چگونه جلسات کاری را از بحران نجات دهیم؟

جلسات کاری زامبی های دنیای مدرن شرکت ها هستند. آنها در تقویم ما پرسه می زنند، زمان ما را می خورند و انرژی ذهنی ما را تخلیه می کنند. همه از آنها متنفرند، اما به نظر می رسد هیچ کس نمی تواند جلوی تکثیر بی رویه شان را بگیرد. ما در حالی از یک جلسه بی هدف بیرون می آییم که فقط یک چیز را با اطمینان می دانیم: باید برای جلسه بعدی آماده شویم تا درباره جلسه قبلی صحبت کنیم.

این یک بیماری فراگیر سازمانی است. ما به جلسه به عنوان یک راه حل پیش فرض نگاه می کنیم، نه یک ابزار تخصصی اما اگر بخواهیم این چرخه معیوب را بشکنیم، باید کل نگرش خود را تغییر دهیم. وقت آن رسیده است که از برگزار کردن جلسه دست برداریم و شروع به طراحی یک مداخله دقیق کنیم.

یک جلسه موثر یک دورهمی دوستانه نیست؛ یک عملیات جراحی است. یک جراح هرگز بدون تشخیص دقیق، یک تیم متخصص و یک برنامه عملیاتی روشن وارد اتاق عمل نمی شود. چرا ما باید با کمترین آمادگی وارد یکی از پرهزینه ترین فعالیت های شرکت یعنی گردهمایی چندین متخصص شویم؟ بیایید این مسئله را کالبدشکافی کنیم و ببینیم پروتکل یک جراحی موفق چگونه می تواند جلسات ما را نجات دهد.

مرحله اول: قبل از جلسه

هیچ جراحی با شکافتن بدن بیمار شروع نمی شود. موفقیت یک عملیات ساعت ها قبل از اینکه کسی تیغ جراحی را به دست بگیرد، رقم می خورد. این مرحله حیاتی ترین و در عین حال نادیده گرفته شده ترین بخش فرآیند یک جلسه است.

•    تشخیص دقیق: اولین و شجاعانه ترین سوالی که یک مدیر می تواند بپرسد این است: «آیا این جلسه واقعا ضروری است؟». آیا این مشکل را می توان با یک ایمیل، تماس تلفنی سریع یا پیام در نرم افزار ارتباط تیمی حل کرد؟ یک جراح برای سردرد ساده، عمل جراحی مغز تجویز نمی کند. اگر هدف جلسه صرفا اطلاع رسانی است، به احتمال زیاد شما نیازی به جراحی ندارید و یک گزارش مکتوب کافی است. جلسه، یا به عبارت دیگر جراحی فقط زمانی توجیه دارد که نیاز به بحث، مناظره و تصمیم گیری جمعی وجود داشته باشد.

•    تعیین هدف: هرگز جلسه ای را با یک موضوع شروع نکنید؛ آن را با یک «هدف» آغاز کنید. بحث درباره کمپین بازاریابی جدید یک موضوع است. تصمیم گیری نهایی درباره سه شعار اصلی برای کمپین بازاریابی جدید یک هدف مشخص و قابل اندازه گیری است. این هدف باید آنقدر شفاف باشد که در یک جمله بیان شود و در بالای دعوتنامه جلسه نوشته شود. این جمله، رضایت نامه آگاهانه بیمار است؛ همه می دانند برای چه چیزی زیر تیغ می روند.

مطلب مرتبط: چگونه جلسات کاری مفیدتری داشته باشیم

•    انتخاب تیم: آیا تا به حال در جلسه ای بوده اید که از خود بپرسید «من اینجا چه کار می کنم؟». دعوت کردن افراد اشتباه به جلسه، مانند آوردن یک لوله کش به اتاق جراحی قلب است. این کار نه تنها کمکی نمی کند، بلکه فضا را شلوغ و تمرکز را مختل می کند. استیو جابز، مدیرعامل فقید اپل، به شدت به این اصل پایبند بود. اگر او فردی را در جلسه ای می دید که حضورش ضروری نبود، مودبانه اما قاطعانه از او می خواست که اتاق را ترک کند. قانون ساده است: فقط کسانی را دعوت کنید که مستقیما در تصمیم گیری نقش دارند یا اطلاعات حیاتی برای آن ارائه می دهند.

