اگر هر روز وقت کم می آورید، این 50 سوال سخت را از خودتان بپرسید

ضعف در مدیریت زمان ارتباطی با کمبود وقت ندارد، علت این ضعف را باید در شیوه استفاده خود از زمان جست وجو کنید.
بدون شک یکی از شایع ترین مشکلات کارآفرینان کمبود وقت است. سوالی که پیش می آید، این است که چطور می شود که برخی می توانند در همین وقت محدود 24 ساعته به چنین دستاوردهای خیره کننده ای دست پیدا کنند و عده ای همواره از کمبود وقت گله داشته باشند؟ رمز موفقیت این افراد ارتباطی با بهره گیری از ابزار مدیریت زمان ندارد، بلکه این افراد به خوبی قدر وقت را می دانند و نسبت به وقتی که در اختیار دارند، از سطح بالایی از آگاهی برخوردار هستند؛ این اشخاص برای این زمان محدود احترام قائلند و این احترام گذاشتن را به دیگران نیز می آموزند.

اگر هر روز وقت کم می آورید و همیشه آرزو می کنید که ای کاش روزتان بیشتر از 24 ساعت داشت، این سوال ها را از خودتان بپرسید تا حداقل سه الگویی را تشخیص دهید که ناخواسته وقت گرانبهای تان را می بلعند. سپس سعی کنید آنها را تغییر دهید. البته از آنجایی که کنار گذاشتن عادت های قدیمی دشوار است، می توانید از کمک یک مربی شغلی مجرب بهره بگیرید یا با فردی شریک و همراه شوید که به خوبی از وقت خود استفاده می کند.

سوال های مهمی که کمک می کند این گنج گرانبها را بیهوده از دست ندهید، به شرح زیر است:

1. اهداف، چشم انداز و وظایف روزمره ام کاملاً واضح و تعریف شده است؟ (مشخص نبودن امور روزمره و اهداف کلی، سردرگمی و امروز و فردا کردن را در پی خواهد داشت.)

مطلب مرتبط: 20 راهکار ساده برای مدیریت زمان

2. برنامه بسیار فشرده ای را برای خودم تعریف کرده ام و انتظاری غیرمنطقی از خودم دارم؟

3. اجازه می دهم که کارکنان، مشتریان احتمالی، مشتریان فعلی، دوستان و خانواده بارها و بارها طی روز مزاحمم شوند؟

4. قوانین و حد و مرزهای سختگیرانه ای را برای استفاده از زمان تعریف کرده ام و این قوانین را به دیگران نیز اطلاع داده ام؟

5. به این قوانین پایبند هستم یا همواره استثناهایی را برای گریز از آنها قائل می شوم؟

6. پرحرف هستم، یک گفت وگوی ساده را بدون آن که ضرورتی داشته باشد، به یک درد و دل یک ساعته تبدیل می کنم؟

7. به خودم می بالم که می توانم چند کار را با هم انجام دهم؟ ( تلاش برای انجام دادن همزمان چند کار، بهره وری را کاهش می دهد.)

8. عاشق این هستم که خودم را در کار غرق کنم و با مشغله های مختلف آدرنالین خونم را بالا ببرم؟

9. زندگی کردن در هرج و مرج را بیشتر از زندگی در آرامش دوست دارم؟

10. نه گفتن برایم سخت است؟

11. کارها و مشتریانی را قبول می کنم که با ایده آل هایم تفاوت فاحشی دارند؟

12. غالباً هنگام تمام کردن پروژه های مشتریان به دست و پا می افتم، چون کاری را قبول می کنم، که به تنهایی از عهده انجام آن برنمی آیم یا این که برای جلب رضایت مشتری، موعدی را تعیین می کنم که انجام آن کار در این مدت کم عملاً غیرممکن است؟

13. هر روز چند ساعت را بیهوده در رسانه های اجتماعی هدر می دهم؟

14. برای انجام دادن کارهای تکراری از دستگاه ها و سیستم های به روز استفاده می کنم؟

15. تمام تلاشم را برای منظم بودن می کنم؟

16. فکر می کنم هیچ کس به خوبی خودم نمی تواند کارها را انجام دهد، به همین دلیل کنترل تقریباً تمام امور را به عهده می گیرم؟

17. زمان زیادی را به آماده شدن برای ملاقات با مشتریان یا تماس با مشتریان احتمالی تخصیص می دهم، چون نگرانم که مبادا دیگران فکر کنند، همه چیزهایی را که باید بدانم، نمی دانم؟

18. معتقدم که استطاعت مالی کافی را ندارم تا نیرویی را برای کمک استخدام کنم؟ (بهتر است بدانید که دست تنها کاری از پیش نخواهید برد.)

