آنبوردینگ (Onboarding) نیروی کار تازه در شرکت

کلیدهای دفتر جدید یک کارمند فقط نوعی کلید ساده فلزی نیست؛ این نماد یک آغاز جدید، یک فصل پر از امید و پتانسیل است، اما آیا این کلید درب یک سالن کنسرت باشکوه را به روی او باز خواهد کرد که در آن جایگاهش مشخص، نت های موسیقی اش آماده و سایر اعضای ارکستر منتظرند تا با هم یک سمفونی بی نظیر خلق کنند؟ یا اینکه این کلید درب یک اتاق خالی، سرد و غبارگرفته را باز می کند که در آن، او باید به تنهایی و با سردرگمی، به دنبال جایگاه، موسیقی و هم نوازان خود بگردد؟ فرآیند آنبوردینگ یا همراه سازی کارکنان جدید دقیقا همین انتخاب استراتژیک است. این فرآیند، اولین و قدرتمندترین قولی است که شما به بااستعدادترین افرادی که با زحمت به دست آورده اید، می دهید. قولی که به آنها می گوید آیا به یک ارکستر پیوسته اند یا صرفا به یک ساختمان اضافه شده اند. نادیده گرفتن این حقیقت بزرگ ترین دزدی پنهان استعداد در اقتصاد مدرن است.

چرا شروع اشتباه، پایان رابطه است؟

قبل از پرداختن به راه حل باید عمق زخم را درک کنیم. اولین روز کاری یک کارمند جدید از نظر روانشناختی یکی از آسیب پذیرترین و تاثیرپذیرترین لحظات در چرخه عمر حرفه ای اوست. او با ترکیبی از هیجان بالا و اضطراب شدید وارد می شود. هیجان برای اثبات شایستگی هایش و اضطراب از ناشناخته ها. مغز او در این حالت، مانند یک اسفنج در حال جذب تمام سیگنال های ریز و درشت از محیط اطراف است تا به یک سوال بنیادین پاسخ دهد: «آیا من انتخاب درستی کرده ام؟».

یک تجربه آنبوردینگ ضعیف و بی برنامه این سوال را با یک «نه» قاطع پاسخ می دهد. وقتی لپ تاپ کارمند جدید آماده نیست، هیچ کس منتظر او نیست، او برای ساعت ها به حال خود رها می شود تا «چیزی برای خواندن پیدا کند»، اینها مشکلات لجستیکی کوچک نیستند؛ اینها سیگنال های قدرتمندی هستند که به مغز مضطرب او مخابره می شود: «شما برای ما مهم نیستید»، «ما بی نظم هستیم» یا «ما برای ورود شما ارزشی قائل نبودیم».

براساس تحقیقات موسسه وایتمن یک سوم کارمندان در شش ماه اول کار خود تصمیم به ماندن یا رفتن می گیرند و یک تجربه آنبوردینگ منفی یکی از اصلی ترین دلایل این جدایی زودهنگام است. هزینه جایگزینی یک کارمند متخصص می تواند تا ۲۰۰ درصد حقوق سالانه او هزینه داشته باشد. این یعنی یک فرآیند آنبوردینگ ضعیف یک حفره نامرئی در کشتی شماست که باارزش ترین دارایی های تان را به آرامی به اعماق اقیانوس می فرستد. این یک شکست منابع انسانی نیست؛ این یک شکست استراتژیک و مالی تمام عیار است.

مطلب مرتبط: پسا استخدام: آنبوردینگ (Onboarding) درست چه شکلی است؟

اصول آنبوردینگ موفق

دوران پیش از روز اول

خطرناک ترین زمان در این فرآیند دوران برزخ است؛ یعنی فاصله زمانی بین امضای قرارداد و اولین روز کاری. در این چند هفته کارمند جدید در یک خلأ اطلاعاتی قرار دارد. هیجان اولیه او فروکش کرده و اضطراب جای آن را می گیرد. رقبای شما ممکن است با یک پیشنهاد بهتر دوباره به سراغ او بیایند. او ممکن است از دوستانش بشنود که شرکت شما جای خوبی نیست. شما باید این خلأ را با ارتباط پر کنید، نه با سکوت.

به استعاره ارکستر بازگردیم. وقتی یک نوازنده مشهور به ارکستر معتبر می پیوندد، ارکستر برای او سکوت نمی کند. مدیر ارکستر با او تماس می گیرد، رهبر بخش سازهای زهی برای او پیامی شخصی می فرستد و برنامه کنسرت های فصل آینده برای او ارسال می شود تا او احساس کند که قبل از برداشتن اولین قدم در سالن، بخشی از این خانواده بزرگ است. این پیش همراه سازی (Pre-boarding) نیز همین هدف را دنبال می کند:

•    بسته خوشامدگویی دیجیتال: یک هفته قبل از شروع، یک ایمیل گرم و شخصی ارسال کنید که حاوی اطلاعات کلیدی باشد: برنامه روز اول، آدرس دقیق، کد لباس (اگر وجود دارد)، و شاید یک ویدئو کوتاه خوشامدگویی از تیم. این کار، بخش بزرگی از اضطراب «چه باید بکنم؟» را از بین می برد.

•    لجستیک بدون نقص: اطمینان حاصل کنید که تمام ابزارهای کاری او، لپ تاپ، حساب های کاربری و کارت ورود، قبل از ورود او آماده شده است. این نشانه احترام به زمان او و حرفه ای بودن شماست.

•    یک پیام انسانی: یک پیام کوتاه در لینکدین از طرف مدیر مستقیم او یا یک هم تیمی آینده که می گوید «بی صبرانه منتظر دیدنت در هفته آینده هستیم»، می تواند تاثیر شگفت انگیزی داشته باشد.

