توصیه هایی کاربردی برای مدیران (5) / از قانون پارتو استفاده کنید

فعالیت موثر در زمینه کسب و کار عمدتا به معنی اولویت بندی امور مختلف و تمرکز روی کارهای مهم است. واضح است که بعضی امور برای افراد مختلف از اهمیت متفاوتی برخوردار است، با این حال در برنامه ریزی کسب وکار شما باید برخی اصول را در خصوص اولویت بندی فعالیت ها رعایت کنید.

در وهله نخست شما باید در نظر داشته باشید که فعالیت مورد نظر تا چه مقدار اهداف اصلی شرکت را برآورده خواهد کرد. سپس بهتر است به هماهنگی اولویت برنامه ریزی خود با سایر فعالیت های شرکت نیز توجه کنید.

در راستای برنامه ریزی موثر، اصل رایجی در اقتصاد وجود دارد که به نام اقتصاددان مشهور ایتالیایی، ویلفردو پارتو نام گذاری شده است. این قاعده هم اکنون با نام قانون 20/80 پارتو شناخته می شود. این اصل از یک قاعده علت و معلولی برگرفته شده است که حاکی از تاثیر 20درصد اندک در تعیین نتیجه 80 درصد امور است.

برای مثال به طور عمده در شرکت های تولیدی 20درصد خریداران (خریداران ثابت) حدود 80درصد فروش شرکت را شامل می شوند. البته حالت عکس این قانون نیز به کار گرفته می شود. به عنوان نمونه در اغلب اوقات عدم کارآیی و مسئولیت پذیری 20درصد کارکنان و مدیران شرکت،  عامل 80درصد اعتراضات مشتریان به کیفیت محصولات محسوب می شود.

از این قانون در زمینه مدیریت و برنامه ریزی صحیح زمان نیز می توان بهره برد. به طور معمول با استفاده از قانون پارتو حدود 20درصد جلسات و نشست های مدیران ارشد شرکت ها 80درصد تصمیمات اساسی این شرکت ها را تشکیل می دهد.

همچنین یک نتیجه قابل توجه دیگر نیز براساس این قاعده در زمینه مدیریت زمان معرفی شده است. در واقع براساس مطالعات گسترده ثابت شده است که تنها 20درصد منابعی که شما برای بهبود اوضاع مدیریت و برنامه ریزی شرکت در راستای صرفه جویی در زمان استفاده می کنید، مستقیما روی 80درصد تصمیمات مدیریتی شما تاثیر خواهد گذاشت.

ایده

همان طور که توضیح داده شد حدود 20درصد از تلاش های شما در زمینه مدیریت زمان، ارتقای کسب و کار، افزایش کارایی کارمندان و همچنین افزایش رضایت مشتریان 80درصد نتایج را رقم خواهد زد. بر همین اساس نکته اساسی که باید به آن دقت کرد تمرکز روی آن دسته از اطلاعات مهم است که ممکن است بخش اصلی نتایج فعالیت شما را تعیین کند.

در همین راستا استفاده از مشاوران باتجربه، کلید حل بسیاری از مسائل است. در حقیقت، مشاوران با در اختیار داشتن تجربه فراوان در زمینه کسب و کار شما می توانند از اتلاف وقت و هزینه شما در انجام کارهای مختلف جلوگیری کنند. البته بدون شک این راهنمایی مشاوران هزینه قابل توجهی را در بر خواهد داشت. با این حال در قبال تجربیات و اطلاعاتی که دریافت می کنید، این هزینه معقول به نظر می رسد.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- در خصوص آن 20درصد فعالیتی که سهم زیادی در تعیین نتیجه کار های شما دارد لازم است زمان زیادی را صرف کنید. در حقیقت در بعضی کسب و کارها آن 20درصد فعالیت کلیدی به آسانی قابل رویت است اما در بعضی دیگر نیاز به توجه بالا برای یافتن آنها است.

- مشکل اساسی که در برنامه ریزی مناسب به منظور مدیریت زمان وجود دارد عدم توجه به تمامی زوایای امور و همچنین پیشداوری در مورد یک شیوه مدیریتی معین است. همچنین در تهیه لیست اولویت های اصلی شرکت نیز این مسئله بسیار آشکار است.

در حقیقت بسیاری از مدیران با تصور اطلاع از مشکلات شرکت خود به تهیه لیست اولویت های کاری بدون بررسی دقیق مشکلات اقدام می کنند. این امر به احتمال فراوان موجب از قلم افتادن حجم وسیعی از اطلاعات کلیدی و به تبع آن پایین آمدن تاثیرگذاری برنامه شما خواهد شد.