کردن، چایی یا قهوه نوشیدن یا تکرار کردن صحبت های گذشته می گذرانید.

- نیمی از وقت خود را به چک کردن ساعت می گذرانید، چون جلسه بعدی داشته و نگران آن هستید.

- نگران اهداف دست نیافته خود هستید که به خاطر شرکت در جلسه از پرداختن به آنها باز مانده اید.

البته نصیحت ها و راهکارها در مورد تغییر جلسات کاری نیز تکراری هستند: دستور جلسه داشته باشید، همه پیش از جلسه آماده باشند، جلسات را کوتاه کنید و ... باز هم با اجرای این دستورات، مشکلات جلسات پابرجا است. شاید بهترین پیشنهاد، پایان دادن به جلسات کاری باشد!

البته این نصیحت به معنای پایان دادن به تمامی جلسات با کارمندان نیست. چرا که با این کار ارتباطات مثبت خود را از دست می دهید، بلکه منظور، پایان دادن به روش های کنونی اجرای جلسات است. در این میان تغییرات ساده ای برای جلسات کاری پیشنهاد می شود که تاثیرگذاری آنها را افزایش خواهد داد.

جلسات فوق سریع

بدون اعلام قبلی و در زمانی بسیار کوتاه، یک جلسه برگزار کنید و هدف نهایی را توضیح دهید. با این کار دغدغه ذهنی افراد کمتر شده و به علاوه (به علت کمبود وقت) از پرداختن به موارد غیرضروری جلوگیری می کنید. چنین جلساتی را می توان در هر مکانی برگزار کرد و در نتیجه می توان از فضای خشک اتاق کنفرانس دور شد.

توفان ذهنی در مکان های عمومی

تحقیقات علمی نشان می دهد کمی صدای زمینه در افزایش کارایی در وظایف خلاقانه مفید است. می توانید جلسات را در کافی شاپ یا رستوران برگزار کنید از سر و صدای عمومی این محل ها برای افزایش کارایی بهره ببرید. نگران نباشید، هیچ کس به دنبال ایده اپلیکیشن عالی شما نیست و همه، مشغولیت ذهنی خودشان را دارند.

خداحافظی با پاورپوینت

علاوه بر اسلایدها، با دیگر فناوری ها نیز در طول جلسه قطع رابطه کنید. تلفن همراه، تبلت، پروژکتور و این موارد را کنار بگذارید و فقط با کاغذ و قلم یادداشت کنید. همه ما می دانیم که کمتر کسی به اسلایدهای یک سخنران توجه می کند.

نماینده جایگزین

قطعا همه جلسات سازمان نیاز به حضور فیزیکی مدیرعامل ندارند. یک نماینده برای جلسات کم اهمیت تر داشته باشید تا خلاصه و نتیجه گیری آنها را برای تان یادداشت کند. می توانید در صورت نیاز در جلسات بعدی شرکت و نظر خود را اعلام کنید.

مطلب مرتبط:یک جلسه کاری ایده آل باید چگونه باشد؟

صرفه جویی

اگر استارتاپ هستید قطعا هزینه سفرها برای شما عذاب آور است. افرادی که خواستار ملاقات هستند نیز باید این حقیقت را درک کنند. در نتیجه مگر این که جلسه کاری حکم مرگ و زندگی برای شرکت تان داشته باشد، از ابزارهای ارتباطی به جای حضور فیزیکی استفاده کنید.