هدف این مرحله، جایگزین کردن اضطراب با هیجان و اطمینان است. شما به او نشان می دهید که ارکستر، منتظر ورود اوست.

سمفونی استقبال به جای رژه اداری

روز اول، روز بهره وری نیست. تکرار می کنم: روز اول، روز بهره وری نیست! بزرگ‎ترین اشتباهی که می توانید مرتکب شوید این است که یک کارمند جدید را پای میزش بنشانید و از او بخواهید یک پروژه پیچیده را شروع کند. هدف روز اول، فقط و فقط ارتباط و جهت دهی است. این روز باید مانند اُورتور یک اپرای بزرگ، تمام تم های اصلی را به شکلی زیبا و به یاد ماندنی به او معرفی کند.

برنامه روز اول باید با دقت یک کارگردان تئاتر طراحی شود:

•    یک استقبال گرم: هرگز اجازه ندهید یک کارمند جدید به یک میز پذیرش خالی یا یک نگهبان بی اطلاع برسد. مدیر یا «رفیق آنبوردینگ» او باید شخصا به استقبال او بیاید.

•    میز آماده، ذهن آماده: دیدن یک میز کار تمیز که لپ تاپ، دفترچه، خودکار و شاید یک هدیه کوچک خوشامدگویی روی آن قرار دارد، پیامی قدرتمند از نظم و احترام را مخابره می کند.

•    معرفی ارکستر: یک تور در دفتر و معرفی به اعضای کلیدی، نه به شکل یک رژه سریع، بلکه با توقف های کوتاه برای یک گپ وگفت چند دقیقه ای.

•    ناهار تیمی، یک الزام استراتژیک: ناهار روز اول با تیم، یک رویداد اجتماعی حیاتی است. این اولین فرصت برای ایجاد پیوندهای غیررسمی و انسانی است.

•    گفت‎وگوی یک به یک با رهبر ارکستر: مهمترین بخش روز، یک جلسه یک به یک با مدیر مستقیم است. در این جلسه، هدف مرور وظایف نیست، بلکه تعیین انتظارات برای هفته اول، پاسخ به سوالات اولیه و مهمتر از همه، ایجاد یک حس امنیت روانی است. پیام اصلی مدیر باید این باشد: «ما از تو انتظار نداریم در هفته اول معجزه کنی. تنها انتظار ما این است که سوالات زیادی بپرسی. ما برای کمک به تو اینجا هستیم.»

نقشه راهی برای ماه های ابتدایی

پس از روز اول، نوازنده جدید شما سرشار از انرژی اما احتمالا کمی سردرگم است. شما نمی توانید او را با یک کوه از اطلاعات رها کنید. او به یک نت موسیقی شفاف و ساختاریافته نیاز دارد. یک «نقشه راه ۳۰-۶۰-۹۰ روزه» بهترین هدیه ای است که می توانید به او بدهید. این نقشه، ابهام را از بین می برد و موفقیت را به اهداف کوچک، قابل درک و قابل اندازه گیری تقسیم می کند.

مطلب مرتبط: آنبوردینگ بی دردسر برای کسب و کارهای کوچک

•    ۳۰ روز اول (گوش دادن و یادگیری): تمرکز کامل بر روی یادگیری است. اهداف شامل: درک فرهنگ و ارزش های شرکت، آشنایی با تمام اعضای تیم، تسلط بر ابزارها و سیستم های کلیدی و شاید انجام یک پروژه کوچک و کم خطر برای کسب یک «پیروزی زودهنگام».

•    ۶۰ روز دوم (مشارکت و کمک): تمرکز از یادگیری به مشارکت فعال تغییر می کند. کارمند جدید باید شروع به مشارکت معنادار در پروژه ها کند، در جلسات ایده پردازی شرکت کند و بازخورد سازنده ارائه دهد.

•    ۹۰ روز سوم (پیشقدم شدن و مالکیت): در این مرحله، کارمند باید به تدریج استقلال بیشتری پیدا کرده و مالکیت کامل بخش هایی از کار خود را برعهده بگیرد. او باید بتواند بدون نظارت مداوم، کارها را به پیش ببرد.

این نقشه، به کارمند جدید یک قطب نما می دهد و به مدیر نیز یک چارچوب مشخص برای ارائه بازخورد و ارزیابی پیشرفت می دهد.

سخن پایانی

آنبوردینگ یک برنامه نیست که یک چک لیست داشته باشد و تمام شود؛ این یک فلسفه است. این گذار از ذهنیت استخدام یک کارمند برای پر کردن یک جای خالی به ذهنیت سرمایه گذاری بلندمدت بر روی یک انسان بااستعداد برای شکوفا کردن تمام پتانسیل اوست.

این فرآیند لحظه ای است که شرکت شما نشان می دهد آیا واقعا به ارزش هایی که روی دیوارهایش نصب کرده (ارزش هایی مانند کار تیمی، احترام و رشد) باور دارد یا خیر. یک آنبوردینگ عالی پرهزینه یا پیچیده نیست. این فرآیند، نیازمند توجه، همدلی و برنامه ریزی است. این سرمایه گذاری کوچکی است که بازگشتی نمایی در قالب وفاداری، بهره وری و نوآوری برای شما به ارمغان خواهد آورد. سوال نهایی این نیست که آیا برای این کار وقت دارید یا خیر. سوال این است: آیا می توانید هزینه گزاف انجام ندادن آن را بپردازید؟

منابع:

https://smallbiztrends.com

https://www.indeed.com