19. واقعاً و از صمیم قلب معتقدم که زمان کافی برای انجام دادن کارهایی که فقط و فقط خودم می توانم انجام دهم، ندارم؟ (به خاطر داشته باشید که این خود ما هستیم که شرایطی را که به آن باور داریم، خلق می کنیم.)

20. زمانی را در برنامه روزانه ام برای پرداختن به اتفاقات غیرمنتظره خالی می گذارم؟ (تمام ساعات روز را پر نکنید.)

21. کار و زندگی ام را رها می کنم تا مشکل یک نفر دیگر را حل کنم؟ (واقعاً کار دوست تان تا این حد مهم و فوری است؟)

22. آیا برنامه ای برای مدیریت مشکلات غیرمنتظره به روشی موثر و سازماندهی شده دارم تا این امور خارج از برنامه تاثیر چندانی بر اولویت هایم نگذارد؟

مطلب مرتبط:۴روش افزایش زمان

23. توانایی ام در مدیریت زمان را به طور مرتب کنترل می کنم تا به این ترتیب بهتر بتوانم نقاط ضعف و قدرتم را تشخیص دهم؟

24. زمان و روز مشخصی را برای تماس های تلفنی در نظر گرفته ام تا با وقفه های نیم ساعته و یک ساعته بین این تماس ها روبه رو نشوم؟ (مطمئن باشید که هیچ کار مهمی را نمی توانید در این فواصل کوتاه انجام دهید.)

25. روز و زمان مشخصی را برای انجام دادن کارهای خاص در نظر گرفته اید؟ (برای مثال صبح های سه شنبه را برای تماس های فروش کنار بگذارید، هر روز از ساعت 1 ـ 12 ظهر را به پاسخگویی ایمیل ها و تماس های تلفنی اختصاص دهید و به روز کردن وبلاگ و بازاریابی را به صبح های پنجشنبه موکول کنید.)

26. در انجام دادن وظایف مهم تنبلی می کنم و مدام امروز و فردا می کنم؟

27. نظرم درباره پول و نقدینگی چیست؟ فکر می کنم هر چقدر که پول داشته باشم، باز هم کم است؟ (این طرز فکر ترسی غیرواقعی را القا می کند که در نهایت به تصمیم گیری های اشتباه منجر می شود.)

28. هر بار که تلفن زنگ می زند، گوشی را برمی دارم و به تمام ایمیل ها جواب می دهم؟

29. همه کارها را به خاطر یک یا دو مشتری پرتوقع رها می کنم؟

30. به کارکنانم آموزش می دهم تا مجبور نباشم که به سوالات تکراری آنها پاسخ دهم؟

31. به موازات ارتقای سطح دانش و توانایی های کارکنانم، وظایف و مسئولیت های بیشتری را به آنها محول می کنم تا بار خودم سبک تر شود؟

32. جلسات دوره ای با کارکنان برگزار می کنم تا همه متحد و هم داستان باشند؟ (برگزاری جلسات دورهای از بروز بسیاری از مشکلات و سوءتفاهم ها جلوگیری می کند.)

33. فرهنگ اعتماد و وفاداری را در شرکتم پرورش داده ام؟ (کارایی و بهره وری کارکنان در شرکتی با فرهنگ مثبت افزایش قابل ملاحظه ای می یابد.)

34. اصراری برای نگه داشتن کارکنان با عملکرد ضعیف ندارم و اجازه می دهم که بروند؟

35. همیشه از این می ترسم که مبادا یک یا چند نفر از کارکنان باارزش شرکت مرا ترک کنند؟ (به خاطر داشته باشید که برای هر فردی جایگزین مناسبی وجود دارد.)

