توصیه هایی کاربردی برای مدیران (9) / استفاده از نگهدارنده اطلاعات

یکی از مشکلات عمده ای که اغلب مدیران کسب و کارهای گوناگون با آن دست وپنجه نرم می کنند رویارویی با تعداد زیادی از امور نیازمند رسیدگی است. این فعالیت های نیازمند رسیدگی به طور معمول از طریق نامه نگاری به دست شما رسیده و حجم وسیع نامه ها موجب شلوغی میز کارتان خواهد شد.

بسیاری از این فعالیت ها زمانی که از آنها مطلع می شوید خارج از توان شما برای رسیدگی اند. همچنین تعدادی از آنها به طور مداوم وجود خواهد داشت و نیازی به رسیدگی ندارند. به طور مثال اعتراض های کمپین های حفاظت از محیط زیست به نحوه تولید آلاینده های صنعتی از جانب کارخانه ها امری شایع است.

در عین حال خود شرکت های تولید کننده آلاینده نیز توجه خاصی به این کمپین ها نشان نمی دهند زیرا صرف نظر از توان تاثیرگذاری این گونه کمپین ها، عملکرد کارخانه های تولید آلاینده معمولا مطابق قوانین وضع شده است. از یک سو مواجهه با طیف وسیعی از نامه های تقاضای رسیدگی باعث اتلاف وقت شما می شود، از سوی دیگر نیز این شلوغی کیفیت کاری شما را کاهش خواهد داد.

در حقیقت این امر بسیار طبیعی است. فعالیت در فضای شلوغ و به هم ریخته را هیچ کس دوست ندارد. این شرایط نه تنها فعالیت روزانه را برای شما دشوار خواهد کرد، بلکه امکان ایجاد هرگونه تغییر یا مدیریت بهینه زمان را نیز از بین می برد. شاید برای فهم عمیق تر موضوع لازم باشد سری به سایر کسب و کارها نیز بزنیم. در شرکت های تولید لوازم خانگی برگشت محصولات از جانب خریداران به دلیل نقص های فنی امری عادی است.

با این حال اگر فضای خاصی برای نگهداری محصولات برگشت خورده در نظر نداشته باشید، بدون شک با دردسر مواجه خواهید شد. در واقع به طور معمول محصولات برگشت خورده پس از چند روز توسط مهندسان مورد بررسی قرار می گیرند و این فاصله زمانی مسئله اصلی است که مدیران این شرکت ها با آن روبه رو هستند.

به عبارت ساده تر هنگامی که کاری از دست شما در جهت رسیدگی به مشکلات برنمی آید بهتر است فکری به حال شلوغی ناشی از در دسترس بودن نامه ها یا محصولات برگشت خورده کنید.

ایده

اگر شما نیز از مشکلاتی مشابه آنچه در بالا توضیح داده شد رنج می برید، بهتر است از راه حل پیشنهادی ما استقبال کنید. ایده ای که به عنوان راه حل قصد معرفی آن را داریم استفاده از نرم افزار نگهدارنده اطلاعات است. این گونه نرم افزارها با زمان بندی ماهانه امور کسب و کار به شما کمک می کنند تا با هر فعالیتی درست در زمان مناسب آن مواجه شوید.

 در این صورت دیگر لازم نیست در طول ماه به تک تک مسائلی که در هفته های آتی با آن مواجه خواهید شد فکرکنید. به این ترتیب علاوه بر خلوت شدن میز کارتان، وقت شما نیز به طور چشمگیری آزاد خواهد شد. اهمیت این موضوع هنگامی بهتر درک می شود که قصد برنامه ریزی به منظور مدیریت بهینه زمان را داشته باشید.

در این نوع شرایط کاهش حجم فعالیت های غیر ضروری در طول روز اهمیت بسیار بالایی دارد. در عین حال مواجهه با مسائلی که در حال حاضر نیاز به رسیدگی ندارند، می تواند بخش مهمی از برنامه ریزی شما را بی اثر سازد. در همین راستا و به منظور کمک به شما در جهت عملی ساختن برنامه ریزی های تان، نرم افزارهای نگهدارنده اطلاعات گزینه مناسبی است. 

در خصوص کسب و کارهایی که به جای اطلاعات و نامه های فراوان با طیف وسیعی از محصولات برگشت خورده یا به طور کلی وسایل جاگیر مواجهند، پیشنهاد ما استفاده از انبارهای مخصوص است. البته بهتر است پیش از بهره برداری از انبارها نکات ایمنی را نیز رعایت کنید. عقد قرارداد با شرکت های بیمه یکی از اصول ایمنی مهمی است که ضررهای ناشی از سرقت یا آتش سوزی انبار را تضمین می سازد.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- به منظور صرفه جویی هرچه بیشتر در زمان تان بهتر است نرم افزارهای نگهدارنده اطلاعات را به طور سراسری در شرکت خود مورد بهره برداری قراردهید. به این ترتیب سیستم نگهدارنده مرکزی در زمان مناسب اطلاعات و نامه ها را به کارمندان هر بخش تحویل خواهد داد.