مدیریت زمان؛ جنگ بهره وری با کار زیاد!

احساس آشنایی نیست که روز خود را با لیستی بلندبالا از کارها و اهدافی بزرگ شروع کنید؟ انرژی و انگیزه دارید، اما هنوز ساعت از 10 صبح نگذشته، بهمن ایمیل ها بر سرتان آوار می شود، نوتیفیکیشن های تلفن همراه تان لحظه ای آرام تان نمی گذارند، همکاران یکی پس از دیگری» به سراغ تان می آیند و جلساتی که قرار بود کوتاه باشند، تا بی نهایت کش می آیند. عصر که می شود، خسته و فرسوده به خانه برمی گردید، اما وقتی به لیست کارهای تان نگاه می کنید، می بینید که مهمترین و استراتژیک ترین کارها دست نخورده باقی مانده اند. شما تمام روز را دویده اید، اما حتی یک قدم هم به مقصد اصلی تان نزدیک تر نشده اید.

این داستان غم انگیز زندگی بسیاری از ما در دنیای مدرن است. ما در یک فرهنگ مشغولیت دائمی زندگی می کنیم و به اشتباه پرکار بودن را با موثر بودن یکی می دانیم. ما مانند یک شعبده باز ناشی سعی می کنیم ده ها توپ را همزمان در هوا نگه داریم، غافل از اینکه دیر یا زود همه آنها با هم بر روی سرمان سقوط خواهند کرد. آیا در این بین راه حلی وجود دارد؟ راه حلی که نه به معنای سریع تر دویدن، بلکه به معنای هوشمندانه تر حرکت کردن است؟

این راه حل، مهارتی حیاتی به نام مدیریت زمان است. این مهارت هنر تبدیل شدن از یک شعبده باز سردرگم به یک معمار دقیق است که روزش را با نقشه و هدف می سازد. ما در این مقاله می خواهیم ببینیم این هنر چگونه می تواند نه تنها بهره وری، بلکه آرامش و معنا را به زندگی شغلی ما بازگرداند.

افسانه خطرناک سخت کوشی و تفاوت آن با هوشمندی

بیایید یک تصور غلط و رایج را برای همیشه از ذهن مان پاک کنیم. مدیریت زمان به معنای چپاندن هرچه بیشتر کار در ۲۴ ساعت شبانه روز نیست. مدیریت زمان به معنای کار کردن از طلوع آفتاب تا پاسی از شب، فدا کردن آخر هفته ها و پاسخ دادن به ایمیل ها در رختخواب نیست. این تعریف از سخت کوشی یک مسیر مستقیم به سوی فرسودگی شغلی است. فرسودگی نه تنها خلاقیت و کیفیت کار شما را نابود می کند، بلکه سلامت روحی و جسمی شما را نیز به طور جدی به خطر می اندازد.

مدیریت زمان واقعی هنر تشخیص است. هنر تشخیص تفاوت بین کاری که فوری به نظر می رسد و کاری که واقعا مهم است. هنر تشخیص کاری که باید همین الان توسط خود شما انجام شود و کاری که می توان آن را به دیگری سپرد یا حتی به کلی حذف کرد. مدیریت زمان در مورد انجام کار بیشتر نیست؛ در مورد انجام کارهای درست تر است. این مهارت به شما کمک می کند تا کنترل فرمان زندگی شغلی تان را دوباره به دست بگیرید و به جای اینکه توسط جریان بی پایان وظایف به این سو و آن سو کشیده شوید، خودتان آگاهانه مسیر حرکت تان را تعیین کنید.

مطلب مرتبط: بهره وری حداکثری در مدیریت زمان

از قربانی شرایط به معمار روزتان تبدیل شوید: قدرت برنامه ریزی

تفاوت اصلی بین فردی که بر زمانش مسلط است و فردی که توسط زمان کنترل می شود، در یک کلمه خلاصه می شود: «برنامه‎ریزی». کسی که برنامه ریزی نمی کند، در واقع به شرایط اجازه می دهد تا برای او تصمیم بگیرند. او روزش را با چک کردن ایمیل ها شروع می کند و ناگهان خود را در حال پاسخ دادن به درخواست های دیگران می یابد، بدون اینکه به اهداف خودش فکر کرده باشد. او یک قربانی منفعل است.

اما یک معمار زمان روزش را این گونه شروع نمی کند. او قبل از اینکه به دنیای بیرون واکنش نشان دهد، چند دقیقه وقت صرف می کند و نقشه روزش را ترسیم می نماید. او با مرور اهداف بزرگ تر خود دو یا سه کار مهم و کلیدی را که بیشترین تاثیر را در رسیدن به آن اهداف دارند، مشخص می کند و مهمترین ساعات روزش را به آنها اختصاص می دهد. این کارها، سنگ های بزرگی هستند که باید اول در ظرف روزمان قرار دهیم. سپس می توانیم شن ها و ماسه های کوچک (ایمیل ها، تماس ها و کارهای کم اهمیت تر) را در فضاهای خالی باقی مانده بریزیم. این تغییر نگرش از واکنشی بودن به کنشگر بودن، اولین و قدرتمندترین گام در مسیر تسلط بر زمان است.

