توصیه هایی کاربردی برای مدیران (11) / استفاده از چک لیست

در تمامی کسب و کارها رسیدگی به امور کم اهمیت نیز می تواند برای مدیران دغدغه ذهنی ایجاد کند. در واقع موفقیت هرچه بیشتر در دنیای کسب و کار بستگی به انجام دقیق تر و بهتر امور توسط برند شما دارد. در این میان نیز تفاوتی بین کارهای بزرگ و مهم و امور روزمره و پیش پا افتاده وجود ندارد.

در همین شرایط دشوار رقابت میان برندهای گوناگون تصور کنید که انجام یک کار به صورت اشتباه یا ناقص چه مقدار زمان مفید شرکت تان را از بین خواهد برد؟

همچنین علاوه بر کاسته شدن از زمان مفید برندتان، هزینه ای که باید برای جبران خسارات پرداخت شود نیز باید مدنظر داشت.

ایده

به منظور جلوگیری از ایجاد دغدغه های ذهنی و همچنین تحمل هزینه های گزاف در راستای جبران اشتباهات مدیریتی، بهتر است نگاهی به فواید استفاده از چک لیست ها داشته باشید. این نوع لیست ها علاوه بر فراهم آوردن امکان کنترل دقیق محصولات و فعالیت های شرکت، احتمال رخ دادن اشتباهات متداول را نیز به حداقل خواهد رساند.

در همین راستا به عنوان گام نخست لازم است اطلاعات دقیقی از مراحلی که به منظور انجام فعالیت یا تولید کالا موردنظر باید صورت گیرد در اختیار داشته باشید. این مرحله بسیار مهم و اساسی است زیرا محتوای کلی لیست شما در این گام مشخص می شود و در صورت از قلم افتادن هرکدام از فعالیت ها، چک لیست شما بی فایده خواهد شد.

پس از تهیه اطلاعات مورد نیاز نوبت به طراحی چک لیست خواهد رسید. در این گام باید تمامی مراحل انجام فعالیت موردنظر در بخش های مشخص یادداشت شود. در نهایت نیز پس از طی هرکدام از مراحل فرآیند تولید کالا یا انجام فعالیت موردنظر بهتر است در کنار بخش های چک لیست علامت تایید گذاشته شود.

استفاده از چک لیست ها علاوه بر کمک به شما در راستای مدیریت بهینه زمان، هزینه های جاری برندتان را نیز به طور محسوسی کاهش خواهد داد. به عبارت بهتر در صورت انجام صحیح و کامل امور دیگر نیازی به صرف وقت و هزینه گزاف به منظور اصلاح آن وجود ندارد.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- بسیاری از شرکت های بزرگ دنیای کسب و کار علاوه بر استفاده از چک لیست ها در فرآیند تولید کالا و خدمات، در هنگام تحویل محصولات نیز از چنین فرم هایی استفاده می کنند. مزیت استفاده از این نوع فرم ها جمع آوری اطلاعات دقیق از میزان فروش محصولات، نحوه آشنایی مشتریان با محصولات برندتان، نظر خریداران در مورد قیمت محصولات و بسیاری نکات دیگر خواهد بود.

- به طور معمول یکی از برتری های فروشندگان حرفه ای در مقایسه با افراد تازه کار در این حرفه توانایی آنها در برقراری ارتباط مناسب با مشتریان و پاسخگویی در برابر سوالات و شکایات آنهاست. با این حال استخدام فروشندگان مجرب برای تمامی شرکت ها ممکن نیست.

در واقع بودجه برندهای کوچک امکان این گونه ماجراجویی ها را از آنان سلب خواهد کرد. با این حال راه حل کم هزینه تری نیز برای این گونه شرکت ها وجود دارد. تهیه چک لیستی از سوالات متداول مشتریان و فراهم کردن پاسخ های مناسب می تواند کمک شایانی در راستای بهبود عملکرد فروشندگان شرکت باشد.

- یکی دیگر از مواردی که چک لیست ها در آن کاربرد ویژه ای دارند، هنگام انجام امور غیر تخصصی است. 

به عبارت بهتر در بعضی مواقع نیاز است تا شما به عنوان مدیر شرکت کارهایی را انجام دهید که خارج از حوزه تخصص تان است. در این گونه شرایط استفاده از چک لیست ها به منظور اطمینان از انجام تمامی جزییات امور بسیار مفید خواهد بود.