36. به کارکنانم دستور می دهم که تمام کارها را به صورت مستند بایگانی کنند، تا هنگام ترک کردن یکی از کارکنان دچار بحران نشوم؟ (به علاوه این روال ارزش شرکت را بالاتر می برد.)

37. می خواهم که همه مرا دوست داشته باشند؟ (اگر بخواهید محبوب همه باشید، زمان زیادی را برای جلب رضایت دیگران به هدر می دهید و استثناهای فراوانی را قائل می شوید تا محبوبیت تان کم نشود.)

38. آیا کسب و کارم آنقدر منعطف هست که بتوانم در مواقع لزوم، به ویژه تابستان ها در کنار فرزندان و خانواده ام باشم؟

ب . در استرس و هرج و مرج زندگی می کنم و سعی می کنم بین زمان هایی که نیازها و خواسته های خانواده ام را تامین می کنم، ساعتی را هم برای کار کردن پیدا کنم؟

ت . از دیگران کمک می گیرم یا نیرویی را برای کمک کردن به خودم استخدام می کنم تا بتوانم بدون مزاحمت روی کسب و کارم متمرکز شوم و از زمانی که با فرزندانم هستم، لذت ببرم؟

39. می دانم که چه ساعتی از روز برایم بهترین وقت است و کارهایی را در این زمان طلایی انجام می دهم، که به انرژی و خلاقیت بالایی نیاز دارند؟ (کارهایی را که نیاز به انرژی بیشتری دارند، در ساعاتی انجام دهید که سرحال تر هستید.)

40. مطمئن هستم که الگوی فعلی کسب و کارم سوددهی قابل قبولی دارد یا این که فقط چشم بسته پیش می روم؟

41. هنوز هم به کارم علاقه دارم یا این که خستگی آن شور و شوق اولیه را سرکوب کرده است؟ (اکنون زمان آن رسیده است که متوجه شوید، چه محرکی دوباره آتش علاقه تان را شعله ور خواهد کرد.)

42. برای تمام روزهای هفته برنامه ریزی می کنم و فهرست کارها را هر روز صبح یا آخر شب مرور می کنم؟

43. عادت های صبحگاهی سالمی را برای خودم تعریف کرده ام که هیجان و انرژی را در من تزریق کند یا این که مدتی روی تخت دراز می کشم و ایمیل ها را چک می کنم؟

44. هدف های معینی را برای خودم تعریف کرده ام و راه رسیدن به آنها را می دانم؟ (ابهام و بلاتکلیفی یکی از دلایل اصلی ضعف در مدیریت زمان است.)

45. دائماً فکرها و ایده های جدید و هیجان انگیز به ذهنم می رسد و اهداف قبلی ام را رها می کنم تا راه های رسیدن به این افکار درخشان را بررسی کنم؟

46. کارهای خانه را در ساعات اداری انجام می دهم و در طول روز مدام از این شاخه به آن شاخه می پرم؟

47. اجازه می دهم که چون در خانه کار می کنم، دیگران به گونه ای با من رفتار کنند که انگار هیچ کاری ندارم؟

مطلب مرتبط:چگونه از وقت خود درست استفاده کنیم؟

48. حداقل یک بار در سال مرخصی می گیرم و به تعطیلات می روم؟ (خستگی بیش از حد ناشی از فشار کار، کارایی و بهره وری را کاهش می دهد.)

49. از این که به اندازه کافی برای خانواده ام وقت نمی گذارم، احساس گناه می کنم؟ (احساسات منفی ذهن را پریشان می کند و فرد را از پا درمی آورد.)

50. برای سرمایه گذاری کردن بر روی خودم و کسب و کارم با کارشناسان مشورت می کنم یا همه تصمیم ها را خودم به تنهایی می گیرم؟

هیچ چیزی نیست که نشود آن را تغییر داد یا بهبود بخشید. فقط باید خودتان را باور کنید و از این توهم که می توانید همه چیز را کنترل کنید، دست بردارید و از دیگران کمک بگیرید.