نبرد بزرگ ذهن ما: کارهای فوری یا مهم؟

یکی از بزرگ ترین چالش های ما در مدیریت زمان تشخیص تفاوت بین کارهای فوری و کارهای مهم است. کارهای فوری مانند کودکی هستند که با صدای بلند گریه می کند و تمام توجه شما را به خودش جلب می کند. آنها معمولا از طرف دیگران به ما تحمیل می شوند، پر سر و صدا هستند و یک حس اضطرار کاذب ایجاد می کنند. پاسخ دادن به یک ایمیل غیرضروری شرکت در یک جلسه بی برنامه یا پاسخ به یک پیام در شبکه های اجتماعی همگی از این دسته هستند.

در مقابل کارهای مهم آرام و صبور هستند. آنها معمولا نیازی به اقدام لحظه ای ندارند و صدای شان به راحتی در میان همهمه کارهای فوری گم می شود. یادگیری یک مهارت جدید، برنامه ریزی برای یک پروژه بلندمدت، بهبود روابط با مشتریان کلیدی یا حتی فکر کردن به استراتژی کلی کسب و کار همگی کارهای مهمی هستند که آینده شما را می سازند. رهبران بزرگ زمان، هنرمندان نادیده گرفتن فریادهای وسوسه انگیز کارهای فوری، برای گوش سپردن به نجواهای حیات بخش کارهای مهم هستند. آنها می دانند که رشد واقعی، در آرامش کارهای مهم اتفاق می افتد، نه در هرج و مرج کارهای فوری.

هنر استراحت های هوشمندانه

در فرهنگ مشغولیت استراحت کردن اغلب با تنبلی یا اتلاف وقت برابر دانسته می شود. این هم یکی دیگر از افسانه های خطرناک است. به داستان آن هیزم شکن فکر کنید که ساعت ها با تمام قدرت تبر می زد، اما چون زمانی را برای تیز کردن اره اش صرف نمی کرد، با هر ضربه، انرژی بیشتری از دست می داد و چوب کمتری می برید.

مغز ما درست مانند آن اره پس از یک دوره کار متمرکز کند می شود و نیاز به تیز شدن دارد. تحقیقات علمی به وضوح نشان داده اند که کار مداوم و بدون وقفه، منجر به کاهش تمرکز، افزایش اشتباهات و افت خلاقیت می شود. استراحت های کوتاه و منظم در طول روز، به مغز شما فرصت می دهد تا خود را بازیابی کند، اطلاعات را پردازش نماید و با انرژی بیشتری به سراغ کار بعدی برود. تکنیک هایی مانند تکنیک پومودورو (۲۵ دقیقه کار متمرکز و ۵ دقیقه استراحت) بر همین اساس طراحی شده اند. به یاد داشته باشید: استراحت کردن، متضاد کار کردن نیست؛ استراحت هوشمندانه، بخشی جدایی ناپذیر از فرآیند «خوب کار کردن» است.

اثرات دومینویی مدیریت زمان

وقتی شما یاد می گیرید که زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید، تاثیر آن مانند یک دومینو به تمام جنبه های دیگر زندگی شغلی و شخصی شما سرایت می کند. اجازه دهید برخی از آثار این فرآیند را به اتفاق هم مرور کنیم.

مطلب مرتبط: مدیریت زمان: رازهای بهره وری که نمی دانید!

•    کاهش استرس و اضطراب: وقتی شما کنترل روزتان را در دست دارید و می دانید که در حال کار کردن روی مهمترین چیزها هستید، حس اضطراب ناشی از عقب افتادن کارها و هرج و مرج، جای خود را به حس آرامش و تسلط می دهد.

•    تصمیم گیری بهتر: ذهنی که تحت فشار دائمی نیست و فرصت تفکر دارد، می تواند تصمیمات استراتژیک تر و هوشمندانه تری بگیرد.

•    افزایش خلاقیت و نوآوری: وقتی شما تمام وقت تان را صرف خاموش کردن آتش های فوری نمی کنید، فضایی برای فکر کردن، ایده پردازی و پیدا کردن راه حل های خلاقانه برای مشکلات بزرگ تر باز می شود.

•    بهبود تعادل بین کار و زندگی: مدیریت زمان به شما کمک می کند تا مرزهای مشخصی بین زمان کار و زمان شخصی خود ایجاد کنید. وقتی کار تمام می شود، واقعا تمام می شود و شما می توانید با خیال راحت، از زمان خود با خانواده و عزیزان تان لذت ببرید.

•    رشد شغلی و حرفه ای: مدیری که به شما نگاه می کند، فقط حجم کارهایی که انجام داده اید را نمی بیند. او توانایی شما در اولویت بندی، تمرکز و به سرانجام رساندن پروژه های مهم با آرامش را می بیند. اینها ویژگی های یک رهبر آینده است و شهرت شما به عنوان یک فرد قابل اعتماد و استراتژیک، بهترین مسیر برای پیشرفت شغلی شما خواهد بود.

منابع:

https://www.activtrak.com