مرحله دوم: در حین جلسه

اینجا اتاق عملیات است. زمان گران بهاست و تمرکز همه چیز است. نقش شما به عنوان رهبر جلسه، نقش جراح اصلی است. وظیفه شما فقط ارائه نظر نیست، بلکه هدایت دقیق کل فرآیند است.

•    شروع با چک لیست ایمنی: یک جراح خوب عملیات را با معرفی تیم و مرور سریع برنامه جراحی آغاز می کند. شما نیز جلسه را دقیقا سر وقت شروع کنید و در 30 ثانیه اول، هدف جلسه را دوباره بیان کنید: «ما اینجا جمع شده ایم تا درباره سه شعار اصلی تصمیم بگیریم و تا ساعت ده و نیم، با یک انتخاب نهایی از این اتاق خارج شویم». این کار ذهن همه را متمرکز و جهت دهی می کند.

•    مدیریت گفت وگو و زمان: دستور جلسه نقشه آناتومی بیمار شماست. به آن وفادار بمانید. به عنوان جراح وظیفه شماست که از بحث های حاشیه ای جلوگیری کنید. یک تکنیک عالی استفاده از پارکینگ است. وقتی یک ایده خوب اما نامرتبط مطرح می شود، بگویید: «این نکته فوق العاده ای است، اما خارج از هدف امروز ماست. اجازه بدهید آن را در پارکینگ نگه داریم تا بعدا در جلسه دیگری به آن بپردازیم». این روش هم به گوینده احترام می گذارد و هم تمرکز جلسه را حفظ می کند.

•    لحظه تصمیم گیری: هدف نهایی هر عملیات یک نتیجه مشخص است. هدف جلسه نیز همین است. بزرگ ترین شکست یک جلسه، خروج از آن بدون یک تصمیم واضح است. در انتهای زمان اختصاص داده شده به هر موضوع، وظیفه شماست که گفت وگو را جمع بندی کرده و تیم را به سمت یک تصمیم مشخص هدایت کنید. از پرسیدن این سوال نترسید: «خب، با توجه به بحث های انجام شده، تصمیم نهایی ما چیست؟». سکوت پس از این سوال، اغلب همان جایی است که پیشرفت واقعی اتفاق می افتد.

مرحله سوم: بعد از جلسه

یک جراحی زمانی که آخرین بخیه زده می شود، تمام نمی شود. موفقیت واقعی آن در دوره بهبودی مشخص می شود. جلسه ای که با اقدامات مشخص و پیگیری همراه نباشد، یک جراحی شکست خورده است.

مطلب مرتبط: مدیریت بهتر با بیان شفاف نکات در جلسات کاری

•    تجویز نسخه: ظرف چند ساعت پس از پایان جلسه یک خلاصه بسیار کوتاه برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید. این خلاصه باید شامل سه بخش باشد: تصمیمات کلیدی که گرفته شد. اقدامات بعدی که باید انجام شود و نام فرد مسئول هر اقدام و مهلت انجام آن. این سند نسخه پزشک است که به بیمار می گوید برای بهبودی کامل چه کارهایی باید انجام دهد. این کار مسئولیت پذیری را شفاف می کند و از فراموشی جلوگیری خواهد کرد.

سخن پایانی

جلسه یک ابزار قدرتمند برای حل مشکلات پیچیده و پیشبرد اهداف است، به شرطی که مانند یک ابزار جراحی از آن استفاده شود: به ندرت، با دقت بسیار و فقط زمانی که کاملا ضروری است. از امروز قبل از ارسال هر دعوتنامه جلسه ای، لحظه ای مکث کنید و از خود بپرسید: آیا من در حال آماده شدن برای یک عملیات جراحی دقیق هستم یا فقط می خواهم یک زامبی دیگر به تقویم شرکت اضافه کنم؟ انتخاب شما تفاوت بین یک سازمان سالم و یک سازمان بیمار را رقم خواهد زد.

منابع:

https://hbr.org

https://digitalmarketinginstitute.com